Ze waren bij Schouten Techniek uit Zwaag al langer druk bezig met digitalisering. Het gebruik sinds 2007 van een SharePoint-omgeving voor het beheer van de projecten was daar het bewijs van. Maar er was een groeiende behoefte aan een doordacht en state-of-the-art informatiebeheersysteem. Schouten Techniek kwam uit bij OpenSesame ICT met OpenIMS. Laat dat nou perfect passen in de ambities en behoeften van Schouten Techniek.
Huub Kasius, verantwoordelijke voor Inkoop, Facilitair en IT: ‘Schouten Techniek is een bouwkundig dienstverlener, een innovatieve duizendpoot met meerdere disciplines in haar portefeuille. Er zijn drie afdelingen, te weten Woningbouw, Utiliteit en als derde is er Technisch Beheer en Onderhoud (TBO). Van ontwerp tot onderhoud, het hele scala kan Schouten Techniek aanbieden en daarmee zijn we uitgegroeid tot een middelgrote onderneming met zo’n 240 mensen in dienst.’
Veel documenten en veel variatie
Binnen Schouten Techniek werken ze vooral projectmatig en binnen elk project gebruiken ze een veelheid en grote variatie aan documenten. Van offertes en werkvoorbereiding tot A0-tekeningen en alles wat daar tussen zit. Huub: ‘Voor het beheer van die projecten en documenten binnen de projecten maakten we tot voor kort gebruik van onder andere een oplossing die was gemaakt binnen SharePoint. Natuurlijk prima geschikt om documenten op te slaan, maar voor het beheer van al die documenten, versies van documenten en gerelateerde informatie zochten we eigenlijk toch iets anders, een modern informatiebeheersysteem.’
Overzicht is iets anders dan inzicht
Documenten en gerelateerde informatie beheren in de oude SharePoint-oplossing is niet optimaal. Huub: ‘SharePoint geeft je prima overzicht over het project en welke informatie er binnen dat project beschikbaar is. Maar dat is toch net iets anders dan documenten en informatie effectief en transparant beheren. We hebben grote projecten waar soms wel meer dan tienduizend documenten aan zijn gekoppeld. Dan helpt het niet dat je weet dat er zoveel documenten zijn. Dan moet je meer weten over die informatie, zoals de status, de versie, andere gerelateerde informatie, de eigenaar van dat document, andere betrokkenen, waar het document aan refereert, je wilt snel kunnen zoeken en vinden. Overzicht is iets anders dan inzicht. Kortom, we zochten een passend informatiebeheersysteem. Liefst een systeem dat ook nog flexibel is in te richten, zodat we er onze eigen invulling aan zouden kunnen geven.’
Projectindeling op basis van bedrijfsprocessen
Huub: ‘Bij de indeling van de projecten gaan we altijd uit van de bedrijfsprocessen die eraan gekoppeld zijn: dus je start bij een aanbesteding of offertetraject en je eindigt bij de realisatie en eventueel aanvullend kan dan nog het Technisch Beheer en Onderhoud (TBO) van datzelfde project zijn aanbesteed en bij ons terecht komen. Het is dus best overzichtelijk, maar bij elke stap horen documenten. En soms moeten documenten ‘meeverhuizen’ naar de volgende projectstap. Toen ik hier een paar jaar geleden kwam werken stond veel van de informatie opgeslagen op netwerkschijven. De projecten werden weliswaar beheerd in SharePoint, maar de bijbehorende documenten niet; niet allemaal tenminste. Dat betekende vaak veel en lang zoeken naar de juiste documenten en soms werden ze weer opnieuw opgeslagen. Daardoor raakte informatie versnipperd en misten wij het overzicht. Laat staan dat we nog inzicht hadden in bijvoorbeeld de actuele status van specifieke documenten.’
Wens: één uniform benaderbaar systeem voor alle projectinformatie
In de aanloop naar dit nieuwe informatiebeheerproject heeft Huub samen met zijn collega’s ervoor gezorgd dat de IT-omgeving was aangepast en gemoderniseerd. ‘Die was al wat ouder en als je wilt gaan werken met een nieuw systeem om al je informatie optimaal te kunnen beheren moet je niet vastlopen op verouderde ICT.’
Vervolgens kon de volgende stap worden gezet: een passend informatiebeheersysteem. ‘We kwamen na een uitvraag in de markt bij OpenSesame ICT terecht. Zij konden met OpenIMS al onze wensen invullen. Eén van die wensen was dat we graag ook zelf invloed zouden kunnen uitoefenen op hoe het systeem daadwerkelijk ingericht zou worden en dat we daarin aanpassingen zouden kunnen doen. OpenIMS is zogenaamde Open Source software. Dat was voor ons niet per se een eerste vereiste, maar dat maakte onze wens rond flexibiliteit wel makkelijker in te vullen.’
Gestructureerd flexibel
‘Wat je eigenlijk zoekt is een systeem dat je helemaal naar je hand kunt zetten, maar waarin de gebruikers wel een vaste structuur aantreffen om informatie op een juiste en efficiënte manier op te slaan en te beheren’, aldus Huub. ‘Je wilt namelijk niet dat diezelfde gebruikers weer gaan ‘sleutelen’ aan bijvoorbeeld de manier waarop je documenten verwerkt en opslaat. Je wilt er wel flexibel mee kunnen werken, dus gestructureerd, flexibel en dynamisch.’
