Samenwerkingssoftware getest in vier delen

Collaborative software of samenwerkingssoftware verschilt van simpel agendabeheer tot uitgebreid projectbeheer. We bekijken enkele cloudloplossingen die de samenwerking tussen medewerkers binnen kleine en middelgrote organisaties kunnen vergemakkelijken.

Een to-do lijstje is handig, maar serieus projectbeheer vereist professionele samenwerkingssoftware. Vroeger werd dat aangeduid met de term 'Personal Information Manager' (PIM). Tegenwoordig spreekt men -in het Engels – van 'collaborative software'.

Die software wordt steeds complexer en het beheer ervan daarmee ook.  Denk bijvoorbeeld aan digitale projectsamenwerking met medewerkers buiten de kantoormuren. Bedrijven lossen dat vaak op via vpn's (virtual private networks) en toegang op afstand. Dat brengt echter problemen met zich mee, zoals de noodzaak om die beveiligde verbinding op elke gebruikte computer te configureren. En wat als een medewerker op reis is en alleen een internetverbinding via een vreemde computer en een browser ter beschikking heeft?

Tegenwoordig hebben we nog een andere optie. In plaats van dit soort software zelf te draaien, kunnen we het namelijk ook uitbesteden. Project- en tijdbeheer in de cloud, met andere woorden. Een webbrowser volstaat dan als toegangspunt, zowel binnen als buiten het bedrijf. Ook de grotere softwarebedrijven zien er brood in, getuige de recente lancering van StreamWork door SAP. We hebben die cloudoplossing bekeken en daarnaast een selectie gemaakt van min of meer vergelijkbare producten en diensten die de samenwerking binnen teams faciliteren. In deze serie komen de volgende collaboratieve tools aan bod: activeCollab, SAP Streamwork, Basecamp, GoPlan, 5PM en SmartSheet. In de tabel die bij dit artikel hoort vind je een beknopt overzicht van de belangrijkste functies van deze oplossingen.

activeCollab

De naam van de dienst zegt het eigenlijk al: activeCollab is een projectbeheer- en samenwerkingsdienst. Je kunt desgewenst zelf een activeCollab-server draaien en die dienst in het eigen netwerk ter beschikking stellen. Of je kunt een abonnement nemen op een gehoste dienst. Het idee achter activeCollab is teams, cliënten, leveranciers en onderaannemers te laten samenwerken in een eenvoudig te gebruiken omgeving terwijl je toch de volledige controle houdt over jouw data. In activeCollab 2 zitten als voornaamste nieuwigheden een facturatiemodule en een versiebeheer voor alle data.

Functionaliteit

Bij activeCollab draait alles rond mensen en projecten. Die vind je dan ook terug als grote knoppen op de webinterface. Mensen zijn individuen en werken eventueel samen in teams. Die hebben allemaal hun eigen rollen en bevoegdheden. Je kunt behalve medewerkers van je eigen bedrijf ook mensen van buiten het bedrijf toegang geven en laten deelnemen aan projecten. Klanten, leveranciers, onderaannemers, consultants, noem maar op, ze kunnen allemaal via deze oplossing samenwerken. Je definieert voor elke gebruiker wat zijn of haar rol is en wat zij of hij wel en niet mag doen of zien.

Projecten zijn een verzameling activiteiten met een bepaald doel en een deadline. Voor elk project kun je bovendien mijlpalen opgeven. Dat zijn tussentijdse deadlines die gehaald moeten worden. Deze mijlpalen dienen vaak om projecten in meer beheersbare stappen te verdelen en elke stap als een soort miniproject te beschouwen met zijn eigen doelstellingen en tijdlijn.

Er is ook een hoger niveau: je kunt meerdere projecten combineren in een projectgroep. Bovendien kan elk project een klant hebben, zodat je projecten kunt opvragen of sorteren per groep en per klant. Een project bestaat uit betrokken mensen, controlelijsten, kalender/agenda, bronnen, pagina's, discussies, mijlpalen, bestanden/documenten en tickets. Dat laatste werkt zoals bij helpdesks: elke activiteit krijgt een ticket en kan daarmee makkelijk opgevolgd worden.

Handig is dat gebruikers zelf modules kunnen bouwen en toevoegen. Zo bestaat er een module om een geschatte tijdsduur aan tickets te hechten.

Samenwerkingssoftware: functies