Sherpa International Force zet de online documentoplossing van IntraData (onderdeel van de Solipsisgroep) in voor volledige digitalisering van zijn bedrijfsprocessen. Een flexkracht kan nu via de smartphone of tablet zijn of haar documenten inzien, digitaal en rechtsgeldig ondertekenen, helemaal papiervrij!
De online documentoplossing van IntraData wordt door Sherpa International Force inmiddels breed toegepast en werkt naar volle tevredenheid. Niet alleen voor de Sherpa-medewerkers, maar ook voor de flexkrachten betekent het een enorme efficiencyslag.
Sherpa International Force is onderdeel van Vebego en biedt flexkrachten voor opdrachtgevers in de sectoren productie, logistiek, agri en food. Sherpa International Force werft flexibel inzetbare arbeidskrachten uit Polen en garandeert goede en uitgebreide faciliteiten op het gebied van huisvesting, vervoer en sociale voorzieningen. Sherpa is steeds op zoek naar mogelijkheden om door middel van innovatie en vernieuwing zijn bedrijfsprocessen te optimaliseren. De mogelijkheden van IntraData sluiten hier perfect bij aan.
‘Kenmerkend voor onze werknemers is dat ze bij verschillende opdrachtgevers actief zijn en vaak maar tijdelijk in Nederland wonen’, aldus Marcel Roelofsen, directeur Sherpa. ‘Bereikbaarheid is daardoor een doel op zich en de digitale oplossing van IntraData biedt hierin belangrijke voordelen. Met de mogelijkheid om documenten op afstand te tekenen met een digitale handtekening hoeven werknemers niet naar onze vestiging te komen om documenten in ontvangst te nemen en te ondertekenen.’
Moederbedrijf Vebego maakt al succesvol gebruik van Intraoffice en daardoor werd ook bij Sherpa de interesse gewekt. Volgens Roelofsen is een aantal zaken belangrijk geweest bij de uiteindelijke keuze. ‘Digitalisering van de bedrijfsprocessen is modern en innovatief en ondersteunt onze ambitie naar een paperless office. Andere pluspunten zijn: het vergroten van de kwaliteit van onze dienstverlening en de borging van de complete dossiers door een efficiënter tekenproces. Al met al dus een flinke efficiencyslag.’
Simon Kornblum, commercieel manager IntraData: ‘Het smartphone-gebruik is ook in dit segment gemeengoed aan het worden. Flexbureaus gaan steeds meer van bricks naar clicks. Allerlei administratieve handelingen op de vestigingen verplaatsen zich naar (mobiel) internet. Het opstellen van contracten met zowel de opdrachtgevers als de kandidaten gebeurt steeds meer online. Naast documentafhandeling is ook het online beschikbaar stellen van alle document steeds meer een vereiste. Onze Intraoffice-oplossing sluit hier uitstekend op aan. Contracten kunnen geheel volgens de geldende wetgeving worden ondertekend en geraadpleegd via de smartphone of tablet .’
Het gemak van digitaal ondertekenen
IntraData maakt gebruik van de nieuwste technologie waardoor het digitaal ondertekenen van documenten beschikbaar is zonder dat het downloaden van een app vereist is. Dit maakt het gebruik toegankelijk en laagdrempelig. Het online accorderen gaat via een beveiligd webportaal op de smartphone, tablet of computer. Er wordt een notificatie per mail verstuurd met de mededeling dat er documenten klaarstaan om te lezen en te ondertekenen. Zodra alle pagina’s gelezen zijn, klikt men op ‘ja, ik ga akkoord’ en ontvangt de flexkracht een sms met unieke tan-code. Met het invullen van deze tan-code wordt de digitale handtekening rechtsgeldig geplaatst en gaat het document via de cloud weer terug naar de organisatie.
Op zich zelf vindt ik het een aardige oplossing maar ik vraag me af hoe goed de onweerlegbaarheid is, als ik me niet vergis is alleen de gekwalificeerde elektronische handtekening juridisch gelijk aan geschreven equivalent. Deze oplossing klinkt meer als een authenticatie maar dan zonder de koppeling gebruiker-middel.
Tja een beetje reclame is niet erg maar tikje ‘overdone’ komt het wel op mij over.