Nadat de aanbesteding voor een zaaksysteem is mislukt heeft EZ via een minicompetitie onder de reeds bestaande ‘Raamovereenkomst Applicatieontwikkeling Dictu’ alsnog Atos geselecteerd. Op welke juridische grondslag dit gebeurd is, blijft onduidelijk, ook na de antwoorden die minister Henk Kamp van Economische Zaken op Kamervragen van de SP heeft gegeven.
Naar aanleiding van het artikel in Computable: Dictu kiest toch voor zaaksysteem Atos vroeg SP-Kamerlid Sharon Gesthuizen minister Kamp om opheldering. Hij stuurde deze week antwoorden op de Kamervragen van Gesthuizen.
De Dienst ICT Uitvoering (Dictu) van EZ staakte afgelopen februari de Europese aanbesteding Zaakgericht Werken na vruchteloze onderhandelingen met vier (Atos, Genetics, Capgemini en Accenture) van de negen inschrijvers. Deze tender duurde anderhalf jaar; Dictu koos daarna via een minicompetitie binnen een paar maanden alsnog voor een it-partner: Atos, de partij met wie het Dictu als eerste had onderhandeld bij de Europese aanbesteding. De ict-dienstverlener werkt daarbij samen met de Amerikaanse softwareleverancier Pegasystems. Het zaaksysteem is bedoeld voor het Agentschap Telecom (AT) van EZ en de Inspectie Gezondheidszorg (IGZ) van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn & Sport (VWS).
Nieuwe aanbesteding, maar toch niet echt
Saillant detail: de dag nadat Dictu de stekker uit de aanbesteding had getrokken, kwam ict-waakhond voor de rijksoverheid BIT (Bureau ICT-Toetsing) met een negatief advies. SP-Kamerlid Gesthuizen wilde dan ook van de minister weten waarom Dictu er voor koos om na een negatief BIT-advies de opdracht via een minicompetitie opnieuw uit te zetten.
Minister Kamp antwoordt hierop: ‘Teneinde toch te kunnen voorzien in de ict-behoefte van AT en IGZ heeft Dictu vervolgens een minicompetitie gehouden onder de ‘Raamovereenkomst Applicatieontwikkeling Dictu’.’ Tot de contractpartners van deze raamovereenkomsten horen Atos, Capgemini, Sogeti, CGI en Ordina. Uit de brief van Kamp blijken de eerste drie te hebben meegedaan aan de competitie.
Het eerdere aanbestedingstraject en de daarna gehouden minicompetitie zijn twee op zichzelf staande aanbestedingstrajecten geweest, beaamt Kamp. Volgens Abraham Mouritz, advocaat bij ABC Legal en gespecialiseerd in onder meer it-aanbestedingen, is het opmerkelijk dat er eerst openbaar wordt aanbesteed en er vervolgens een mini-competitie wordt gehouden onder een dergelijke raamovereenkomst. Dit lijkt in te gaan tegen het karakter van de ‘openbare’ aanbesteding.
‘Betekent dit dus, als we deze logica zouden volgen, dat een aanbestedende dienst praktisch gezien op enig moment en zonder enige vergoeding voor gemaakte kosten aan leveranciers zomaar zou kunnen afzien van verdere openbare aanbesteding en met een ‘voorkeursleverancier’ in zee zou kunnen gaan?’, vraagt hij zich af.
Prestatie-inkoop mislukt
Uit het stuk van Kamp wordt niet duidelijk waarom de eerdere Europese aanbesteding is mislukt. Hij schrijft dat Dictu bij de aanbesteding ervoor had gekozen om de principes van prestatie-inkoop toe te passen. ‘Nadat Dictu ook niet met de vierde partij in de rangschikking de concretiseringsfase succesvol heeft kunnen afronden, is in samenspraak met de betrokken gebruikersorganisaties AT en IGZ besloten de aanbesteding stop te zetten. Het doorgaan met de partijen die als vijfde of lager zijn gerangschikt, zou afdoen aan de principes van prestatie-inkoop’, aldus Kamp.
Waarom de leveranciers met hun inschrijving niet konden voldoen aan de principes van de prestatie-inkoop legt Kamp niet uit. Ook op de vraag van SP-Kamerlid Gesthuizen wat dan de aannames zijn geweest op basis waarvan het Dictu verwachtte dat de minicompetitie wel zou slagen daar waar een Europese aanbesteding was mislukt, geeft de minister geen helder antwoord, behalve de opmerking dat de scope van de opdracht nu alleen beperkt is gehouden tot een zaaksysteem voor AT en IGZ. In de Europese aanbesteding ZGW ging het nog om een generiek zaaksysteem voor meerdere overheidsorganisaties binnen het Rijk.
