'Intelligente documenten' vormen basis voor efficiëntie

Ongeacht platform en programma moet bestand altijd en overal gelijk zijn

De Europese Commissie, de Britse overheid en het Homeland Department van Massachusetts gebruiken het. De Cultuurnota van het ministerie van OCW is ermee gemaakt. 'Portable document format' ofwel pdf, het bestandsformaat dat Adobe gebruikt als basis voor intelligente documenten.

In de hal van een hotel aan de Prinsengracht in Amsterdam, met een klassieke uitstraling, bespreekt Shantanu Narayen de moderne vormen van documentbeheer. De executive vice president of worldwide products bij Adobe Systems verklapt een geheimpje. "Minister-president Blair van Groot-Brittannië is in de problemen gekomen met zijn Irak-beleid door een persbericht. Dat was een Word-bestand waarop alle commentaren voor iedereen zichtbaar waren. Dat zou met een pdf-bestand nooit zijn gebeurd." De vraag is of dat een zegen voor de mensheid is. Zeker is in elk geval dat Blair het spitsroeden lopen op zijn minst had kunnen uitstellen. Niet voor niets, laat Narayen er veelbetekenend op volgen, zijn nu alle Britse overheden verplicht alle documenten in het pdf-formaat op te maken, te bewerken en op te slaan.
Hiermee heeft Narayen het belang van zijn boodschap cachet gegeven. Hij toert door Europa om de voordelen van het Intelligent Document Platform van Adobe uit te dragen. Pdf vormt de kern van dit platform. Iedereen die een beetje surft op internet heeft al kennisgemaakt met dit bestandsformaat.

Stroomlijnen

Overheden, zo onderwijst Narayen, zijn overal bezig efficiënter te werken om kosten te besparen. Tegelijk gebruiken ze intern een XML-standaard voor onderlinge communicatie. Burgers hebben te maken met verschillende loketten en verscheidene bestandsformaten. "Een overheid kan een burger niet verplichten bepaalde software te kopen om haar

Korte pdf-geschiedenis Het 'portable document format' begon zijn leven als een concept voor het 'papierloze kantoor' binnen een intern project bij softwareleverancier Adobe Systems. Doel was een bestandsformaat te ontwikkelen dat het mogelijk maakt documenten door de onderneming heen te routeren en te gebruiken, ongeacht de besturingssystemen. Pdf is een universele bestandsindeling waarmee lettertypen, afbeeldingen, grafische voorstellingen en vormgeving van elk willekeurig brondocument behouden blijven, ongeacht het programma of het platform waarmee het document werd gemaakt. Bovendien zijn de bestanden compact. Op een Seybold Seminar in 1991 sprak Adobe voor het eerst over het systeem, dat toen nog ips (interchange postscript) heette. Een jaar later, op de Comdex, volgde de officiële presentatie van de technologie onder haar huidige naam: pdf (portable document format). Het duurde tot 1994 voordat Adobe meer zag in de technologie dan alleen een doorgeefluik dat de vorm en inhoud van een document consistent houdt op elk besturingsplatform. De onderneming ging zijn pdf-formaat toepassen in zijn dp-systemen (desktop publishing). Aanvankelijk waren de toevoegingen aan het bestandsformaat dan ook vooral bedoeld om opmaak en afdruk van documenten in lijn te brengen. In 2001, met de introductie van Acrobat 5 (de familie pdf-producten heet Acrobat), breekt de oplossing uit de drukkerijwereld en heeft de software allerlei toevoegingen gekregen die sowieso handig zijn in de omgang met documenten. De ISO PDF/X-specificatie is het standaard bestandsformaat voor de digitale distributie van advertenties voor publicatie. De jongste versie is Adobe Acrobat 6. De Reader, het programma dat pdf-bestanden inleest, is voor iedereen gratis via internet op te halen.

