De licentiecomplexiteit waarmee bedrijven worden geconfronteerd stijgt door de voortdurende introductie van nieuwe contractvormen voor softwaregebruik. Hierdoor is het voor it-managers steeds lastiger om grip te krijgen op hun it-estate. Bovenop deze uitdaging, kreeg GasTerra te maken met grote veranderingen in het it-landschap door de overstap op een vdi-omgeving. Snow Software helpt de organisatie bij het beheren van de benodigde licenties.
GasTerra is een internationaal opererende handelsonderneming in aardgas. De onderneming werkt in de Europese energiemarkt en heeft een belangrijk aandeel in de Nederlandse gasvoorziening. Al vijftig jaar levert GasTerra gas aan de grote Nederlandse industrieën, energiebedrijven, handelshuizen en buitenlandse markten (export). Om dit te realiseren zet een team van ruim honderd medewerkers zich in om de verkoop van aardgas in goede banen te leiden.
GasTerra gebruikt veel it-systemen, zowel systemen voor kantoorautomatisering als systemen die specifiek nodig zijn voor de handel in aardgas. GasTerra heeft het alleenrecht op de inkoop van het Gronings aardgas en verkoopt ongeveer 40 procent van al het overige aardgas dat op Nederlandse bodem wordt gewonnen. Hier zijn grote staatsbelangen mee gemoeid. Compliancy is daarom zeer belangrijk voor de organisatie.
‘We hebben een voorbeeldfunctie en daarom willen we ervoor zorgen dat we op de juiste manier te werk gaan op alle gebieden’, vertelt Ted Wildenberg, ict-contractmanager bij GasTerra. ‘Dat geldt ook voor ons softwaregebruik. We willen er zeker van zijn dat we betalen voor alle licenties die we gebruiken, maar natuurlijk niet voor meer licenties dan we nodig hebben.’
Licentiebeheer in vdi-omgeving
In 2012 heeft GasTerra besloten om over te gaan op een vdi-omgeving. Medewerkers van GasTerra zijn daardoor niet meer afhankelijk van één apparaat, maar kunnen inloggen via alle devices. Dit zorgt voor meer flexibiliteit en een efficiëntere manier van werken voor alle medewerkers. Voor het softwaregebruik van GasTerra betekent deze verandering dat zij sindsdien geen softwarelicenties per apparaat meer gebruiken, maar licenties per gebruiker. ‘Deze overstap bracht veel verandering teweeg rondom de benodigde licentiecontracten’, aldus Wildenberg. ‘Om ervoor te zorgen dat wij beschikken over de juiste licenties en over het juiste aantal licenties, is het implementeren van een software asset management (sam)-oplossing die ook het gebruik in een vdi-omgeving kan meten essentieel.’
Voordat GasTerra in zee ging met Snow Software, maakte de organisatie al jaren gebruik van een andere sam-oplossing. ‘Na de grote veranderingen in ons it-landschap in 2012, bleek deze echter niet geschikt voor een vdi-omgeving’, zegt Wildenberg. ‘Hierdoor liepen we het risico incompliant te zijn. Dit wilden wij natuurlijk voorkomen. We besloten daarom om over te stappen naar een andere aanbieder met een oplossing die ook is ingericht op een vdi-omgeving.’
In samenwerking met licentiespecialist Infracontrol, is GasTerra overgestapt op Snow License Manager. Wildenberg: ‘Om er zeker van te zijn dat Snow License Manager wél geschikt is voor ons it-landschap, implementeerden we de oplossing eerst op basis van een ‘proof of concept’ (PoC). Een maand lang hebben we met Snow License Manager gewerkt en in die tijd bewees de sam-oplossing zichzelf. Daarom zijn we vervolgens het project officieel gestart.’ De oplossing helpt GasTerra te blijven voldoen aan de licentievoorwaarden van leveranciers in hun vdi-omgeving. Daarnaast kan GasTerra door realtime inzicht in het softwaregebruik alle aanwezige licenties effectiever benutten.
Accurater zicht op softwaregebruik
GasTerra ziet tot nu toe al een aantal concrete resultaten. ‘In een vdi-omgeving neemt een organisatie licenties af voor het aantal gebruikers in plaats van devices. Je kunt dus nooit voor meer licenties betalen dan het aantal gebruikers. We komen nu tot de conclusie dat we dat in het verleden wel deden’, aldus Wildenberg. ‘We betaalden dus voor licenties die we niet nodig hadden. Door hier wijzigingen in aan te brengen, besparen we kosten.’
Ook heeft GasTerra een accurater zicht op de software die daadwerkelijk wordt gebruikt. Wildenberg: ‘We zijn ook tot de conclusie gekomen dat we een aantal softwarepakketten helemaal niet gebruiken. Deze software is dus overbodig en kan worden verwijderd. Doordat we beter zicht hebben op ons softwaregebruik kunnen we ons doel, compliant zijn, beter bereiken.’
Waardevolle informatie
‘We zijn zeer tevreden over Snow Software’, zegt Wildenberg. ‘De implementatie ging erg snel en het is relatief eenvoudig om met Snow License Manager te werken. Wel moeten medewerkers nog wennen aan de nieuwe oplossing. Het voorziet onze organisatie namelijk van ontzettend veel informatie. Snow License Manager kan bijvoorbeeld laten zien of we licenties hebben per device of per gebruiker, hoeveel personen gebruikmaken van systemen, hoe licentiemodellen van softwareleveranciers eruitzien en of er updates hebben plaatsgevonden. Het is voor ons zeer waardevol om te beschikken over al deze informatie, dus we zorgen ervoor dat onze medewerkers hier efficiënt mee om weten te gaan.’
