Afgelopen week heb ik mij weer eens lekker kunnen ergeren. Een eenvoudige vraag van mij werd snel al beantwoord met de mededeling dat mijn vraag ontvangen was en dat ik binnen twee weken antwoord krijg. Twee weken! Weet je wat ik allemaal kan doen in die tijd!
Herken je dat ook, je ergeren aan de stroperigheid van organisaties en niet begrijpen waarom het antwoord op een simpele vraag zo lang op zich laat wachten? Ik denk dat dit één van de grootste ergernissen is ten aanzien van werken binnen of werken met grote organisaties. De belangrijkste oorzaak van deze vertraging heeft te maken met het aantal schakels in de keten om tot het antwoord te komen. Elke schakel levert al gauw een verdubbeling van de doorlooptijd op. Een vraag die binnen een dag beantwoord kan worden duurt, als er twee schakels bij betrokken zijn, minimaal twee dagen. Voeg er nog een derde schakel aan toe en de doorlooptijd wordt makkelijk vier dagen. Zodoende kan ik de conclusie trekken dat mijn vraag al gauw langs vier schakels gaat voordat ik er een antwoord op krijg.
Lange tijd hebben it-projecten ook van dit fenomeen last gehad. Met de zogeheten “waterval”-aanpak werd er een keten van activiteiten achter elkaar gezet, waarin volgens een zorgvuldig gemanaged proces, uiteindelijk een resultaat geproduceerd werd. Een resultaat dat zelden aan de verwachtingen en de vraag voldoet. Gelukkig beginnen steeds meer collega’s het licht te zien en bekeren zij zich tot een “agile”-aanpak. Naast vele voordelen en een aantal valkuilen is het vooral een belangrijk middel tegen stroperigheid. Het brengt weer dynamiek en vitaliteit binnen een organisatie. In dat kader zie ik twee belangrijke factoren toepasbaar binnen organisaties.
De eerste factor heeft te maken met de werkverdeling. Traditioneel wordt er door de afdelings- of projectleider een planning gemaakt en worden de taken verdeelt over de beschikbare mensen. De verantwoordelijkheid en het commitment voor het geheel ligt alleen bij deze leider. Bij agile bestaat die rol van “werkverdeler” niet. Het team neemt als geheel de verantwoordelijkheid een bepaald resultaat op te leveren. Teamleden die een activiteit hebben afgerond bepalen zelf welke volgende activiteit zij oppakken. Het lijkt een kleine verandering, maar de effecten zijn zeker de moeite waard. Naast het verhogen van de betrokkenheid en flexibiliteit krijgt ook de productiviteit een impuls en wordt daarmee de doorlooptijd verkort. Ik zie dit als een mooie eerste stap naar vernieuwde vitaliteit binnen een organisatie.
De tweede factor die ik wil aanhalen is het elimineren van onnodige schakels. Zo weinig mogelijk overdrachtsmomenten waardoor er weinig ruimte wordt gelaten voor informatieverlies is hierbij de gedachte. Wij kennen allemaal wel het spelletje van de kring die een zin doorgeeft waarbij aan het eind iets totaal anders terugkomt. Laat degene die iets wil dan ook rechtstreeks praten met degene(n) die het gaan oplossen. Geen extra schakels er tussen van mensen met eigen interpretaties. Dit is waarschijnlijk wat lastiger te implementeren binnen organisaties, maar bedenk dat bij elke eliminatie van een procestap de doorlooptijd gehalveerd wordt.
Het zou voor organisaties goed zijn om eens zorgvuldig te kijken naar deze principes. Bestrijd de stroperigheid en win aan vitaliteit. Ga meer klantgericht werken, verhoog de service, groei in de tevredenheid en betrokkenheid van de eigen medewerkers. De zwakste schakel in de keten is het aantal schakels.
