De Amsterdamse Dienst Ruimtelijke Ordening (DRO) krijgt binnenkort online werkplekken waar het personeel onderling samenwerkt en documenten deelt. De organisatie treft voorbereidingen om de bestaande flexibele werkplekken uit te breiden met Microsoft Sharepoint. “Zo'n systeem kan helpen, maar is geen doel op zich. Samenwerken begint bij de medewerkers”, vertelt het hoofd van de informatie- en facilitaire dienst.
Marcel Tieman is hoofd van de afdeling Informatie- en facilitaire dienstverlening van de Dienst Ruimtelijke Ordening (DRO) van Gemeente Amsterdam. Voor de ongeveer driehonderd medewerkers heeft de dienst flexibele werkplekken ingericht. In januari 2009 treft de organisatie voorbereidingen om de werkplekken uit te breiden met Sharepoint, waardoor medewerkers in de 'werkcockpit' gemakkelijk online kunnen samenwerken.
Wat doet DRO met mobility?
Sinds 2002 hebben we 280 flexibele werkplekken ingericht voor de driehonderd medewerkers van de dienst. Overal staan bureaus en desktopcomputers waar we kunnen werken. Bovendien hebben we ook een webportal ontwikkeld, waarop de medewerkers zelfs van huis uit kunnen inloggen. Daarvoor gebruiken we de DRO-pas. Dat is een smartcard waarmee je niet alleen fysiek toegang kunt krijgen tot ons kantoor, maar waarmee je bijvoorbeeld ook op afstand kunt inloggen op de computeromgeving. Je kunt er apparaten, zoals beamers en digitale camera's, mee reserveren en met behulp van ‘follow-me printing' is het mogelijk om overal je printopdrachten op te halen.
In eerste instantie zijn we overgestapt op een nieuwe bereikbaarheidsoplossing met Microsoft Exchange 2007 en Office Communications Server, smartphones en mobile extensions (doorschakelen van je vaste nummer naar je mobiele telefoon, red.). Daarna hebben wij een nieuwe werkomgeving, de werkcockpit, ingericht op basis van Sharepoint. Op dit moment schonen we alle bestaande informatie van onze fileshares op en migreren we die naar de werkcockpit. Die online werkplek kent drie lagen: het intranet, de projectomgeving waarbinnen collega's kunnen samenwerken aan rapporten, tekeningen en boekjes en een persoonlijke omgeving. Die persoonlijke laag is deels openbaar en deels privé. Ook kun je daarin je status van bereikbaarheid aangeven.
Een deel van ons heeft een smartphone van de zaak met volledige integratie met Outlook. Honderdtien mensen hebben een Samsung waarop Windows Mobile draait. Anderen, zoals de medewerkers die voornamelijk op kantoor werken, hebben de beschikking over een IP-DECT telefoon. De toestellen zijn gekoppeld aan Microsoft Exchange. Voicemailberichten ontvangen we in e-mailprogramma Outlook. In januari 2009 gaan we digitaal verhuizen. Iedereen moet dan zijn projectdocumenten opruimen en klaarzetten, zodat alles ineens kan worden overgezet naar de werkcockpit van Sharepoint.
Waarom heeft DRO voor deze oplossing gekozen?
Wij als ondersteunende afdeling willen vraaggericht gaan werken en niet meer het aanbod bepalen. De grootste problemen waren dat medewerkers hun documenten niet goed konden vinden en dat samenwerking lastig ging. Het belangrijkste was dus om het informatiebeheer op orde te brengen, zodat we daarna kunnen doorbouwen naar kennismanagement.
Het nieuwe systeem moest wel een eigen look-and-feel krijgen. Daarom kozen we niet voor een standaard documentmanagementsysteem. Bovendien moest de verandering wel goed ‘landen' in de organisatie, iets wat je bereikt door kleinschalig te beginnen en flexibel te blijven. Als mensen vragen om aanvullende functionaliteit, willen we daar voortdurend op in kunnen spelen. We willen in gesprek blijven met de gebruikers.
