MKB houdt voorlopig vast aan papieren factuur

Middelgrote en kleine ondernemingen vinden het voorlopig niet noodzakelijk om de verwerking van facturen volledig te digitaliseren. Dat blijkt uit onderzoek onder vijfhonderd Nederlandse ict-beslissers en leidinggevenden binnen het mkb.

Kleine en middelgrote ondernemingen houden vast aan de papieren factuur. Dat blijkt uit onderzoek onder ruim vijfhonderd ict-beslissers en leidinggevenden bij Nederlandse bedrijven met maximaal vierhonderd man personeel. Het onderzoek naar digitaal factureren binnen het Nederlandse mkb is in opdracht van documentbeheer- en printerleverancier Ricoh uitgevoerd. Het Amsterdamse onderzoeksbureau PanelWizard verzamelde de gegevens.

Bij 66 procent van de mkb-bedrijven worden facturen voornamelijk handmatig afgehandeld. Eenvijfde factureert digitaal. Vier op de vijf medewerkers verwacht over vijf jaar zijn facturen nog steeds op dezelfde manier te verwerken. Daarmee lijken ze weinig haast te hebben om de verwerking van de papierstroom te automatiseren, al verwacht eenvijfde van de ondervraagde mkb-ers dat binnen vijf jaar alle facturen van het bedrijf digitaal worden afgehandeld. Veertig procent van de respondenten verwacht dat een deel van de facturen altijd per post zal worden verstuurd. Vooral ouderen hebben de voorkeur voor de handmatige verwerking van facturen.

Ergernis

Volgens de onderzoekers ergeren de ondervraagden zich aan de tijd die de afhandeling van facturen kost. Gemiddeld kost de verwerking van facturen een ondernemer veertig uur per maand. De ondervraagden balen ook van facturen die te lang blijven liggen en het gebrek aan zicht op de status van facturen. Daardoor kunnen facturen zoekraken of betalingen verkeerd lopen. Ruim de helft van de ondervraagde ondernemers vindt dat een partner onbetrouwbaar is als facturen niet, te laat of onjuist worden betaald.

Leverancier Ricoh zegt de administratie efficiënter en overzichtelijker te maken met de automatisering van processen en de digitale verwerking van facturen. Het is de vraag of middelgrote- en kleine bedrijven bereid zijn om daarin te investeren. Van de ondervraagde bedrijven schat een derde dat de maandelijkse kosten voor factuurverwerking (aantal manuren keer uurtarief medewerker ) op duizend euro in de maand uitkomen. Eén op de tien zegt dat de verwerking van facturen tussen de duizend en 1500 euro kost. Datzelfde aantal schat de kosten op 2500 tot 10.000 euro. Ongeveer de helft van de ondervraagden weet niet wat de kosten zijn de verwerking van facturen.