Shared Service Centers bij Content en Creyf's

Veel organisaties besteden tegenwoordig aandacht aan het structureren van brondata in datawarehouse-omgevingen. Actuele en betrouwbare rapportagegegevens zijn belangrijk voor een accurate bedrijfsvoering. Ook kan aangetoond worden dat organisaties die sturen op basis van cijfermatige managementinformatie, zich effectief onderscheiden van andere.

Wanneer rapportagecycli korter zijn en er grote afhankelijkheden zijn voor de planning en de resultaten van de organisatie, wordt het belang van een goede informatiehuishouding steeds groter. Steeds meer organisaties ondersteunen die informatiehuishouding door middel van een datawarehouse. Het Shared Service Center van enkele Nederlandse uitzendorganisaties waaronder, Content en Creyf's, vroeg aan Kadenza hen hierbij te ondersteunen.

Probleemstelling

Het Shared Service Center verzorgt dagelijks de informatievoorziening voor onder meer de Nederlandse Content en Creyf's, die onderdeel uitmaken van USG People NV, een Europees concern waarbinnen verschillende uitzend- en detacheringbedrijven vallen. Uitzenden kent een wekelijkse cyclus van verloning en facturatie. Bij uitzendorganisaties bestaat hierdoor een expliciete behoefte aan een wekelijks inzicht in de financiële- en stuurinformatie.

Het SSC heeft als beheerder van de informatiesystemen te maken met wekelijkse rapportageperiodes. Het SSC wordt elke week opnieuw geconfronteerd met de uitdaging de basis van de informatiearchitectuur in het datawarehouse sluitend te krijgen. Eric Fickel, hoofd Applicaties en Projecten bij het SSC signaleerde de vraag naar de verbetering van de informatievoorziening: "De key users van de informatie zoals de directie, de business analisten en managers liepen regelmatig aan tegen rapportages die een onvolledig of vertekend beeld gaven. De rapportages werden gegenereerd met informatie uit verschillende systemen, die vervolgens samengebracht werden in het datawarehouse.

Soms bleek de data vanuit de bronsystemen niet compleet of niet tijdig aangeleverd te worden. Het was voor de beheerder van het datawarehouse zeer moeilijk om de gegevens te controleren. Inhoudelijk is die immers niet betrokken en technisch werd hij in de mogelijkheden beperkt. Eén van de belangrijkste bronsystemen werkt namelijk op basis van het ASP-model. Hierdoor ontstonden aanleveringproblemen die resulteerden in onjuiste en onvolledige rapportages. Dat was onacceptabel, want juist voor ons type organisatie is het erg belangrijk dat de gegevens in de managementrapportages tijdig, volledig en correct zijn. Het werd ons duidelijk dat we behoefte hadden aan verbetering van de controle op de laadstromen van het datawarehouse. Daarnaast hadden we ook vraagtekens bij de beheerbaarheid van onze rapportageomgeving."

Ook voorspelde Eric Fickel een groei in de informatiebehoefte. "Doordat we de verbeteringen aan het datawarehouse grondig wilden aanpakken, wilden we in de toekomst voorzien in de mogelijkheid om de mensen in de organisatie meer en andere informatie beschikbaar te stellen. Bij de opdrachtformulering hebben we benadrukt dat we een audit wilden doen op de bestaande informatiebehoefte en dat er tevens gekeken moest worden naar de mogelijkheden om flexibel uit te breiden in de toekomst."

Waarom Kadenza?

Eric Fickel: "Wij werkten op het gebied van Business Intelligence samen met een aantal preferred suppliers. Voor de audit en het vervolgtraject vonden we het erg belangrijk een onafhankelijke partij te vragen. "Het SSC zocht een partner die zowel een onafhankelijke audit kon uitvoeren, als gedegen aanbevelingen doet én in de praktijk ondersteunt bij het oplossen van de Business Intelligence-problemen rondom de informatievoorziening. Daartoe wendde Eric Fickel zich tot Kadenza, specialist op het gebied van Business Intelligence- en datawarehousevraagstukken: "In eerste instantie voerde Kadenza de audit uit en adviseerde ons uitgebreid op de verbeterpunten. De aanbevelingen werden goed ontvangen door onze interne klanten, de business van de organisatie. In overleg met hen besloten we de meeste aanbevelingen door Kadenza te laten uitvoeren. Kadenza bleek niet alleen goed in de audit, maar gaf ook concrete aanbevelingen en ondersteunde ons in de praktijk bij het implementeren."

