Stop tijdverspilling met enterprise mailmanagement

Prominente ecm-deelgebieden betreffen het managen van webcontent, documents, records en digital assets. Daarnaast spelen de hieraan gerelateerde businessprocessen een belangrijke rol. Ook heeft social networking en/of collaboration zich inmiddels gemanifesteerd als ecm-deelgebied en kan search worden meegerekend. Als we nu echter de vraag 'Met welke ongestructureerde content kom je het meest in aanraking?' stellen aan de gemiddelde information worker, dan stel ik, indien hij hierover goed nadenkt, dat dit waarschijnlijk e-mail is. Toch is hiervoor nog geen geschikte ecm-oplossing.

Een Googleoopdracht op mailmanagement levert wel één en ander op. En natuurlijk is e-mailintegratie wel een onderdeel van veel ecm-suites. Dit is in de basis echter niet veel meer dan de mogelijkheid om e-mail op te slaan in een document management-oplossing. Verder slaat de integratie nogal eens op het ophalen van informatie uit het ecm-systeem in een e-mailclient. Denk hierbij aan e-mailalerts  uit het ecm-systeem of vanuit de e-mailclient workflowstappen uitvoeren. Dit is niet gericht op het beheren van mail an sich. Het is dan ook niet een volwassen totaaloplossing die structureel belangrijke aspecten als e-mailkennisdeling, archivering, metadatering en security integraal adresseert. De bestaande oplossingen zijn ad hoc en staan los van elkaar.

En ondertussen is het maar afzien. Hoeveel medewerkers hikken niet tegen een corporate limiet aan van de mailboxgrootte. Waarom moet de grootte eigenlijk worden beperkt? Voor referentiedoeleinden is het toch handig om e-mail te bewaren?  Een veelgehoorde reden om wel te beperken is dat documenten niet in de mail opgeslagen horen te worden. Zolang e-mail de beperkingen omtrent structuring, beveiliging en kennisdeling heeft zoals nu, ben ik het hier mee eens. Maar het is helaas arbeidsintensief om het telkens wel op de juiste plek op te slaan en dan raakt vaak de context van de bijbehorende mail ook nog eens zoek. Verder geldt het probleem dat, als je e-mail wilt structureren, de enige bestaande optie is om ouderwetse hiërarchische mappenstructuren te bouwen. Hoeveel uur ben jij kwijt met het heen en weer slepen van mailtjes naar mappen? Zonde! Waarom kan dit niet worden gecategoriseerd door mail te metadateren met een categorie waardoor deze automatisch op meerdere plekken terecht komt zonder al dat gesleep (relationele opslag)?

Al met al: Het ontbreken van volwassen e-mailmanagement is een groot gemis! Op alle prominente ecm-gebieden zijn voorzieningen, zoals delen van informatie, schaalbaarheid, metadatering, workflow en dergelijke doorgedrongen. Dus het is tijd voor een volgende generatie e-mailmanagement. Ik geef alvast de werktitel enterprise mailmanagement (EMM) mee. Met EMM moet e-mail moet eenvoudig centraal beschikbaar kunnen worden gesteld in een corporate repository op aangeven van de ontvanger, zonder oplslagbeperking, met automatische opslag van documenten in een dms, relationele opslag met rating enranking. En zo kan ik nog wel meer verzinnen. Wie springt in dit gat in de markt?