Deurwaardersloket Tilburg bespaart met Estreme

Vanaf nu beantwoordt de afdeling Terugvordering Uitkeringen en BBZ automatisch zo'n achthonderd e-VOI (elektronisch Verzoek Om Informatie) berichten van gerechtsdeurwaarders per maand. Een VOI wordt naar de gemeente gestuurd om inzage te krijgen in de schuldpositie van een uitkeringsgerechtigde, de basis om wel of geen beslag op een uitkering te mogen leggen.

Wat is er bereikt

De inzet van de Estreme deurwaardersloketservice levert direct een besparing van een persoon op jaarbasis. De vraag-antwoord cyclus is versneld van drie weken naar direct real-time response. En hoewel een Tilburgse ingezetene het niet direct merkt, ook burgers profiteren van de snelheid waarmee deurwaarders nu inzage hebben in iemands schuldpositie. 

Opdracht- en initiatiefneemster Brigitte Heuvels, teammanager terugvordering uitkeringen en BBZ/Gemeentelijk incassobureau blikt terug bij de inproductiename van de service. 'Wij verwerken in de postkamer, met onze afdeling en archiefdienst, zeven- à achthonderd poststukken met VOI per maand. De beantwoording van poststukken, mail of telefoon wordt - in vergelijking met het doen van boekingen en het leggen van beslagen - als tijdrovend ervaren binnen onze afdeling. Het gevoel leeft dat als er iets is dat zich leent voor automatisering dan toch wel de informatieverzoeken van gerechtsdeurwaarders. Hoewel er eenvoudig meer voorbeelden te geven zijn van quick wins', vertelt Heuvels, die naast haar drukke werkzaamheden op de afdeling schuldhulpverlening & verhaal ook de decentralisatie van de jeugdzorg, WMO en schuldhulpverlening op haar gemeente zag afkomen. 

'De communicatie met de gerechtsdeurwaarders over de digitale koppeling hebben we via Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders (SNG) laten lopen, want de gerechtsdeurwaarder hoefden ineens niet meer te bellen of post te versturen. Aansluiting met SNG was onderdeel van de pilot dus vanaf maart hebben we elk verzoek om informatie beantwoord met een standaardbrief met daarin een uitleg hoe de e-VOI in gebruik te nemen. De introductie verliep eigenlijk vlekkeloos, we hebben één keer een telefoontje gehad, die persoon hebben wij het nog een keer uitgelegd en vanaf dat moment hadden wij er geen omkijken meer naar. Gerechtsdeurwaarders die nu nog een verzoek om informatie per brief versturen: wij gooien al uw verzoeken in de papierversnipperaar!'

Niet nieuw

Het idee om aan te sluiten is niet nieuw. Heuvels wilde al in 2011 aansluiten op het deurwaardersloket van SNG, maar kreeg niet de technische ondersteuning die nodig was. Tilburg's ict-afdeling is een professionele club, maar is momenteel druk bezig met zaken als gevolg van gewijzigde of nieuwe wetgeving. Buiten de deur kreeg Tilburg voeten aan de grond bij de VNG en het BKWI. 'Ik hoorde van een DWL-toepassing bij de Gemeente Rotterdam op één van de meetings die het BKWI organiseert voor onze vakgroep. Ik ben vervolgens heel enthousiast in Rotterdam gaan kijken, waarna wij een half jaar later een DWL-themameeting met het BKWI hebben georganiseerd. De gedachte was eenvoudig: Elke gemeente kan op wel een DWL-service ontwikkelen, maar waarom niet de krachten en middelen bundelen om zo gezamenlijk iets te ontwikkelen.' De opkomst was groot; ongeveer zestig gemeenten wilden meedenken over het onderwerp.

Heuvels: 'Ik hoorde daar veelal hetzelfde verhaal, welwillende ict-afdelingen, maar met een enorme backlog, een duidelijke business case, volwassen technologie maar wie bouwt en wie financiert. Wij zijn tenslotte uit elkaar gegaan met de opdracht de businesscasus uit te werken. Bij voldoende animo zou de VNG - na goedkeuring - mee financieren en BWKI zou met haar kennis de gemeentelijke aansluiting op het netwerk van SNG realiseren.'

'Het businessplan is er gekomen alleen bleek het moeilijk om de agenda's van de andere gemeenten op één lijn te krijgen. Ondertussen hoorden wij natuurlijk ook van het iniatief van Estreme. Lang verhaal kort: wij hebben interne financiering gezocht en gevonden en nu zitten wij hier - twee jaar late r- en hebben wij een DWL-service zonder financiering van de VNG. Een aanrader voor elke gemeente die met hetzelfde probleem kampt.'

Bouw en installatie

Vorig jaar september (2014)is Tilburg met Estreme aan het ontwerp en bouw begonnen. 'Ik ben erg te spreken over de kwaliteit van het resultaat en - voor onze begrippen - de snelheid van implementatie (zes maanden). Natuurlijk hadden we ook tegenvallers: zo draait een deel van de DWL-software binnen het domein van de gemeente Tilburg, wat tot een grotere footprint bij ict heeft geleid. Maar wat erg hielp is dat Estreme ervaring heeft met het installeren en onderhouden van webservices, dus op alle niveaus een goed gesprekspartner was. Daarnaast hebben ze een duidelijk draaiboek dat bij aanvang van het project met alle disciplines grondig wordt doornomen. Zodoende kwamen we verder voor geen verrassingen meer te staan en kijken we terug op een succesvolle in-productiename.'