documenten te kunnen lezen", vindt Narayen. "Juist overheden willen voorkomen dat er een scheiding t in de samenleving tussen mensen die wel en degenen die niet genoeg geld hebben om computersystemen aan te schaffen. Met Reader hebben wij een universele client die gratis beschikbaar is voor alle smaken besturingssystemen, inclusief handpalmcomputers. Wereldwijd zijn er al vijfhonderd miljoen Readers geïnstalleerd op computers; daarmee beschikken we over een stevige basis." Hij voegt eraan toe dat de Reader ook in de toekomst gratis beschikbaar blijft.
Een andere, eveneens gratis, universele client is de webbrowser. Die heeft, als het om documenten gaat, echter een aantal nadelen. Allereerst zien documenten er bij verschillende browsers of browserversies niet hetzelfde uit. Tijdens het navigeren verlies je gegevens, het is lastig om gegevens op te slaan en als je 'slimme' formulieren wilt maken, is nogal wat programmeerwerk nodig. Bovendien kun je er niet offline mee werken.
Het is lastig binnen organisaties de samenwerkingsprocessen te stroomlijnen, omdat er tal van toepassingen en platformen zijn voor het maken van documenten en er tegenwoordig ook veel bestandstypen (zelfs filmpjes) in een document kunnen zijn opgenomen. Daarbij is het onmogelijk om controles te volgen. Tegelijk wil iemand zeker weten dat een document bij iedereen het gewenste uiterlijk heeft en dat mensen in staat zijn het bestand ook offline te lezen, te bewerken en op te slaan. Iets waar overheden ook van afwillen, is het handmatig invoeren van documenten. Het overbrengen van gegevens van het ene formulier in het andere bijvoorbeeld kan soms niet automatisch gebeuren omdat de platformen niet op elkaar zijn afgestemd.

Ruggengraat

Het antwoord van Adobe, zo zegt Narayen, is het Intelligent Document Platform. Een intelligent document vormt de ruggengraat van het platform. Intelligente documenten bestaan uit drie basisonderdelen. Er is een presentatielaag, gebaseerd op pdf, die rijke inhoud ondersteunt: tekst, afbeeldingen, foto's en multimedia. Verder is er de bedrijfslogicalaag, waarin berekeningen kunnen plaatsvinden, zoals valutaomrekeningen en gegevensvalidaties. Tegelijk worden in deze laag de stappen gedefinieerd voor de routering van de werkstromen.
De derde laag is de XML-gegevenslaag. Deze biedt de mogelijkheid XML-data vast te leggen en te verplaatsen tussen mensen en systemen of tussen systemen onderling. Voor dit laatste heeft Adobe vorig jaar november de technologie van het bedrijf Yellow Dragon overgenomen. Deze firma was gespecialiseerd in eb XML dat automatische verwerking (zelfs tussen machines onderling) van documenten mogelijk maakt.
Met het platform kan je via de Adobe Document Server for Reader Extensions tal van functionaliteiten toekennen aan documenten, zoals de mogelijkheid om het te printen, handtekeningen te plaatsen en rechten te beheren (het al dan niet mogen wijzigen van documenten of opmerkingen kunnen plaatsen dan wel lezen). "Wij ondersteunen 128 bits encryptie, en bieden wachtwoordbescherming en de mogelijkheid om de geldigheidsduur van een document aan te geven. Het veiligheidsdepartement Homeland in Massachusetts heeft het platform gebruikt om mensen formulieren ter beschikking te stellen die ze konden ondertekenen en via internet of mail konden terugsturen. Wij kunnen alle vormen van handtekeningen verwerken. Een ministerie kan dus zelf bepalen welke handtekeningen het wil gebruiken", zegt Narayen.

Training

Voor het werken met de Acrobat-producten moet je mensen trainen. De Reader is tamelijk intuïtief, maar het vergt aandacht om ervoor te zorgen dat iedereen binnen de organisatie met dezelfde versie werkt. Voor het genereren en manipuleren van documenten en het toekennen van rechten is training vereist.
Onderdelen van het platform zijn een Form Server (voor het genereren van generiek beschikbare formulieren) en een Workflow Server. Adobe heeft veel tijd besteed aan het kunnen archiveren van pdf-bestanden, omdat tal van overheden en civielrechtelijke instanties een bewaarplicht opleggen. De Belastingdienst bijvoorbeeld eist dat de boekhouding van een bedrijf zeven jaar lang bewaard wordt. "Wij zorgen ervoor dat een pdf-bestand dat nu wordt gearchiveerd in de toekomst nog steeds intact valt te reproduceren", belooft Narayen.
Adobe werkt in Nederland samen met systeemintegrator DSoft en grotere organisaties als IBM en Accenture. Tevens is er een samenwerkingsverband met SAP voor oplossingen in de publieke sector. Klanten zijn onder meer de Kamer van Koophandel en diverse overheidsorganen, zoals het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dat de Cultuurnota 2005-2008 samenstelt via het Adobe-platform. Aan die nota werken tal van mensen tegelijk.