Tence Inzetbureau heeft de volledige documentafhandeling van de plaatsing van flexwerkers gedigitaliseerd met behulp van Intraoffice van Intradata. Dit betekent dat het nu mogelijk is om documenten die nodig zijn voor een plaatsing via de cloud te voorzien van een digitale, rechtsgeldige handtekening en ze vervolgens meteen digitaal te archiveren. Per plaatsing gaat het al gauw om een aardig setje documenten en dus ook een behoorlijke besparing in doorlooptijd, handelingen, printkosten, papier en porto.
Het online accorderen gaat via een beveiligd webportaal op de computer, laptop of smartphone. De documenten worden per mail via IntraOffice verstuurd naar de flexwerker. Deze ontvangt een mailtje dat er documenten voor hem klaarstaan om te lezen en ondertekenen. Zodra de laatste pagina is geopend, kan men aangeven ‘ja, ik ga akkoord’ en ontvangt de flexwerker een sms met TAN-code. Zodra die is ingevuld, is de digitale handtekening rechtsgeldig gezet en gaat het via de cloud weer terug naar de uitzendorganisatie.
Geen tijd verloren
‘Tence heeft hiermee echt een grote stap gezet’, zegt Carin van den Bliek, kwaliteitsmanager bij Tence Inzetbureau. ‘Digitalisering gaat ons helpen om de kwaliteit van onze dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. We kunnen meer gesprekken voeren met klanten en flexcollega’s in plaats van dat veel tijd verloren gaat aan administratieve afhandeling, archivering, zoeken naar documenten.’
Het digitaal afhandelen van de plaatsing levert Tence in de eerste plaats een belangrijke efficiëntieslag op. Van den Bliek: ‘Het is juridisch een hot issue dat alle documenten rondom een plaatsing gelezen en ondertekend zijn voordat een flexcollega bij een opdrachtgever kan starten. We doen veel planningen van grote klanten en het komt regelmatig voor dat we ’s ochtends worden gebeld, omdat we ’s middags tien mensen moeten leveren. Naast onze vaste pool, gebeurt het ook vaak dat we binnen twee à drie uur nieuwe mensen moeten inzetten. Voorheen gingen we dan naar de flexcollega’s toe of kwamen zij langs op de vestiging om alle documenten te ondertekenen. Nu kunnen we dat digitaal doen en dat betekent een enorme tijdwinst en snel kunnen schakelen.’
Integreert met FMS van CTB
‘Met behulp van onze oplossing is Tence in staat om de digitale brug te slaan naar zowel flexwerkers als opdrachtgevers’, zegt Simon Kornblum, commercieel manager bij Intradata. ‘Onze oplossing integreert met de bestaande backoffice-omgeving FMS van CTB en is volledig webbased waardoor documenten altijd en overal inzichtelijk zijn. Hiermee is Tence in staat het flexproces volledig papierloos, rechtsgeldig af te handelen in een persoonlijke, veilige, online omgeving.’
