AH stroomlijnt berichtenverkeer

Leveranciers geven artikelgegevens door via een datapool

Albert Heijn gaat zijn artikelberichtenverkeer met leveranciers afhandelen via datapools. In de voorbereiding op dit nieuwe proces is projectmanager Marco Plu van AH geschrokken van de datakwaliteit.

De Zaanse detaillist onderhoudt contacten met honderden toeleveranciers in binnen- en buitenland. Alle gegevens over de producten worden nu nog handmatig ingevoerd in de systemen van AH. Het gaat dan om bijvoorbeeld de afmetingen van een product (belangrijk om te beoordelen hoeveel stuks er in een winkelschap passen), de afmetingen van de handelseenheid (van belang voor opslag en vervoer), houdbaarheid, speciale opslagwensen (zoals koeling) en natuurlijk de inkoopprijs.

In de praktijk blijkt dat er soms grote verschillen zitten tussen de stamgegevens van een product zoals de leverancier die heeft aangeleverd en zoals AH ze in zijn systemen heeft staan. Soms gaat er iets mis bij het handmatig kopiëren van gegevens, maar de belangrijkste oorzaak is het gebrek aan standaardisatie. “Wat meet je precies en onder welke omstandigheden? Daar zijn internationale standaarden voor ontwikkeld”, legt projectmanager Plu uit. Een nadeel van interpretatieverschillen is dat er in de operatie veel zaken mis gaan: facturen blijven liggen, ontvangsten kunnen niet worden ingeboekt, lege schappen in de winkels; en dat alles door verkeerde artikelgegevens.

Plu voegt eraan toe dat hij er bij de leveranciers op aandringt die standaarden te volgen en de stamgegevens op één plek op te slaan en te beheren. “Als je gaat kopiëren, moet je meer onderhouden en geheid dat het een keer ergens wordt vergeten; dan heb je meteen weer vervuilde bestanden.” Per artikel gaat het al gauw om 40 tot 45 eigenschappen die worden uitgewisseld tussen retailer en leverancier.

Overigens moet de grootgrutter zelf ook nog een stapje extra zetten door een volledig geautomatiseerde koppeling te maken tussen zijn erp-systeem (enterprise resource planning) en zijn datapool. “We zijn bezig wereldwijd op hetzelfde erp-systeem te standaardiseren: als dat is afgerond, gaan we koppelen.”

Beveiliging

Het berichtenverkeer staat of valt bij standaardisering. In Nederland heeft de stichting EAN-Nederland, die onder andere de barcodes uitgeeft, zich hier altijd sterk voor gemaakt. Tegenwoordig heet deze groep GS1-Nederland om beter aan te sluiten op de wereldwijde GS1 (GS staat voor Global Standard). Met GS1-DAS (Data Alignment Service) zorgt de stichting ervoor dat afnemers en leveranciers dezelfde taal spreken.

Leveranciers bieden langs elektronische weg hun brongegevens van producten aan een datapool aan waar ze centraal worden opgeslagen en beheerd.

Wereldwijd is er al een datapool beschikbaar: WWRE (Worldwide Retail Exchange). Deze is in het leven geroepen door AH en vele andere internationale retailers, zoals Metro, Tesco en Casino. Grote leveranciers zijn hier al lid van. AH sluit niet aan op GS1-DAS, maar op de WWRE. “We willen een oplossing die op corporate niveau werkt. Als Nederlandse afnemer doen wij bijvoorbeeld zaken met een Franse wijnboer. Die levert zijn stamgegevens aan bij de Franse datapool. Dat mag; voorwaarde is wel dat de Franse pool aangesloten is op het GDSN (Global Data Synchronization Network), zodat de gegevens uiteindelijk in onze datapool terechtkomen.”

Albert Heijn heeft echter niet genoeg aan artikelgegevens; ook de inkoopprijs is nodig. Het bedrijf hanteert één workflow waarin diverse functionarissen (category managers, logistiek managers, presentatiespecialisten) de artikelgegevens van de leverancier controleren. Dit proces start nu nog met een brondocument (waarop ook de inkoopprijs staat), maar straks met een artikelbericht uit de WWRE, waar nu nog geen inkoopprijs staat vermeld. In februari 2006 gaat Transora, een van de datapools, het elektronische prijsbericht ondersteunen. Tot die tijd kunnen leveranciers de prijs zelf in de WWRE zetten. Uitwisseling van prijsgegevens via datapools leidt tot vragen van leveranciers over veiligheid. Voor AH is dit zo mogelijk een nog belangrijker punt: het bedrijf wil natuurlijk niet meemaken dat Laurus of een andere concurrent op wereldschaal ziet welke prijsafspraken zij met toeleveranciers maakt. Dit onderwerp is technisch dan ook volledig afgekaart.

Uitrol

“Het maakt ons niet uit aan welke pool een leverancier zijn gegevens levert, zolang die maar naadloos overweg kan met onze datapool. Als de datapool de wereldstandaarden volgt, dan is dat vanzelf het geval.” Het jaar 2006 moet het jaar van de uitrol zijn, verklaart Plu. Een leverancier die aan het eind van dat jaar nog niet zijn brongegevens op een gestandaardiseerde manier aan een datapool aanlevert, heeft wat uit te leggen aan Albert Heijn.

“Er zijn al leveranciers die aan een datapool leveren. Die vragen ons wanneer wij overgaan op het nieuwe systeem, want nu doen ze alles dus dubbel: of misschien wel drie- of vierdubbel, want zij leveren natuurlijk ook aan andere supermarktketens.” De uitrolplannen voorzien in afronding in 2006. AH begint met de leveranciers die al aan een datapool leveren en dringt er bij de andere leveranciers op aan zo snel mogelijk lid te worden van een datapool. Het introductietraject bij een datapool neemt op zichzelf een aantal weken in beslag, vandaar dat AH nu al leveranciers aanspoort hieraan te gaan werken.

Voor de leveranciers heeft Plu nog een tip: zorg ervoor dat klip en klaar is wie verantwoordelijk is voor de stamgegevens van welk artikel. “En probeer te vermijden dat data gekopieerd worden, want dan werk je meteen weer vervuiling in de hand.” Het eerste half jaar gaat Plu er bovenop zitten. Aanvankelijk zullen alle stamgegevens worden nagemeten, zoals dat nu trouwens ook gebeurt. Bij leveranciers die in de praktijk betrouwbare gegevens aanleveren, zal de controle steekproefsgewijs plaatsvinden.