De afgelopen jaren heeft de ontwikkeling van hrm-software zo goed als stil gestaan. Dat meent althans Jan Hoogstra van KPMG IT Advisory. KPMG deed onderzoek naar de functionaliteiten van hrm-systemen en concludeerde dat slechts twaalf van de 27 onderzochte pakketten in organisaties kunnen worden ingezet. Onze eigen eHRM-experts delen deze mening niet, maar zien wel volop verbeterpunten voor hrm-software.
Eerder nuanceerde Jan Hoogstra, senior manager bij KPMG IT Advisory al dat de conclusie dat twaalf van de 27 pakketten niet voldeden gebaseerd was op het inzichtelijk maken van kosten. Iets wat in zijn ogen ten tijde van crisis prioriteit nummer één is bij hrm-software. Hoogstra: 'In vergelijking met 2004 zien we niet erg veel ontwikkelingen in de hrm-pakketten, eigenlijk is het stil blijven staan. Dat zal nu anders moeten, de systemen moeten ontwikkeld gaan worden.'
Zaken zelf regelen
'Gebruikers willen een systeem waar je met één druk op de knop zaken kan regelen', aldus Esther Treurniet, senior SAP HCM consultant bij Sogeti Nederland. 'Inmiddels zijn we zover dat dit niet meer mogelijk is. Maar gebruikersvriendelijkheid, efficicency en onderhoudsvriendelijkheid zijn belangrijk voor een systeem. Een systeem wat aansluit op de behoefte van haar doelgroep zal ook hoog scoren. Ik wil een systeem waar ik zaken zelf kan regelen, zonder tussenkomst van manager of hr-afdeling, in andere gevallen wil ik juist contact met een hr-adviseur. Op de voorgrond (portal) is het belangrijk om het zo simpel mogelijk te houden, maar dat betekent waarschijnlijk wel dat het backend-systeem aan bepaalde eisen moet voldoen. Allerlei controles en checks die niet zichtbaar zijn voor de gebruiker, moet je wel ergens anders kwijt kunnen.'
Ook Wouter Schaap, solution architect bij Logica, denkt te weten wat gebruikers willen. ' Gebruikers zeggen veel flexibiliteit te willen, maar zoeken ook een duidelijke afbakening van taken en functies. Dit is vaak moeilijk te combineren. Wat men wil is op eenvoudige wijze vasteggen van de benodigde informatie door zowel medewerkers en managers via ESS/MSS als door de backoffice. Eenvoudige rapportage is dan de wens om aan alle vragen tegemoet te komen en niet afhankelijk te zijn van een ict-specialist.'
Gebruiksvriendelijk
Sander Seton, marketingmanager bij Afas ERP Software, denkt dat er vooral veel behoefte is aan inzicht en overzicht. 'Hr is allang niet meer alleen een administratief proces, het management vraagt van hr steeds meer een adviserende functie bij managementbeslissingen en heeft daarom behoefte aan functionaliteit waarbij kosten, baten en rendement inzichtelijk worden. Om hr ook in de lijn en bij medewerkers te beleggen, is het van belang dat software eenvoudig en gebruiksvriendelijk is.'
Seton denkt ook wel te weten waarom sommige hrm-pakketten in verhouding slechter scoren dan anderen. 'Vooral het gebrek aan integratie tussen de modules is een belangrijke, ontbrekende schakel in de diverse pakketen. Zodoende werkt men vaak binnen één afdeling met verschillende pakketten voor bijvoorbeeld hrm, payroll en verzuimregistratie, waardoor het lastig is om duidelijke ken- en stuurgetallen te produceren. Bovendien heeft ieder pakket meer zijn eigen manier van vastleggen, wat het maken van betrouwbare analyses bemoeilijkt.'
Grote stappen vooruit
Wouter Schaap denkt niet dat er slechte systemen zijn, maar slechte keuzes worden gemaakt bij implementatie, door zowel de eigen organisatie als implementatiepartner. 'Een analyse van problemen en kleine aanpassingen zijn vaak al grote stappen vooruit in de beleving van gebruikers en organisaties.'
Hans Hoogendoorn,eigenaar van Hoogendoorn PeC, denkt dat een plek op een ranglijst niet zo veel zegt over de kwaliteit van een systeem. 'Een systeem laag op de ranglijst kan een uitstekend en betrouwbaar systeem zijn voor de hr- en payroll-administratie. Zorg ervoor dat je systemen aansluiten op je strategie en hr-ambitie. Indien dit niet het geval is, durf dan te investeren in passende systemen.' Ter verbetering van de softwareproducten ziet hij graag dat de ontwikkelaars meer aansluiten op de klantbehoefte. ' Sneller ontwikkelen, vaak is dit een gestandaardiseerd proces van jaren in plaats van maanden. Hierdoor loopt men bij de grote leveranciers vaak achter de marktbehoefte aan in plaats van de kartrekker te zijn.'
Goede fundering
Gijs Houtzagers, principal consultant bij Kirkman Company, ziet ook nog wel wat verbeterpunten voor de softwarebouwers. 'Hr-processen en -instrumenten samen met hr-specialisten modelleren en zo functionaliteit vormgeven. Er is integratietooling beschikbaar, zoals Aris, maar voor systemen die daar nog niet op zijn aangesloten zal wel de nodige ontwikkeling moeten plaatsvinden.' Waar gebruikers op zitten te wachten is volgens hem afhankelijk van het soort bedrijf, de grootte, etc. 'Bijvoorbeeld als je te maken hebt met veel in-, door- en uitstroom zal e-recruitment een zeer waardevolle ondersteuning bieden. Zorg altijd wel dat je eerst voor een goede fundering zorgt, dus personeelsadministratie, aan- en afwezigheid, organisatiemanagement en salarisadministratie en dan wel graag geïntegreerd.'
Esther Treurniet ziet graag aan de 'voorkant' dat hrm-leveranciers hun software onder handen nemen. 'Neem bijvoorbeeld ziek- en herstelmeldingen en Poortwachter wat in Nederland wezenlijk anders is dan in bijvoorbeeld Duitsland, is het backend-systeem wel uitgerust met functionaliteit. Maar in de portal ontbreken de scenario's voor deze processen, uit eigen ervaring kan ik zeggen dat veel klanten dit dan maar zelf bouwen.'
Winst te behalen
Tot slot heeft Treurniet nog een tip voor bedrijven die het lastig vinden om hun hrm-software goed in de organisatie in te zetten. 'Ik geloof dat het voor een organisatie lastig is om een keuze te maken, om te definiëren welke processen zij willen ondersteunen en om een duidelijk eisen- en wensenpakket samen te stellen. Ook is het lastig te inventariseren wat de behoeftes zijn van een organisaties. In mijn optiek zou daar meer tijd aan besteed moeten worden. Ook zou hr de 'technologische ondersteuning' van zijn processen moeten omarmen in plaats van deze af te wijzen. Er valt veel winst te behalen.'