‘De minicompetitie was er in belangrijke mate op gericht om een (implementatie)partner te selecteren die samen met Dictu een passende dienst voor zaakgericht werken ontwikkelt voor de gebruikersorganisaties AT en IGZ. De partijen hebben daarbij zelf de keuze gehad om met een software-oplossing te komen… De oplossing die Atos in de minicompetitie heeft aangeboden was een andere dan in de eerdere aanbesteding aangeboden’, aldus Kamp.
Aanbevelingen BIT
De keuze voor een beperktere opzet is in lijn met het BIT-advies’, zegt Kamp, en op de vraag van Gesthuizen of het Dictu nog andere aanbevelingen van het BIT heeft opgevolgd, laat hij weten: ‘Ja, het BIT heeft in haar advies twee hoofdaanbevelingen gedaan: maak duidelijke afspraken over financiering en leveringsvoorwaarden en maak duidelijke afspraken over de inhoud van de ZGW-dienst.’
Deze aanbevelingen zijn volgens Kamp bij de uitvoering van de minicompetitie als volgt overgenomen:
• In de minicompetitie en de daaropvolgende projectuitvoering is het accent gelegd op een succesvolle implementatie van ZGW voor AT en IGZ in plaats van het ontwikkelen van een generieke oplossing.
• Over de implementatie van ZGW voor AT en IGZ worden specifieke financiële afspraken gemaakt met die diensten. Daartoe sluit Dictu overeenkomsten met AT en IGZ.
• In samenspraak met AT en IGZ maakt Dictu een kostenmodel dat is gebaseerd op het werkelijke gebruik van de ZGW-dienst door die organisaties (ook wel ‘pay per user’genoemd).
• Het implementatieproject wordt uitgevoerd in fasen, waarbij voor elke fase zowel over de inhoud als de kosten vooraf afspraken worden gemaakt.
• Dictu heeft de regie bij de ontwikkeling van de ZGW-dienst. De leverancier fungeert hierbij als partner.
Scope creep
Volgens it-overheids-watcher René Veldwijk blijkt uit deze punten dat er vooral ‘afspraken zijn gemaakt over de afspraken. Eigenlijk komt hier uit naar voren dat AT en IGZ nog geen afspraken met Dictu hebben. Vooral die afspraak met IGZ is interessant want dit betreft een ander ministerie. Dit gaat nog tot heel veel discussie leiden.’
Veldwijk verbaast zich ook over de snelheid van handelen van Dictu. ‘Uiteindelijk heeft Dictu het pakket Pegasystems moeten toetsen aan de uitgewerkte specifieke functionele eisen voor AT en IGZ. Een prestatie van formaat’.
Advocaat Mouritz van ABC Legal ziet de aanbeveling van het BIT, dat er ‘een succesvolle implementatie van ZGW voor AT en IGZ’ moet komen, als een mogelijke vrijbrief voor een leverancier als Atos. ‘Wat is ‘succesvol’? Scope creep ligt in het verschiet’, waarschuwt Mouritz.
Vraagt iemand zich af hoe het komt dat aanbestedingen en implementaties met het zaaksysteem uit de Mozard Suite wel slagen?
Ook dit jaar viel weer een overheidsorganisatie met het Mozard Zaaksysteem in de prijzen. “In een periode van slechts anderhalf jaar!”
Minister Schultz: “In een periode van slechts anderhalf jaar heeft het Noordzeekanaalgebied haar volledige informatievoorziening gedigitaliseerd met de Mozard Suite. Voor 26 gemeenten en vier provincies wordt het hierdoor mogelijk digitaal aanvragen te doen, dossiers in te zien en de stand van zaken van projecten te volgen. Hiermee sluiten zij straks perfect aan bij het digitale stelsel van de Omgevingswet. Zij zijn dan ook de terechte winnaar van de Eenvoudig Beter Trofee.”
De andere vijf genomineerden waren; 1. Het Omgevingsplan Binckhorst van gemeente Den Haag, 2. Zorgvuldige veehouderij van provincie Noord-Brabant, 3. de Leiding over Noord van Eneco, 3. het bestemmingsplan met verbrede reikwijdte Soesterberg-Noord van gemeente Soest en als vijfde de aanpassing van de omgevingsvisie van de provincie Overijssel.
Een debacle in de maak….