Bovag werkt al een jaar of tien samen met Iton voor allerlei beheeractiviteiten en it-projecten. Het laatste project, het nieuwe Bovag werken, gaat weer een stap verder. Een meerjarenplan naar de cloud.
Het 25-jaar oude pand van Bovag was aan een grootschalige renovatie toe. De organisatie had daarnaast besloten een nieuwe manier van werken te introduceren. Er is een cultuurverandering in gang gezet, waarbij medewerkers meer eigen verantwoordelijkheid hebben en worden beoordeeld op output en niet op aanwezigheid. ‘Medewerkers kunnen op kantoor, thuis of elders werken en op tijdstippen dat het hun past. Dit alles zorgt voor een hoge mate van betrokkenheid en tevreden medewerkers’, zegt Jan Ausems, ict-service manager bij Bovag. ‘Ter ondersteuning van deze visie op flexwerken was een andere it-omgeving noodzakelijk.’
Online en standaard
Bovag werkt al een jaar of tien samen met Iton voor allerlei beheeractiviteiten en it-projecten. Het is daarom niet vreemd dat Bovag ook voor het laatste project, dat Het Nieuwe Bovag Werken is genoemd, opnieuw Iton inschakelt. ‘Na een brainstormsessie met Bovag heeft Iton uiteindelijk samen met ons een Roadmap 2014-2017 uitgewerkt. Hierin is de richting voor it bij Bovag helder vastgelegd: we gaan in fases naar online en standaard oplossingen’, vervolgt Ausems. ‘Voorafgaand aan de verbouwing zijn we in 2012 verhuisd naar een tijdelijk kantoor. Op dat moment is de eerste stap richting consolidatie gezet, onze fat client-infrastructuur is vervangen door laptops en een centrale Citrix-omgeving.’
Tijdens de renovatie is het gebouw helemaal gestript en daarna weer opgebouwd tot een modern en ‘groen’ verenigingsgebouw met energielabel A. Het op 21 januari 2014 door Koning Willem Alexander geopende kantoor heeft een indrukwekkend atrium en open ruimtes waar niemand meer een vaste werkplek heeft. Ausems: ‘Onze medewerkers gebruiken nu laptops en sluiten die op de gewenste werkplek aan op een docking station. Persoonlijke eigendommen worden bewaard in afgesloten lockers.’
De eerste stappen naar de cloud
Bij flexwerken is communicatie en samenwerking zeer belangrijk. Bovag is voor e-mail, agendafuncties en dergelijke overgestapt naar Microsoft Exchange Online, door Iton beheerd in de public cloud. ‘Verder zijn in ons flexkantoor door medewerkers geen vaste telefoons meer in gebruik en chatten, telefoneren en videobellen ze met Microsoft Lync en een headset aan de laptop. Deze gehoste dienst vereist wel nog een server in ons datacenter, maar we willen op termijn overstappen naar Microsoft Lync Online, ook weer gehost in de public cloud’, aldus Ausems. ‘Medewerkers zijn verantwoordelijk voor hun bereikbaarheid en hebben alle middelen ter beschikkingom overal en altijd te communiceren.’
Bij elke keuze op it-gebied die Bovag maakt, wordt er eerst gekeken of er een online public cloud versie van is. Vaak is dat het geval, waardoor de organisatie al diverse applicaties als SaaS-dienst afneemt van een provider, waaronder het erp-systeem. ‘Dit jaar stappen we over naar Microsoft Office 365 en onderzoeken we of we Sharepoint Online als systeem voor het opslaan, organiseren, delen en gebruiken van informatie kunnen inzetten. Uiteindelijk willen we naast alle SaaS-oplossingen in 2017 helemaal overgestapt zijn naar de Iton online werkplek’, aldus Ausems. ‘It is zeer belangrijk en we willen dit helemaal uitbesteden aan Iton, die alle technische expertise in huis heeft. Bovag wil zich focussen op de core business.’
Strategisch partnerschap
‘Wij willen it vereenvoudigen, versimpelen en versnellen om kosteneffectief te werken en flexibeler te zijn. We doen dit samen met Iton, waar we al jaren erg tevreden over zijn’, besluit Ausems. ‘Daarom hebben we onlangs onze relatie geformaliseerd met een strategisch samenwerkingsverband. We hebben voor Iton gekozen omdat ze bijna naadloos bij Bovag passen wat betreft cultuur en omvang. En vooral de visie public cloud first en Microsoft cloud first sluit één-op-één aan bij wat wij willen bereiken.’
