ODF en PDF vullen elkaar aan, nu OOXML nog

Overheid wacht zware conversieslag

De overheid wacht een zware taak om alle Microsoft.doc-documenten te converteren naar ODF. Hoewel Microsoft de open standaard Office Open XML heeft ontwikkeld, is het nog de vraag of al die ODF-documenten wel goed geopend kunnen worden. En dan is er ook nog PDF…

Nederland Open in Verbinding (Noiv) is het actieplan van de rijksoverheid om het gebruik van open source software en open standaarden binnen de overheid te stimuleren. Volgens dit plan ondersteunen rijksdiensten vanaf april 2008 ODF (Open Document Format) en gaan mede-overheden (zoals gemeenten, provincies en waterschappen) deze open standaard per 1 december 2008 voor documentcreatie en -bewerking gebruiken. Uit onderzoek van MarketCap blijkt dat vooral binnen gemeenten (it-)managers nog nooit van ODF hebben gehoord. Er ligt nog veel werk voor Noiv-programmamanager Ineke Schop. Zij noemde de discussie over open documentformaten op een MarketCap-persbijeenkomst niet voor niets ‘een taai onderwerp'.

De bedoeling van een open standaard voor documenten is een probleemloze uitwisseling van tekstdocumenten. Het moet niet uitmaken op welke computer, onder welk besturingssysteem en in welke applicatie een document is gemaakt om het toch te kunnen openen met een andere computer, onder een ander besturingssysteem en in een andere toepassing. Overigens gaat het niet alleen om de creatie van documenten, maar ook om het kunnen lezen, bewerken, uitwisselen en ontvangen van documenten. Niet alleen tekstbestanden moeten er op allerlei verschillende computerplatformen hetzelfde uitzien, dat geldt ook voor spreadsheets en presentaties.

Gratis viewer

 ODF is speciaal ontworpen als leverancieronafhankelijk documentformaat (zie kader). Er is evenwel nog een open standaard voor documentcreatie en -uitwisseling: Portable Document Format (PDF). Adobe bracht dit in 1993 als gesloten systeemformaat op de markt, waarbij het bedrijf de slimme zet deed om een gratis viewer ter beschikking te stellen. In de loop der jaren is PDF een de facto standaard geworden voor het uitwisselen van documenten waarvan de inhoud niet is te wijzigen. Maar Adobe is een stap verder gegaan en heeft de documentatie rond het formaat overgedragen aan de Internationale Standaarden Organisatie en in juli 2008 is PDF 1.7 een officiële standaard geworden (ISO 32000).

Speciale archiefversie

Sevensheaven

Sevensheaven

De rijke ervaring van Adobe met beeldbewerking heeft ertoe geleid dat PDF meer kan dan de inhoud van tekstdocumenten overdraagbaar te maken. Adobe maakt het mogelijk ook de presentatie van die data ‘vast te houden'. Met PDF is het mogelijk vectordiagrammen van een CAD-tekening van een plattegrond te blijven presenteren als rijke vectoren zonder ze te converteren naar zoiets als rasterdata. Bovendien zorgt PDF dat metadata, commentaren, correcties en dergelijke in hun oorspronkelijke vorm blijven bestaan.

Adobe is de enige die al die extra's op zo'n manier aan een document weet te binden dat zij (veel) later nog op een wellicht nog onbekend computerplatform in originele staat zijn te reproduceren. Dat lukt niet met ODF en ook niet met OOXML. Speciaal voor archiveringsdoeleinden heeft Adobe PDF/A ontwikkeld en overgedragen aan de standaardencommissie (gepubliceerd als ISO 19005).
Daarom ziet Colin van Oosterhout, business development manager Acrobat bij Adobe Systems Benelux, een mooie tandemrol weggelegd voor ODF en PDF.

Hij ziet ODF voor de creatie en uitwisseling van documenten, en PDF voor de distributie en archivering ervan. Distributie, omdat PDF speciale eigenschappen heeft om bijvoorbeeld te bepalen wat iemand mag doen met een document (alleen lezen, kopiëren, wel of niet printen, dat soort zaken); dergelijke eigenschappen ontbreken in ODF. Om dezelfde reden ziet Ineke Schop de twee standaarden als een elkaar aanvullende tweeling.

Onleesbare documenten

Microsoft beweegt zich ook op dit terrein en heeft Office Open XML ontwikkeld en via een omweg voorgedragen aan de ISO-commissie. OOXML staat bekend als ISO 29500. Een (gesloten) voorloper hiervan is opgenomen in Office 2007. Tekstbestanden krijgen dan het .docx-formaat.
Enige eigen ervaring: documenten die ik per ongeluk in Word 2007 niet opsla als ‘Word 2003-formaat', maar als OOXML-document komen steevast terug met de mededeling dat ze onleesbaar zijn.

Dat geldt overigens ook voor de documenten die ik op mijn geheel open source ingerichte notebook maak en verstuur. Via Open Office komen ze dan als ODF terecht bij de bestemmingen. Ook dan is het commentaar dat het document niet is te openen. In Open Office bestaat de mogelijkheid documenten ook op te slaan als ‘Word 2003'-document; ziehier de remedie. En tegelijk ook het probleem: de wereld zit vol documenten die het Microsoft-predikaat .doc hebben. Schop: "In de praktijk is het toch voor negentig procent Microsoft, tenzij."

Het goede nieuws is dat Microsoft heeft aangekondigd in de servicepack 2 voor Office 2007 de mogelijkheid op te nemen documenten op te slaan als ODF-bestand. De verwachting is dat deze upgrade in de eerste helft van 2009 op de markt komt. De OOXML-versie van de ISO wijkt af van het originele XML-formaat dat Microsoft aan de standaardencommissie had voorgelegd. Het kost meer tijd om in de eigen Office die aanpassing door te voeren dan de mogelijkheid in te bouwen bestanden als ODF op te slaan. Het algemene commentaar is dat OOXML alleen is ontworpen om Microsoft-documenten door de tijd heen te kunnen blijven lezen.

De overheid wacht wel een zware taak om alle .doc-documenten te converteren naar ODF; en om de burgers het verschil tussen al die formaten uit te leggen.