Het Nieuwe Werken XXL

De laatste tijd word ik steeds vaker gevraagd mijn mening over Het Nieuwe Werken (HNW) te geven. Een onderwerp dat de gemoederen bezighoudt, maar waar nogal wat verwarring over is. Om wat orde in de chaos te scheppen hierbij een poging om een fasering aan te brengen.

De meeste organisaties hebben het bij het HNW alleen over flexplekken. Een mooi, veelal nieuw, kantoor waarbij iedereen elke dag een plekje moet zoeken waar hij zijn activiteiten voor die dag het beste kan uitvoeren. Het voordeel voor de organisatie is direct in geld uit te drukken, aangezien voor dit concept minder vierkante meter kantoorruimte noodzakelijk is. En: minder meters = minder geld. De consequentie van flexplekken is dat alle informatie digitaal moet worden, zodat het overal binnen het bedrijf beschikbaar is. Voor de managementstijl veranderd er niet veel. Controle op aanwezigheid is ook in deze fase de dominante stijl. Laten wij deze fase HNW Small noemen.

Bij HNW Medium wordt het slechts een klein beetje spannender. De medewerkers mogen nu ook op andere locaties, lees thuis, dan het kantoor gaan werken. Weliswaar wordt hierbij vaak een afspraak voor langere tijd voor gemaakt waarbij de medewerker aangeeft op welke dag c.q. welk dagdeel hij/zij vanuit huis werkt. Afwijkingen hierop moeten eerst aangevraagd en geaccordeerd worden door de direct leidinggevende. In deze fase moet de bedrijfsinformatie en systemen ook buiten de grenzen van kantoor beschikbaar zijn. De managementstijl blijft gebaseerd op aanwezigheid.

Een echte stap wordt gemaakt bij HNW Large. Medewerkers mogen nu zelf bepalen wanneer en waar zij werken. Wel worden er afspraken gemaakt over wanneer iedereen van de afdeling aanwezig is op kantoor om zodoende ook het groepsproces te laten werken, maar de rest van de tijd kan iedereen zelf bepalen waar en wanneer zij hun werkzaamheden uitvoeren. De stap die hier gezet moet worden is niet zozeer op het beschikbaar stellen van informatie en systemen maar met name op de managementstijl. De switch wordt gemaakt van controle en sturing op aanwezigheid naar sturing op output van de individuele medewerkers. Medewerkers worden gewaardeerd als professional en in staat geacht zelfstandig hun werk in te delen en uit te voeren.

Het wordt echt interessant bij HNW XL als niet individuen gestuurd worden op output maar hele teams. Teams krijgen doelstellingen en mogen onderling de werkzaamheden verdelen. Managers houden zich met name bezig met de lange termijn en het operationeel coaching en zorgen voor oplossingen bij eventuele problemen. Operationele sturing gebeurd van binnenuit waarbij ook de teamleden een grote invloed hebben op de beoordeling en ontwikkeling van de individuen in het team. Voor de informatie-infrastuctuur is de uitdaging van individuele beveiliging en autorisaties naar team niveau te gaan. De teamleden moeten onderlinge werkzaamheden en informatie kunnen uitwisselen.

Tot zover mijn bijdrage aan de verwarring rondom Het Nieuwe Werken. Als je vanaf nu verwikkeld raakt in een discussie hierover is het handig om eerst vast te stellen over welke mate van Het Nieuwe Werken het gaat. Mocht je de pech hebben mij tegen het lijf te lopen besef dan dat wij bezig zijn om de XXL vorm te implementeren. Hier verdwijnt de rol van manager en wordt natuurlijk leiderschap op basis van meritocratie geïntroduceerd. Geen aangewezen leiders, maar mensen die op (deel-)gebieden door de omgeving als leider geaccepteerd worden. Teams die volledig zelfstandig opereren, de volle verantwoordelijkheid dragen en besluiten nemen. Teamleden die ondernemend en risicodragend betrokken zijn bij de organisatie. Met mij hierover praten betekend toch al gauw een enthousiast, maar lang verhaal. Wellicht dat ik daarom gevraagd wordt om het maar in een niet te lange presentatie te gieten.