Stel je voor dat de pandemie tien jaar geleden had plaatsgevonden. Dan was het niet mogelijk geweest zo plotseling volledig virtueel te gaan werken. Hoe anders is het nu, met talloze apps waarmee we ons werk overal en altijd kunnen blijven doen. Hoewel?
Laten we eerlijk zijn: online-vergaderen kan soms behoorlijk chaotisch zijn. Voordat de vergadering begint, moet het tijdstip worden bepaald, deelnemers moeten uitgenodigd, de agenda gedeeld. En dan kan het ‘je staat op mute’ en ‘kan iedereen die niet aan het woord is zijn microfoon uitzetten’ beginnen. Na afloop belooft iemand nog een relevant document per e-mail te sturen, maar omdat hij of zij dit is vergeten, moet dat weer worden opgevolgd.
Wat de situatie complex maakt, is dat de meeste organisaties verschillende apps gebruiken voor specifieke taken. Er is meestal een app voor teamchat, een andere voor videoconferencing, een app voor het platform waarop bestanden worden gedeeld en weer een andere app voor het beheren van taken. Als je klantinformatie met collega’s moet bespreken, dan moet je het crm openen. En als je met klanten werkt, dan moet je ook weer switchen tussen de verschillende apps die zij het liefst gebruiken.
Deze overvloed aan apps maakt het lastig om werkbesprekingen en projecten overzichtelijk te houden in plaats van dat ze zijn verspreid over e-mail, opslag- en messaging-apps. De multi-app-wereld is een ingewikkeld ecosysteem dat kan leiden tot ‘app-moeheid’. De chaos die ontstaat door het gebruik van te veel apps leidt dan weer tot allerlei problemen. Zo kan iemand niet de juiste rechten hebben om bestanden te openen of bewerken, of er worden zelfs taken niet uitgevoerd. Bedrijven die hier al ruim een jaar mee te maken hebben, schreeuwen om vereenvoudiging van de communicatie-apps.
Centrale digitale plek
In plaats van verschillende apps is er behoefte aan één app waarmee efficiënter vanaf elke willekeurige locaties is te werken. Dit betekent dat collega’s makkelijk moeten kunnen samenwerken, ongeacht waar ze vandaan werken. Iedereen moet dus vanaf een centrale digitale plek kunnen chatten, bellen, bestanden delen, presentaties starten en taken delegeren. En dat allemaal zonder verschillende apps te hoeven openen of meerdere inloggegevens in te voeren. Alle data zijn op één plek toegankelijk, waardoor het meteen duidelijk is of een collega een bepaalde presentatie wel of niet heeft doorgestuurd.
Bij een digitale werkplek draait het om meer dan alleen op afstand verbinding maken. We weten immers dat het niet alleen gaat om wat er tijdens een vergadering wordt besproken, maar ook uit wat ervoor en erna gebeurt. Bij digitale vergaderingen, net als bij het boeken van fysieke vergaderruimtes, moeten vooraf het onderwerp en de agenda worden gedeeld en in ieders agenda worden gezet. Zo weet iedereen wanneer hij of zij waar moet zijn en wat er wordt besproken. Het is belangrijk dat uitnodigingen makkelijk zijn te delen met externe relaties en deelnemen aan de vergadering moet eenvoudig zijn. Iemand zou niet extra apps moeten downloaden of it-beheerders in te hoeven schakelen – de juiste link en een browser moeten voldoende zijn.
Fysieke wereld
Zodra een vergadering is gestart, moet het delen van bestanden, schermen of het creëren en toewijzen van taken tijdens de vergadering net zo eenvoudig zijn als in de fysieke wereld. Maar in tegenstelling tot een fysieke vergaderruimte, hoeft een digitale vergaderplek niet te worden opgeruimd wanneer de vergadering is afgelopen. Integendeel, het is de ideale plek om alle informatie die relevant is voor die vergadering veilig te bewaren. Deze informatie kan zolang als nodig worden opgeslagen en is direct weer beschikbaar als de virtuele vergaderruimte opnieuw nodig is voor dat specifieke onderwerp. Ofwel, het delen van bestanden na een vergadering en het opruimen van de vergaderruimte zijn verleden tijd.
Aan het einde van een vergadering is het de grootste uitdaging om bij te houden wat er allemaal is besproken en ervoor te zorgen dat actiepunten worden uitgevoerd. Collaboratie-apps houden dit bij, maar in plaats van een andere app te gebruiken, moet dit onderdeel zijn van de communicatie-app. Dit maakt het makkelijk om bij te houden wat de taken zijn, aan wie ze zijn toegewezen en wat de deadlines zijn.
Perspectief
Het gebruik van aparte apps voor chatten, het delen van bestanden, videoconferencing en taakbeheer is een probleem voor it-beheerders. Alle apps vragen om beveiliging en inloggegevens en licenties moeten worden beheerd. Als werknemers de apps op meerdere apparaten of zelfs hun eigen laptops of smartphones willen gebruiken, is het aan de beheerder dat de installatie zonder problemen is uit te voeren, en de data veilig blijven.
Veiligheid is altijd belangrijk, dus het is essentieel om willekeurige meeting-id’s en sterke wachtwoorden te hebben. Maar data moeten ook worden versleuteld, zowel data die ‘in beweging’ zijn als data die niet direct worden gebruikt.
Privacy verdient ook aandacht en digitale werkplekken moeten dus net zoveel privacy bieden als een gesloten deur in een kantoor. Onuitgenodigde gasten zouden geen toegang mogen hebben, alleen omdat iemand ze een agenda-uitnodiging heeft doorgestuurd. Door vergaderingen te beveiligen met wachtwoorden, alleen genodigden toe te laten en doorgestuurde uitnodigingen te traceren, is de it-afdeling te ontlasten.
Compatibiliteit en beperkingen van applicaties kunnen ook vervelend zijn voor it-beheerders. Chat logs kunnen beperkt zijn tot een bepaalde hoeveelheid tekst per licentieniveau, sommige applicaties voor het delen van bestanden leggen opslaglimieten op of bestanden zijn na een bepaalde tijd niet meer beschikbaar.
Tot slot is er de kwestie van integratie. Een enkele communicatie-app die chat, bestanden delen, videoconferencing en taakbeheer omvat, moet worden gebouwd op een open en samen te stellen platform. Zo is de app te integreren met andere diensten die een bedrijf nodig heeft. Op deze manier kunnen werknemers écht overal vandaan werken omdat ze op één handige locatie toegang hebben tot al hun data van Google Workspace, Microsoft Outlook, Office 365, en meer.
Dat is nog eens digitale productiviteit, en dat allemaal vanuit één app.
