Serie: Samenwerken in de cloud

Samenwerkingssoftware getest in vier delen

Deel 1: activeCollab

Dit artikel delen:

Collaborative software of samenwerkingssoftware verschilt van simpel agendabeheer tot uitgebreid projectbeheer. We bekijken enkele cloudloplossingen die de samenwerking tussen medewerkers binnen kleine en middelgrote organisaties kunnen vergemakkelijken.

Een to-do lijstje is handig, maar serieus projectbeheer vereist professionele samenwerkingssoftware. Vroeger werd dat aangeduid met de term 'Personal Information Manager' (PIM). Tegenwoordig spreekt men -in het Engels - van 'collaborative software'.

Die software wordt steeds complexer en het beheer ervan daarmee ook.  Denk bijvoorbeeld aan digitale projectsamenwerking met medewerkers buiten de kantoormuren. Bedrijven lossen dat vaak op via vpn's (virtual private networks) en toegang op afstand. Dat brengt echter problemen met zich mee, zoals de noodzaak om die beveiligde verbinding op elke gebruikte computer te configureren. En wat als een medewerker op reis is en alleen een internetverbinding via een vreemde computer en een browser ter beschikking heeft?

Tegenwoordig hebben we nog een andere optie. In plaats van dit soort software zelf te draaien, kunnen we het namelijk ook uitbesteden. Project- en tijdbeheer in de cloud, met andere woorden. Een webbrowser volstaat dan als toegangspunt, zowel binnen als buiten het bedrijf. Ook de grotere softwarebedrijven zien er brood in, getuige de recente lancering van StreamWork door SAP. We hebben die cloudoplossing bekeken en daarnaast een selectie gemaakt van min of meer vergelijkbare producten en diensten die de samenwerking binnen teams faciliteren. In deze serie komen de volgende collaboratieve tools aan bod: activeCollab, SAP Streamwork, Basecamp, GoPlan, 5PM en SmartSheet. In de tabel die bij dit artikel hoort vind je een beknopt overzicht van de belangrijkste functies van deze oplossingen.

activeCollab

De naam van de dienst zegt het eigenlijk al: activeCollab is een projectbeheer- en samenwerkingsdienst. Je kunt desgewenst zelf een activeCollab-server draaien en die dienst in het eigen netwerk ter beschikking stellen. Of je kunt een abonnement nemen op een gehoste dienst. Het idee achter activeCollab is teams, cliënten, leveranciers en onderaannemers te laten samenwerken in een eenvoudig te gebruiken omgeving terwijl je toch de volledige controle houdt over jouw data. In activeCollab 2 zitten als voornaamste nieuwigheden een facturatiemodule en een versiebeheer voor alle data.

Functionaliteit

Bij activeCollab draait alles rond mensen en projecten. Die vind je dan ook terug als grote knoppen op de webinterface. Mensen zijn individuen en werken eventueel samen in teams. Die hebben allemaal hun eigen rollen en bevoegdheden. Je kunt behalve medewerkers van je eigen bedrijf ook mensen van buiten het bedrijf toegang geven en laten deelnemen aan projecten. Klanten, leveranciers, onderaannemers, consultants, noem maar op, ze kunnen allemaal via deze oplossing samenwerken. Je definieert voor elke gebruiker wat zijn of haar rol is en wat zij of hij wel en niet mag doen of zien.

Projecten zijn een verzameling activiteiten met een bepaald doel en een deadline. Voor elk project kun je bovendien mijlpalen opgeven. Dat zijn tussentijdse deadlines die gehaald moeten worden. Deze mijlpalen dienen vaak om projecten in meer beheersbare stappen te verdelen en elke stap als een soort miniproject te beschouwen met zijn eigen doelstellingen en tijdlijn.

Er is ook een hoger niveau: je kunt meerdere projecten combineren in een projectgroep. Bovendien kan elk project een klant hebben, zodat je projecten kunt opvragen of sorteren per groep en per klant. Een project bestaat uit betrokken mensen, controlelijsten, kalender/agenda, bronnen, pagina's, discussies, mijlpalen, bestanden/documenten en tickets. Dat laatste werkt zoals bij helpdesks: elke activiteit krijgt een ticket en kan daarmee makkelijk opgevolgd worden.

Handig is dat gebruikers zelf modules kunnen bouwen en toevoegen. Zo bestaat er een module om een geschatte tijdsduur aan tickets te hechten.

Oordeel

activeCollab is een interessante oplossing. Ze is niet rechtstreeks als cloudabonnement beschikbaar, omdat de producent veronderstelt dat je zelf een activeCollab-server zult draaien. Niets belet je echter die vanaf een gehost systeem te draaien en zo zelf een clouddienst te maken. Het product heeft alles aan boord om mensen en activiteiten te combineren en te beheren in projecten waarbij zowel de mensen als de projecten verschillende rollen kunnen hebben.

Productinfo

Product: activeCollab 2.3
Producent en Leverancier: A51 d.o.o., www.activecollab.com
Adviesprijs (excl. BTW): vanaf $199 (small biz) of $499 (corporate)

De Serie

 Samenwerkingssoftware

Volgende deel: SAP StreamWork

1: activeCollab
2: SAP StreamWork
3: Basecamp en GoPlan
4: 5PM en SmartSheet

Samenwerkingssoftware: functies

Functies5PMactiveCollabBasecampGoplanSAP StreamworkSmartSheet 
Notitiesjajajajavia EverNoteja
Discussiesneenjajajajaja
Issue Trackingneenneenneenjaneenja
Taakbeheerjajajajajaja
Beveiligingjajaneenjajaja
Kalenderjajajajajaja
Mijlpalenjajajajajaja
Time Trackingjajajajaneenneen
Real-time Chatneenneenjajavia WebExneen
Toegangsbeheerjajajajajaja
Mobiele interfacejajaneenneenneenja
APIjajaneenjajaneen
Google Apps integratiealleen Gmailneenneenneenneenja
© 2010 DTL BVBA

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Jammer dat je de grotere spelers als MKS, CollabNet en IBM\Rational Team Concert niet meegenomen hebt.

Is dit een verkapte reclame of een test? Waar zijn de open source projecten die een vergelijkbere functionaliteit hebben?
De geintresseerde kan beter even op sourceforge.net zoeken er zijn meerdere zeer professionele FOSS oplossingen.

Ik mis ook www.leismo.nl. Leismo pakt de zaken totaal anders aan gebaseerd op less is more, nl. een filesysteem met daaroverheen webgebaseerde software. Hierdoor kan een organisatie interne data delen met externe partners, zonder te hoeven uploaden. Alles is aanwezig, projecten, uren, tickets en ongelimiteerde bestanden. Ook grote bestanden zoals Photoshop of Autocat kunnen hierop transparant worden opgeslagen. In combinatie met Ebox kunnen zelfs active directory vpn worden geintegreerd. Het leuke is dat Leismo een 100% nederlands product is. Leismo werkt op Windows, Linux en Apple. Er is een speciale app voor mobiel (Android en Iphone). Leismo werkt als server of in een cload. Ik vraag me altijd af waarop dit soort paketten er niet gewoon bij staan.

Vacatures Cloud Computing

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2010-07-15T09:04:00.000Z Johan Zwiekhorst en Jozef Schildermans
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.