BI hoort in haarvaten van organisatie

Om business intelligence succesvol te implementeren, dient een organisatie op alle niveaus doordrongen te zijn van de toegevoegde waarde en de noodzaak van relevante informatie. Dit moet als vanzelfsprekend worden ervaren. Dit kan alleen als de bi-implementatie de medewerkers helpt succesvol te zijn. Als zij individueel succesvol zijn in de uitvoering van hun taak, is de organisatie als geheel beter instaat goede prestaties neer te zetten. Maar alles valt of staat met de strategische adoptie van bi.

Natuurlijk spelen cultuuraspecten hierbij een belangrijke rol, maar veel belangrijker nog is de realisatie binnen de directie van een organisatie dat bi een essentieel hulpmiddel is om de strategie uit te voeren en zo de bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Op termijn zullen alleen die organisaties succesvol zijn en kunnen zij de concurrentieslag winnen door op basis van goede informatievoorziening (bij) te sturen.

In dit artikel vraag ik mij hardop af waarom bi dan nog zo vaak als ondersteuning van slechts een deel van een organisatie wordt geïmplementeerd. Waarom is de verantwoordelijkheid voor stuurinformatie niet centraal bij het management belegd? Waarom wordt de adoptie van bi als hulpmiddel nog zo weinig actief uitgedragen door het management van organisaties? Waarom is bi vaak nog steeds een synoniem voor een stuk software?

Hebben we dan niets geleerd van de erp-, crm-, scm- en service management-implementaties? Gaan we met bi weer  een tiental jaren investeren in suboptimalistie en implementatie van software om er vervolgens opnieuw achter te komen dat we weer het middel tot doel hebben verheven? Waar zit dit dan in? Zijn besturen van organisaties bang voor controleverlies en ziet men bi als een bedreiging van hun autonomie? Terwijl we er toch met zijn allen overeens zijn dat informatie macht is. Bi bepaalt niets, het geeft je inzicht in 'one version of reality' ('the thruth' is vluchtig). Het bepaald niet hoe deze 'reality' dient te worden geïnterpreteerd, nog in hoeverre maatregelen nodig zijn en zo ja, welke.

Is het dan misschien de angst voor of onwennigheid met de technologie? Dit laatste kan ik mij toch amper meer voorstellen. De tijd dat managers hun ingekomen e-mail lieten printen en uitgaande e-mail aan hun secretaresse dicteerde lijkt toch ook grotendeels achter ons te liggen.

Zit het hem dan misschien in het feit dat organisaties teleurgesteld zijn in de toegvoegde waarde van hun bi-implementatie? Misschien omdat een bi-implementatie te vaak wordt aangevlogen als een ict-project, met een start en een eind. Dit terwijl bi een continu businessproces zou moeten zijn. Een process dat voortdurend zorg draagt voor een optimale aansluiting van de informatievoorziening aan de veranderende informatievraag van de business. Het gaat te ver om uiteen te zetten hoe dit zou moeten, maar het belang van een strategische focus op dit proces lijkt me evident.

Ik kan mij nog wel voorstellen dat het vertalen van een strategie naar een sturingsmodel een horde is die voor veel organisaties lastig is om te nemen. In recente gesprekken kom ik ook steeds vaker tot de conclusie dat dit voor veel organiosaties zo is. Als de directie al op die manier met zijn strategie wil omgaan, blijkt dat de kennis en kunde hiervoor in veel organisaties ontbreekt. Het opzetten van een goed en flexibel sturingsmodel is ook niet altijd eenvoudig, toch is veel werk vaak al gedaan. Algemene bedrijfsdoelstellingen zijn vertaald naar doelstellingen voor de verschillende bedrijfsprocessen. Het 'enige' wat nog dient te gebeuren is het vertalen van deze doelstellingen in relevante meetbare kengetallen (kpi's) en een decompositie van deze kentgetallen in de onderliggende kwantificeerbare factoren (pi's). Hierover is veel literatuur voor hande, denk maar eens aan de business balanced scorecard. Door realistische doelstellingen te definiëren voor de indicatoren, vervolgens  de verantwoordelijkheid voor het realiseren van deze doelstellingen te beleggen bij de juiste functionarissen en ervoor te zorgen dat zij een persoonlijk belang hebben bij het behalen van die doelstellingen, ontstaat vanzelf de behoefte naar deze en aanvullende informatie. Daarnaast bestaat vanzelf een betrokkenheid bij het de definitie van deze kengetallen en de manier waarop deze zouden moeten worden gemeten.

Bestuurders moeten gaan inzien dat bi een essentiële factor is voor hun succes. Sterker nog, de roi van bi zou wel eens sterk onder druk kunnen staan als er geen sprake is van een integrale, strategische adoptie.

Ik realiseer mij dat ik op punten in dit artikel hier en daar wat chargeer, maar het is natuurlijk ook mijn doel om uit te nodigen tot discussie over dit aspect van bi. Hoe dan ook, het blijft wat mij betreft een feit dat er nog veel evangelisatie op het gebied van stategische adoptie van bi nodig blijft.