Gemeente Simpelveld werkt device-onafhankelijk

De gemeente Simpelveld telt circa 11.000 inwoners en heeft een oppervlakte van 1.640 hectare. De Zuid-Limburgse gemeente ligt in het beekdal van de Eyserbeek met steile hellingen en heuvelplateaus met weidse uitzichten, vlakbij de stedelijke regio Parkstad Limburg en op een steenworp afstand van het centrum van de high tech-industrie in Aken. De gemeente heeft een nieuw centrum met een gevarieerd winkelaanbod, levensloopbestendige woningen en goede voorzieningen voor basisonderwijs, (ouderen)zorg, sport en recreatie. Bij de gemeente werken circa tachtig medewerkers.

De uitdaging: flexibel en mobiel werken op elke plek
In 2013 heeft de gemeente Simpelveld een Europese aanbesteding uitgeschreven om de gehele it-infrastructuur te vernieuwen en te outsourcen. Dit betreft de werkplekken, applicaties, servers en mobiele devices. Volgens de Best Value Procurement-methode is de functionele behoefte vastgelegd en de aanbesteding uitgeschreven. 'Wij wilden een toekomstvaste, veilige, onafhankelijke en gestandaardiseerde ict-infrastructuur waarin continuïteit, stabiliteit, beschikbaarheid, beheersbaarheid en schaalbaarheid centraal staan binnen een juiste prijs/prestatie-verhouding', zegt Ger Wischmann, beleidsadviseur Bedrijfsvoering bij de gemeente Simpelveld. 'We hebben in de functionele specificatie geen specifieke technologie gekozen en dit aan de specialisten overgelaten.'

De opdracht is gegund aan Open Line, een Citrix Gold Solution Advisor en Citrix Service Provider. Zij heeft begin 2014 een start gemaakt met de implementatie van de nieuwe it-infrastructuur. Open Line heeft gekozen voor het desktopconcept van Citrix, bestaande uit onder meer Citrix XenApp voor de workspaces, Citrix NetScaler voor veilige toegang en load balancing en voor Citrix XenMobile voor het beheren van mobiele devices en apps. De gehele oplossing wordt als clouddienst afgenomen en draait in de redundant uitgevoerde datacenters van Open Line. De gemeente Simpelveld gebruikt desktops en laptops die ingezet worden als thin client voor de XenDesktop-omgeving en mobiele devices voorzien van de Citrix Worx Mobile Apps.

Overal, altijd en op elk device
De gemeente is getransformeerd naar een digitale en zaakgerichte gemeente. Medewerkers kunnen altijd, overal en op verschillende apparaten flexibel werken. Dit biedt veel voordelen. Zo kunnen medewerkers de centraal gehoste workspaces op kantoor en op buitenlocaties gebruiken en worden door de medewerkers van het sociale domein (wmo en jeugd) bij keukentafelgesprekken laptops gebruikt om digitaal notities te maken. 'Als mobiele devices gebruikten we BlackBerry’s, maar die sloten niet meer aan bij de eisen van de gebruikers. Een dertigtal medewerkers is nu voorzien van een iPhone om onderweg data te kunnen benaderen. Er wordt gebruik gemaakt van WorxMail voor veilige email- en agendafunctionaliteit en het raadplegen van documenten', vervolgt Wischmann. 'Mogelijk dat de veertig raads- en commissieleden via de iPad ook gebruik gaan maken van de Citrix Worx Mobile Apps. Dit volledig digitaal werken heeft meer flexibiliteit en een hogere productiviteit tot gevolg.'

Beveiliging staat voorop in het concept. De gemeente moet correct omgaan met gegevens van inwoners en wil niet dat privacygevoelige data op verkeerde plekken terechtkomt. In het virtuele werkplekconcept van Open Line bevindt alle data zich op één plek in de private cloud en er wordt op alle devices toegang gegeven tot die data. De werkplekken bij de gemeente en de intern en extern in gebruik zijnde laptops zijn geconfigureerd als thin clients en bevatten geen lokaal opgeslagen informatie. Veilige toegang op afstand verloopt via de NetScalers en RSA-tokens voor extra authenticatie. Mobiele devices worden beveiligd en beheerd met XenMobile. 'Onze medewerkers zijn kenniswerkers en hebben alle vrijheid op de iPhone om bijvoorbeeld apps te installeren, maar de devices zijn wel eigendom van de gemeente en worden beheerd met Citrix XenMobile', aldus de beleidsadviseur.  

'Zo kan security worden afgedwongen met policies. Denk daarbij aan het verplichten van een pincode en uitvoeren van een autowipe als de pincode herhaaldelijk foutief wordt ingevoerd. Een veilige verbinding wordt gerealiseerd met een micro-vpn. In de toekomst willen we aan de slag gaan met Citrix ShareFile om bijvoorbeeld veilig bestanden met derden uit te wisselen. Hiermee voorkomen we dat publieke clouddiensten als DropBox worden gebruikt. Het aardige is dat medewerkers met slechts één user-id en één wachtwoord altijd en overal kunnen inloggen. Dit alles zorgt ervoor dat gebruikersgemak en security hand in hand gaan.'

Optimaal raakvlak tussen techniek en organisatie
Ict is vitaal voor de gemeente, maar geen core business. Door it te outsourcen is Simpelveld in staat een nieuw high-tech werkplekconcept te introduceren dat klaar is voor de toekomst. Ook is het niet langer nodig om aandacht te besteden aan technisch en operationeel beheer van ict. Wischmann: 'We zetten nu onze beperkte it-resources veel efficiënter in: voor informatiemanagement, informatiebeheer, directe gebruikersondersteuning en voor functioneel beheer. We hebben er bewust voor gekozen de eerstelijns ondersteuning en de helpdesk in huis te houden en storingen te laten verhelpen door Open Line. Op deze wijze helpen de gehoste Citrix-oplossingen ons het raakvlak tussen onze organisatie en de techniek optimaal te houden en blijven we zelf de regisseur.'