In 2014 zijn de omroepverenigingen Avro en Tros gefuseerd. Het samengaan van de omroepen betekende een inventarisering van de ict-activiteiten van beide organisaties.Voor de telecommunicatie-activiteiten kon men kiezen voor een update van de bestaande situaties of een geheel andere weg inslaan. Er werd voor het laatste gekozen. Dienstverlener NetFirst werd in de arm genomen om een gebruiksvriendelijke hosted telefonie-oplossing voor de jongste Nederlandse publieke omroep te realiseren.
Sinds januari 2014 zijn de omroepen Avro en Tros gefuseerd onder de nieuwe naam Avrotros. Iedere dag werken de ruim vijfhonderd medewerkers aan radio- en tv-programma’s die duizenden luisteraars en kijkers in Nederland informeren en vermaken. Dit doen zij vanuit het hoofdkantoor in Hilversum en een vestiging in het Vondelpark in Amsterdam. Telefonische bereikbaarheid is essentieel bij het maken van programma’s, in het bijzonder voor de redacties, die continu via de telefoon in contact staan met de buitenwereld over nieuws en achtergrond uit de maatschappij
Toen het in 2013 duidelijk werd dat de twee omroepen gingen fuseren, stond de Ict-afdeling van de nieuwe organisatie Avrotros voor een belangrijke beslissing met betrekking tot het samenbrengen en vernieuwen van de vaste telefonie. Er waren verschillende, uiteenlopende opties voor het inrichten van de telefonie, waardoor het een complex vraagstuk geworden was. Andre Key, hoofd ict en Erik Onderwaater, telecom coördinator, besloten zich eerst goed te laten adviseren over wat deze opties zouden kunnen betekenen.
Informatie inwinnen
Al sinds de installatie van de Nortel-telefooncentrale in 2006 bij de toenmalige Tros, adviseert en ondersteunt bedrijfscommunicatie-specialist NetFirst de ict-afdeling bij het inrichten en onderhouden van de telefoniesystemen. Ook nu deed de Avrotros een beroep op de ervaring en kennis van NetFirst en liet zich informeren over de verschillende opties met betrekking tot de telefonie. ‘We hebben een aantal mogelijkheden overwogen, waaronder het behouden en upgraden van de twee telefooncentrales van zowel de Avro als de Tros, de fysieke systemen verkopen en nieuwe kopen, stoppen met vaste telefonie of overstappen op hosted telefonie’, vertelt Onderwaater. ‘NetFirst heeft alle opties voor ons uitgewerkt, inclusief een aantal business cases die voor hun ongunstig uitvielen. Daardoor waren wij een stuk wijzer geworden en konden we met vertrouwen goed bepalen wat voor ons de beste oplossing zou zijn.’
Avrotros had verder een aantal wensen voor de vaste telefonie. Allereerst diende de complete oplossing – zowel de aanschaf-, installatie- als gebruikskosten – kosten efficiënt te zijn. Ten tweede was het van belang dat het nieuwe telefoniesysteem stabiel en betrouwbaar zou zijn om zo optimale bereikbaarheid van de redacties, de belpanels binnen live tv-programma’s en de rest van de organisatie te garanderen. ‘Op basis van het advies en de offertes die we van NetFirst, maar ook andere leveranciers hadden binnengekregen, werd al snel duidelijk dat het behoud van de oude telefooncentrales een dure aangelegenheid zou worden. We zouden minstens dertigduizend euro moeten investeren om de oude hardware en software te upgraden, nieuwe licenties aan te schaffen en de telefoontoestellen te vervangen. Ook het vervangen van de oude telefooncentrales bleek een ongunstige optie voor ons, door de zeer beperkte inruilwaarde van deze hardware. Hosted telefonie van telecom serviceprovider OneXS was voor ons de beste keus. NetFirst hielp ons met het uitwerken van de business case om over te stappen op OneXS hosted telefonie’, legt Key uit.
De overstap naar hosted telefonie viel samen met de fysieke verhuizing van de twee omroepen. Key en zijn team werkten in die periode hard om de complete ict-infrastructuur, waar de telefonie-omgeving onderdeel van uitmaakt, operationeel te maken. NetFirst begeleidde de uitrol van de OneXS hosted telefonie-oplossing vakkundig en ondersteunde het it-team van Avrotros bij het oplossen van eventuele onvoorziene technische uitdagingen tijdens de implementatie.
Verbeterde betrouwbaarheid
De uitrol van hosted telefonie bij Avrotros verliep naar tevredenheid en de omroep beschikt nu over een telefonieplatform waar vijfhonderd toestellen mee zijn verbonden. Door de combinatie van nieuwe telefoontoestellen en de hosted telefonie-oplossing behoort uitval van gesprekken tot het verleden. Door verbeterde betrouwbaarheid van de telefoons, maakt Onderwaater zich nooit meer zorgen om de bereikbaarheid van de Avrotros-redacties en de belpanels van de programma’s Radar en Vermist, die tijdens de uitzendingen in beeld zijn.
Onderwaater is tevreden met de OneXS hosted telefonie-oplossing die NetFirst heeft geleverd. ‘Eerder moesten aanpassingen, zoals bijvoorbeeld het aansluiten van nieuwe toestellen, worden gedaan in de fysieke telefooncentrale en toestellen zelf. Nu beschikken we over een portal die gebruiksvriendelijk is, waardoor we wijzigingen snel en eenvoudig vanuit een centraal punt kunnen doorvoeren. Werkplekken beheren, toestellen toevoegen en afdelingsnummers en hunt-groepen toekennen was eerder niet gebruiksvriendelijk en tijdrovend, maar in het nieuwe systeem een fluitje van een cent. En dat bespaart het ict-team tijd en biedt meer flexibiliteit aan de rest van de organisatie. En misschien wel het allerbelangrijkste gebruikers zijn tevreden en kunnen probleemloos bellen.’
Toekomstvaste oplossing
De telefonie-oplossing biedt ook mogelijkheden voor de toekomst. Avrotros kan nieuwe toepassingen gaan samenbrengen en toevoegen op het hosted telefonie-platform. Denk daarbij aan het bouwen van een eigen call center-platform, bellen via de computer via softphone-clients en het delen van beschikbaarheidsinformatie voor effectievere communicatie. Key en zijn team zijn zeer te spreken over de relatie met NetFirst. ‘Het is een laagdrempelige professionele organisatie die met ons meedenkt en soms zelfs met adviezen komt, die voor hun commercieel onvoordelig uitvallen. Ze voegen duidelijk waarde toe en stellen onze doelen echt centraal en dat maakt NetFirst tot een partner op wie we kunnen vertrouwen’, besluit Key.