Aanpak Kadenza

Nadat Kadenza de audit afgerond had, bleek dat het laadproces en de beheerstructuur van de rapportageomgeving voor problemen zorgden. Fickel: "De gegevens in het datawarehouse waren niet altijd compleet, hetgeen resulteerde in incorrecte rapportages. Er bleek onvoldoende controle te zijn op de aangeleverde data voor het datawarehouse en in de laadprocessen was incorrectheid op sommige records toegestaan."
Kadenza adviseerde op dit gebied een zogenoemde ‘business hardening' waarin de configuratie aangepast werd. Tevens werd de verwerking van gegevens geconditioneerd door middel van workflows in plaats van scripting. Ook werden gegevens al vroeg in het laadproces automatisch gevalideerd. Daarnaast adviseerde Kadenza de arbeidsintensieve taken terug te brengen door het automatiseren van de laadprocessen en verschillende verbeterpunten voor performance.
Een ander verbeterpunt lag in de rapportagestructuur. "We werkten met verschillende versies van Business Objects, onze rapportagetool", licht Fickel toe. "Bij sommige rapportages moesten de eindgebruikers hun informatie halen uit verschillende ‘universes', de semantische business laag over de data heen. In sommige gevallen was het zelfs zo dat de benodigde informatie van een rapport niet beschikbaar was of vanuit meerdere universes gehaald moest worden. Daardoor waren mensen voor een verzoek tegelijkertijd aangewezen op verschillende bronnen of konden gewoonweg niet beschikken over bepaalde informatie. Je begrijpt dat dat geen wenselijke situatie was."
Kadenza hielp de informatievoorziening aan te passen. "Ze kwamen met aanbevelingen op het gebied van beveiliging en stelden voor om de universes aan te passen, zodat we per werkmaatschappij onderscheid kunnen maken in de gegevens en de rapportages", aldus Fickel. Ook ondersteunde Kadenza de migratie naar versie 6.5 van Business Objects. Kadenza adviseerde tevens een aantal verbeterpunten op het organisatorische vlak. "Naast de kwalitatieve verbetering die dat oplevert in de gegevens zelf, konden we daarmee ook het draagvlak voor het verandertraject vergroten", zegt Fickel.
Kadenza schreef een projectaanpak gebaseerd op verschillende deeltrajecten en hielp de beheerdersorganisatie bij het verandertraject. Zij voerden buiten de dagelijkse processen om verbeteringen in de systemen door en hielpen de Business Objectsomgeving te upgraden. De consultants van Kadenza begeleidden en trainden de beheerders gedurende het gehele proces en bleven ook na de oplevering betrokken voor onder meer coaching, hulp bij de herstructurering van documentatie, autorisaties en beveiliging van de Business Objects-omgeving en de inrichting van de nieuwe universes.

Resultaten business

Het Shared Service Center van USG People beschikt momenteel over sterk verbeterde rapportagemogelijkheden. "Niet alleen leveren onze systemen nu tijdig en accuraat de gewenste gegevens, ook is de awareness bij onze interne klanten erg verbeterd. We werken nu echt gezamenlijk aan een optimaal resultaat, waardoor we nog nauwelijks klachten ontvangen vanuit de werkmaatschappijen", aldus Fickel. "Bovendien werken we veel efficiënter. De datawarehouse-omgeving vraagt minder beheerinspanning. Door de upgrade van de Business Objects-omgeving zijn de rapportages nu overzichtelijker. De opzet is flexibel zodat de rapportagemogelijkheden in de toekomst eenvoudig door ons zelf zijn uit te breiden."
Toch zijn er incidenteel rapportages incompleet. Fickel: "We hebben ervoor gekozen om ook die rapportages door te laten naar de eindgebruikers. Echter tegenwoordig is er een besluitmoment vanuit de business om dit wel of niet door te laten lopen. Zeker met een rapportagecyclus van slechts een week kunnen we het ons niet veroorloven om in zo'n geval helemaal geen beeld te geven van omzetten en resultaten. Ook geven we onze afnemers zo inzicht in het belang van het volgen van de proces-stappen en verwachten dat in de toekomst alleen maar verder te verbeteren."

Resultaten technisch

Op technisch gebied zijn resultaten geboekt op het niveau van het datawarehouse en op het niveau van de rapportageomgeving. De datawarehouse-omgeving is beheertechnisch vereenvoudigd. Binnen Oracle Warehouse Builder werden de ETL-processen - voor het verkrijgen van de juiste data, het transformeren en het laden ervan - vastgelegd in mappings en werd de architectuur aangepast. Ook werd bij de verwerking van data de controle voor uitzonderingen (‘exception controle'), de validatie en de performance verbeterd, waardoor de publicatiemogelijkheden werden geoptimaliseerd. De managementrapportages werden verbeterd door de up-grade van Business Object naar versie 6.5.