Werkwijze was al bekend
OpenIMS bleek de juiste basis om aan die wens te kunnen voldoen. Huub: ‘Het systeem biedt veel innovatieve zaken zoals het automatisch kunnen vaststellen van de fase waarin het project zich bevindt, van aanmaak tot beheer. Daaraan gekoppeld kunnen specifieke documenten – bijvoorbeeld met betrekking tot calculatie en werkvoorbereiding – precies op de juiste plek geautomatiseerd worden opgeslagen op basis van de correcte metadata. Wanneer een project naar de volgende fase overgaat is het heel snel duidelijk welke documenten mee moeten. Dat vind ik wel slim bedacht en past helemaal bij onze manier van werken. Dat was mede de reden waarom we kozen voor OpenSesame ICT en OpenIMS: zij begrepen onze wereld en spraken onze taal. Dat maakt de inrichting van zo’n systeem meteen wat eenvoudiger.’
Externe gebruikers toegang verschaffen
OpenIMS biedt ook externe toegang tot specifieke documenten, voor de monteurs die onderweg zijn bijvoorbeeld. Huub: ‘Er is een apart Extranet met een heldere opslagstructuur voor de ‘monteursinformatie’ waarbij de relevante documenten uit het DMS worden gepresenteerd. Zij zijn veel onderweg en kunnen natuurlijk niet alles afdrukken om elders op locatie te gaan bekijken. Daarom is de voor hen die relevante informatie via OpenIMS bereikbaar via het Extranet. Daar is alles geordend, actueel, bereikbaar en beschikbaar voor die doelgroep. Het werkt erg prettig. Na een aantal trainingen is iedereen eigenlijk heel snel vertrouwd met OpenIMS.’
Projectfases leidend, steeds fijnmaziger systeem
Zoals al gememoreerd, de projectfases zijn leidend in de manier waarop informatie wordt gegenereerd en beheerd. Huub: ‘Langzamerhand wordt het systeem steeds fijnmaziger. Door de ervaring van ermee werken worden we zelf steeds behendiger in hoe we met bepaalde informatie moeten omgaan. Binnen de afdelingen is een aantal key users aangewezen en die overleggen in werkgroepen over het systeem, hoe het verder ontwikkeld zou moeten worden en welke kant we als bedrijf op gaan met ons informatiebeheer. Aanpassingen moeten wel universeel gewenst zijn. Het moet weer niet zo flexibel worden dat wanneer één afdeling behoefte heeft aan een specifieke functionaliteit dat we die er dan meteen in gaan zetten. Daarvoor is breder draagvlak nodig.’
Kwaliteitsmanagement verbeterd
De handboeken, nodig voor optimaal kwaliteitsbeheer, zijn inmiddels ook in OpenIMS ingevoerd. Huub: ‘In de bouwwereld is veel wet- en regelgeving met aansluitend allerlei certificeringen, bijbehorende procedures, inspecties en rapporten. Dat stond in handboeken die weer ergens waren opgeslagen. Al die informatie staat nu geordend en makkelijk bereikbaar voor de gebruikers, waar dan ook, in OpenIMS. Dat bevordert niet alleen de snelheid en effectiviteit van het werk, maar verhoogt ook de kwaliteit van het resultaat. De traceerbaarheid van documenten is veel groter geworden, net als de transparantie over hoe, wat, waarom, wanneer is gedaan en op basis van welke regels. Dat is binnen OpenIMS direct beschikbaar.’
Alles sluit op elkaar aan
Wat ook bijdraagt aan meer inzicht in processen en informatie is de koppeling van OpenIMS aan het ERP-systeem dat Schouten Techniek gebruikt, ACTO. ‘Via ACTO worden de projecten ook direct aangemaakt in OpenIMS, met dezelfde structuur. Daarmee is er nooit onduidelijkheid over wat waar hoort en over welk project het gaat. Documenten gaan (deels geautomatiseerd) naar de juiste projectmappen. Alles sluit op elkaar aan’, aldus Huub. ‘Dat maakt OpenIMS ideaal voor ons.’
Doorgaan met invoer informatiebeheersysteem OpenIMS
Inmiddels zijn van zo’n 150 actuele projecten, van groot tot klein, alle daarbij horende honderdduizenden documenten in OpenIMS ingevoerd. Het eind is daarmee echter nog niet in zicht. Ook de afdeling HR is bezig en komend jaar zullen nog meer afdelingen, zoals Technisch Beheer en Onderhoud (TBO), volgen. Aldus Huub. ‘We gaan door met de verdere invoer en optimalisatie van ons informatiebeheersysteem in OpenIMS. Het levert zoveel meerwaarde, alleen al de vermindering van zoektijd en de kwaliteit van het informatiebeheer. De wereld waarin wij werken wordt alleen maar complexer: kijk maar naar de stikstof- en PFAS-problematiek. Dus de toegevoegde waarde van OpenIMS zal alleen maar groeien.’
