Bezoek BSA zorgt voor paniek

In de jacht op illegale bedrijfssoftware jaagt de Business Software Alliance (BSA) menig ondernemer schrik aan. Hoewel bedrijven weten dat ze hun licenties op orde moeten hebben zorgt een inval vaak voor paniek. Directeur Jan Laagland van Chess vertelt hoe illegale software zijn bedrijf binnensloop en hoe de BSA daar tegen optrad.

Directeur Jan Laagland ligt in de tandartsstoel als zijn mobiele telefoon gaat. Er is paniek uitgebroken bij zijn bedrijf. Er staat een deurwaarder op de stoep die namens de BSA (Business Software Alliance) het bedrijf komt doorzoeken naar mogelijke inbreuken op softwarelicenties. Laagland: "Dan schrik je behoorlijk, ik wist meteen dat we onze zaken niet helemaal op orde hadden."

De BSA heeft een anonieme tip ontvangen dat het Haarlemse bedrijf illegale software zou gebruiken. De deurwaarder maakt een inventarisatie van alle software die binnen het bedrijf wordt gebruikt. Chess moet vervolgens alle licentienummers verantwoorden. Dat blijkt een enorme klus omdat het licentiebeheer niet centraal geregeld is.

Laagland: "Systeembeheer vindt losse A-viertjes met licentienummers en van de hoesjes van installatie cd's worden registratienummers genoteerd." Hij wil geen exacte getallen noemen maar uit zijn verhaal wordt duidelijk dat er kopieën van Office in omloop zijn en het aantal licenties voor serverbesturingssystemen niet overeen komt met de sofware die de BSA aantrof.

Hoe heeft het zover kunnen komen?

Laagland geeft een aantal oorzaken voor het insluipen van illegale software binnen zijn organisatie. Het bedrijf dat ongeveer twintig jaar geleden werd opgericht, is steeds meer veranderd van een hardware- naar een software-ontwikkelaar. Tot negen jaar geleden draaide de hele ontwikkelomgeving van het bedrijf op Unix-besturingssystemen. Inmiddels wordt steeds meer Microsoft-software gebruikt.

Laagland: "De strijd binnen ons bedrijf of we over moesten stappen op Microsoft of bij onze Unixomgeving zouden blijven, duurde lang en werkte illegaal gebruik in de hand. Engineers die bijvoorbeeld geen Office hadden, installeerden dat programma om een Word-document te kunnen lezen."

De verspreiding van illegale software komt ook doordat softwareontwikkelaars administratorrechten hebben om programmatuur te installeren. Laagland: "Dat is bij ons bedrijf anders dan bijvoorbeeld bij een bank. Daar hebben gebruikers geen administratorrechten en kan niet zomaar software worden geïnstalleerd. Bij ons kan dat wel."

De lijst van de BSA en de licentienummers die Chess boven tafel haalt verschillen. Het blijkt dat Chess bij overnames het hardwarepark van ongeveer dertig tot veertig pc's en servers overneemt maar niet nagaat welke programma's er op die machines zijn geïnstalleerd terwijl ze wel voor testactiviteiten gebruikt worden.

Het bedrijf gaat ook de fout in met het aantal licenties van Microsoft Developers-software. Er werken meerdere softwareontwikkelaars met dezelfde software terwijl licenties gebruikersgebonden zijn.

Hoe wordt piraterij in de toekomst tegengaan?

De BSA legt het bedrijf een schikking op. De ontbrekende licenties moeten worden aangeschaft en er wordt een schikkingbedrag afgesproken. De directeur wil het bedrag niet noemen maar geeft wel aan dat de afspraak om voor de toekomst licenties af te sluiten met Microsoft zorgt voor korting op het schikkingsbedrag.

Om licentieproblemen in de toekomst te vermijden, is het licentiebeheer voortaan centraal geregeld. Eén persoon is verantwoordelijk. Het bedrijf voert per kwartaal een netwerkscan uit  waarbij wordt nagegaan of alle software die aanwezig is op de apparatuur van het bedrijfsnetwerk de juiste licenties heeft. Laagland benadrukt dat daarnaast per kwartaal steeds een andere afdeling wordt onderzocht op illegale software. Zo worden apparaten die op het moment van de scan niet zijn aangesloten op het netwerk gecontroleerd op illegale software.