Nieuwe patiëntregistratie bij St. Antonius Ziekenhuis

Kanshebber voor de award Beste Business Case 2009

In de strijd om de beste business cases van 2009 heeft ook Ricoh een inzending gedaan. Met het project 'St. Antonius Ziekenhuis' dingt het bedrijfj mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case hebben tot doel om betere oplossing te bieden voor ponsplaat, zodat er minder fraude plaatsvindt, er betere dienstverlening naar patiënt gegeven kan worden en de wachtrijen verminderen.

Volle wachtkamers, veranderende wetgeving en de vraag naar een betere dienstverlening luidden het begin van het einde in van de bekende ponsplaat. Er waren diverse wensen vanuit het St. Antonius Ziekenhuis voor het verbeteren van de dienstverlening richting de patiënt, onder andere door de wachtrijen aan de inschrijfbalies te verminderen en de kwaliteit van de patiëntregistratie te verbeteren, hetgeen de patiëntveiligheid ten goede komt. Daarnaast om het patiëntlogistieke proces beter te stroomlijnen en de daarmee gepaard gaande kosten beheersbaar te maken. De resultaten van dit project bieden naast het directe resultaat veel mogelijkheden om op het gerealiseerde platform de kwaliteit van de dienstverlening naar de patiënt verder te verhogen met meer efficiëntie.

Patiëntregistratiezuilen

Bij dit project waren Ricoh, Phi Data, Logis.P en natuurlijk verschillende afdelingen van het St. Antonius Ziekenhuis betrokken. Het project is eind 2008 gestart en is augustus 2009 afgerond. In totaal zijn er vijfhonderd mandagen in het project gaan zitten.

'Er waren diverse wensen bij het St. Antonius Ziekenhuis', aldus Pieter Rahusen van Ricoh. 'Stapsgewijs worden oplossingen van Ricoh geïmplementeerd om deze wensen in te willigen. Om de uitstraling van het ziekenhuis te verbeteren is gekozen voor een nieuwe patiëntenpas. Deze pas bevat naast het patiëntnummer (burgerservicenummer) in barcode tevens de pasfoto van de patiënt. Op de verschillende inschrijfbalies zijn zogenaamde ID-lezers ingezet, waarmee het paspoort, de identiteitskaart of het nieuwe rijbewijs van de patiënt automatisch wordt ingelezen. Daarnaast is er een interactieve patiëntregistratiezuil ontwikkeld, waarmee de patiënt in staat wordt gesteld om zelf een nieuwe patiëntenpas aan te maken. Voor de aansturing van de ID-lezers op de inschrijfbalies en patiëntregistratiezuilen wordt er gebruik gemaakt van Logis.P-software. Omdat met de introductie van de nieuwe patiëntpassen het gebruik van afslagapparatuur op de poliklinieken en verpleegafdelingen is komen te vervallen, zijn daarvoor etikettenprinters en barcodelezers ziekenhuisbreed uitgerold.'

Koppeling met EPD

Door het project is de werkdruk voor de baliemedewerkers afgenomen, doordat gegevens van de patiënt automatisch worden uitgelezen. De wachtrijen zijn afgenomen door de inzet van patiëntregistratiezuilen. Rahusen: 'De registratie van de patiënt is sterk vereenvoudigd, de inschrijfprocedure is nu sneller, kwalitatief beter, veiliger en met kortere wachttijden. De patiëntenpas met pasfoto garandeert unieke herkenning van de patiënt op de poliklinieken en de verpleegafdelingen. De koppeling tussen patiëntenpas en EPD wordt gemaakt middels de barcode. Hierdoor is de kwaliteit en veiligheid van de zorg vergroot en wordt de kans op fraude ook kleiner, wat weer scheelt in de kosten voor het ziekenhuis.'

Ricoh meent dat het project vernieuwend is doordat het registratieproces vereenvoudigd is en efficiënter is gemaakt. De patiënt laat simpelweg zijn identiteitsbewijs uitlezen. Indien zijn identiteitsbewijs is voorzien van een rfid-chip, wordt de daarin aanwezige pasfoto automatisch uitgelezen. Bevat het identiteitsbewijs geen rfid-chip, dan wordt een pasfoto met een webcam gemaakt. Vervolgens worden direct enkele automatische controles uitgevoerd die voor de bedrijfsvoering van belang zijn. In de eerste plaats worden de legaliteit van het identiteitsbewijs en de BSN-gegevens gecontroleerd door een koppeling met het SVB-Z. In de tweede plaats vindt er een koppeling met VECOZO plaats, waardoor de verzekeringsgegevens van patiënten worden gecontroleerd en zo nodig automatisch worden geüpdatet.

Werkplek besparen

Het primaire doel van de inzet van patiëntregistratie van Ricoh is het verminderen van wachtrijen aan de balie en het vergroten van de kwaliteit van de patiëntregistratie. Oftewel, het verbeteren van de dienstverlening naar de patiënt. Het ontlasten van de werkdruk bij de inschrijfbalies was een secundair doel. Door de inzet van patiëntregistratiezuilen werd voorkomen dat de huidige bezetting van de inschrijfbalies op korte termijn moest worden uitgebreid. Op termijn verwacht het St. Antonius Ziekenhuis wel dat op de huidige bezetting van de inschrijfbalies een werkplek bespaard kan worden.

Beste business case van 2009

Ook meedoen aan deze competitie? Zorg dan dat je ook je business case uitwerkt en indient bij de redactie van Computable. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.

Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.

Meld nu jouw business case aan!