Rekenkamer adviseert Rijk over informatiebeheer

'Rijk focust bij ECM te veel op achterstand'

De Algemene Rekenkamer gaat het Rijk adviseren over informatiebeheer. Volgens de Rekenkamer is informatiebeheer bij de rijksoverheid te veel gericht op de aanpak van bestaande problemen zoals archiefachterstanden en wordt er te weinig nagedacht over automatisering van de informatiehuishouding. 'De overheid heeft bijvoorbeeld bij de archivering van bestanden nog geen antwoord op ontwikkelingen zoals e-mail, sms en twitter', schrijft de Rekenkamer.

De Algemene Rekenkamer voerde een achtergrondstudie uit naar informatiebeheer bij het Rijk. Daarin schrijft het dat het Rijk, ondanks de vele energie die er de afgelopen drie decennia in is gestoken, 'worstelt' met het beheer van informatie.' De Rekenkamer gaat oplossingen voor de korte en lange termijn aandragen.

De Rekenkamer: 'In theorie is het niet zo ingewikkeld om de informatiehuishouding goed te regelen. Geef bijvoorbeeld aan hoe en waar informatie wordt opgeslagen, maak afspraken over metadata (beschrijvende kenmerken en context van een document red.) en automatiseer procedures op het terrein van de informatiehuishouding.' De onderzoekers stellen dat die afspraken en regels per departement vaak enorm verschillen.

Archiefachterstand

Het Rijk kampt met een grote archiefachterstand, ongeveer achthonderd strekkende kilometer aan papieren bestanden die sinds 1976 zijn bewaard, moet bewerkt worden. Daarbij moet bepaald worden welke bestanden bewaard blijven en welke documenten vernietigd kunnen worden. In eerste instantie richt het Rijk zich op driehonderd strekkende kilometer archief die dringend moet worden uitgeplozen.

De Rekenkamer stelt: 'De laatste jaren is het besef gegroeid dat het probleem van die achterstanden nog niets is vergeleken bij het probleem van de enorme dagelijkse aanwas van digitale documenten waarvan moet worden vastgesteld of ze moeten worden bewaard dan wel vernietigd.'

Om zijn rol als externe controleur goed te kunnen uitvoeren, heeft de Rekenkamer er baat bij dat de informatievoorziening bij ministeries op orde is. De Rekenkamer publiceert binnen enkele maanden een plan van aanpak.