Wie organiseerde de implementatie?
In het begin hebben we ons laten adviseren door Microsoft. Later hebben we Winvision ingeschakeld om alles te bouwen.
Tegen welke problemen liepen jullie aan tijdens het proces?
Dat waren vooral organisatorische aspecten. Een systeem kan helpen, maar is geen doel op zich. Samenwerken begint bij de medewerkers. Zij moeten bereid zijn om informatie ontsluitbaar te maken en te delen. Collega's moeten elkaar er op aanspreken als de samenwerking ondanks het systeem niet vlekkeloos verloopt. Ook moeten ze er voor zorgen dat documenten op de juiste plek en met een goede naam worden opgeslagen.
Bovendien moet iedereen beseffen dat het geen af product is. Het is de bedoeling dat het continu wordt doorontwikkeld en zo moet het worden gezien. Ik vind het goed als mensen kritiek leveren, als het maar niet negatief is. Daar kan ik niets mee. We hebben daarom een mechanisme om mensen te vragen om hun input.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van de oplossing?
Het systeem maakt de informatie veel transparanter, waardoor het direct duidelijk is wie aan welk project werkt. Elk nieuw project volgt een geautomatiseerde route, met één ‘projecttrekker' en diverse projectleden die de documenten onderling kunnen delen. Andere betrokkenen kunnen de documenten wel inzien, maar er niet rechtstreeks in werken.
Bovendien is het documentenbeheer nu veel beter, omdat bestanden nu steeds eenmalig kunnen worden vastgelegd. Ruim veertig procent van alle bestanden waren namelijk duplicaten, voornamelijk door het dubbel opslaan van documenten en het cc'en van e-mailberichten. In het nieuwe systeem wordt gelinkt naar een centraal geplaatst brondocument. Bovendien is het versiebeheer beter georganiseerd en worden documenten geoormerkt met metadata, zodat we ze beter kunnen terugvinden. Definitieve documenten worden geconverteerd naar pdf-formaat.
Welk advies heb je voor organisaties die eenzelfde oplossing overwegen?
Zorg ervoor dat je het vanuit de inhoud doet, vanuit de vraag en niet vanuit de techniek. Zodra je tegen organisatorische problemen aanloopt, bespreek die dan direct binnen de organisatie. Een verandermanager kan daarbij een belangrijke rol spelen. Het moet een inhoudelijke discussie zijn, waarbij duidelijk moet zijn waar je de scope afbakent.
Wat zijn de verdere plannen met mobility binnen DRO?
Met het nieuwe systeem kunnen we vrijwel alle projectinformatie aan elkaar knopen. Denk daarbij aan financiële informatie en de projectadministratie. Bovendien willen we dat de hele werkomgeving voor iedereen overal bereikbaar wordt via internet, zodat het niet meer uitmaakt waar je werkt.
Duidelijk verhaal. Interessant om te zien dat ook overheden deze weg inslaan die door vele bedrijven al reeds een tijdje bewandeld wordt. Wijzelf hebben als organisatie Microsoft Sharepoint – met alle functionalisteitenzoals in dit artikel omschrven – alweer verlaten. We hebben het 2 jaar lang gebruikt en zijn onlangs overgestapt op Apple Leopard. De zoekfunctie (‘spotlight’) daarvan is sterker dan de zoekfunctie in SharePoint, die bleek binnen onze organisatie onvoldoende te werken.
De opmerking is zeer terecht dat samenwerken – en specifiek het opslaan en ontsluiten van informatie – vooral mensenwerk is. Kennisdelen hangt zelfs sterk af van sociale relaties van mensen (gevoel van wederkerigheid en groter belang). Zeker als de zoekfunctie van het systeem niet goed functioneert dan is je afhankelijkheid van mensen groot.