Intranet stimuleert bruikleenverkeer musea

Gemiddeld 5 procent van een museumcollectie wordt tentoongesteld. De resterende 95 procent verstoft in de depots van de Nederlandse musea. Toch kunnen deze duizenden objecten geschikt zijn voor bijvoorbeeld tijdelijke opname in een expositie van een ander museum. Daarom is op 1 januari jongstleden een officieel begin gemaakt met NCN, een initiatief van de Rijksdienst Beeldende Kunst (RBK), het Landelijk Contact van Museumconsulenten en de Nederlandse Museumvereniging. Doel ervan is het vereenvoudigen en bevorderen van collectiemobiliteit en de uitwisseling van informatie. De RBK is verantwoordelijk voor de daadwerkelijke ontwikkeling van het netwerk. Zij gaf de firma Ime-informatica de opdracht het netwerk op te zetten.
NCN is een gesloten computernetwerk dat alleen toegankelijk is voor musea en aanverwante instellingen. Op dit moment zijn vijftien musea met hun collectie-databestanden aangesloten op dit intranet, waaronder het Rijksmuseum Amsterdam, het Haarlemse Teylers Museum en het Zuiderzee-museum in Enkhuizen. Een gebruikerspanel van veertig andere musea test het netwerk en besluit daarna of het zijn databestanden ook op het net zet. Het netwerk wordt ondersteund door een server waarop Windows NT 3.51 en Lotus Notes zijn geïnstalleerd. RBK streeft naar de realisatie van een landelijk dekkend net, voorzien van twaalf servers, in het jaar 2000. Dan moeten alle museale organisaties in Nederland - zo'n achthonderd in totaal - meedoen aan NCN.

Via-via

Ton Reijntjes is als adviseur van het Nijmeegse bureau Ime-informatica twee dagen in de week betrokken bij het project. "De RBK zocht naar een partij die het technische gedeelte van NCN kon uitvoeren. De rijksdienst kwam bij ons terecht omdat wij op dat moment de automatisering van het Rijksmuseum Amsterdam doorlichtten. Na vorig jaar bezig te zijn geweest met een projectplan en een pilotproject begeleiden wij nu voor een jaar het invoeringstraject."
De collectiegegevens van deelnemende instellingen worden in Notes opgeslagen en voor alle deelnemers toegankelijk gemaakt. "Bij de keuze voor dit groupwareproduct speelden twee zaken een doorslaggevende rol", zegt Reijntjes. "Een goede beveiliging - musea zijn nogal huiverig voor het inzicht verschaffen in eigen gegevens -en genoeg ontwikkelkracht. Dit laatste was belangrijk bij de ontwikkeling van de complexe applicaties voor NCN. In de regel beschikken museummedewerkers over gegevensintensieve hulpmiddelen, zoals een thesaurus. Die moesten ook in een applicatie worden opgenomen."
Het aardige is volgens Reijntjes dat NCN zich ontwikkelt tot een intranet dat meer is dan een elektronische 'via-via' voor expositie-objecten. "Naast standaard e-mail - voor velen in de museale wereld een noviteit - zijn in Notes applicaties gemaakt voor de deelgebieden vraagkant, aanbodkant, bruikleen, mobiliteit en algemene informatie. Niet alleen kunnen gebruikers op zoek gaan naar een voorwerp dat nodig is voor een tentoonstelling. Ook kunnen zij bijvoorbeeld aangeven wat hun collectieplannen zijn, discussiëren over allerhande zaken en in een 'wie is wie'-bestand opzoeken welke conservator ze nodig hebben."

Deelname

Het is wel de bedoeling dat de musea zelf de inhoud van NCN beheren en actualiseren. Zij voeren zelf hun bestanden, die voor het merendeel reeds zijn geautomatiseerd, in op het netwerk. RKB speelt hierbij de coördinerende rol. Ime-informatica is verantwoordelijk voor het beheer van het netwerk en de applicaties. Verder heeft het bureau het oogmerk de musea, die nog niet bij het project betrokken zijn, te enthousiasmeren, zodat ze voor komend jaar geld voor NCN in hun begroting opnemen.
Het succes van NCN staat of valt dus met de deelname van zoveel mogelijk musea. Aan de overheid zal het niet liggen. Het merendeel van de kosten wordt gedragen door het Rijk, via RBK en haar opvolger, het Instituut Collectie Nederland. Ook heeft het ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschappen 300.000 gulden subsidie aan NCN verleend in het kader van het Nationale Actieprogramma Elektronische Snelwegen.