Polici Patrol laat post voldoen aan de bedrijfsregels

Regels voor de e-mail

E-mails hebben tegenwoordig een wettelijke status en dus kan en mag er niet zomaar willekeurig wat in staan. Een programma dat alle uitgaande e-mails aanpast aan de bedrijfsvereisten en dus aan de reglementen is bijgevolg heel interessant. Policy Patrol is een dergelijk product.

De naam 'Policy Patrol' doet meteen denken aan een beveiligingsproduct, en wel eentje dat de bedrijfsreglementen afdwingt. Onder de grote noemer beveiligingsproducten vinden we immers zogenaamde 'policy enforcers', hulpmiddelen om bedrijfsreglementen inzake netwerk- en internetgebruik op te leggen. Policy Patrol doet dat inderdaad voor de e-mail. Het doet zijn werk als een toevoeging aan demailserver (Exchange 5.5/2000/2003 of Lotus Notes/Domino) die alle uitgaande e-mails overeenkomstig de door de gebruiker vastgelegde richtlijnen maakt. Het meest eenvoudige voorbeeld hiervan is het toevoegen van een zogenaamde 'disclaimer' of voorbehoudsformulering onderaan een e-mail. De meeste disclaimers dienen gewoon om aan te geven dat de schrijver van de e-mail in eigen naam schrijft en dus niet het standpunt van het bedrijf vertegenwoordigt.
Men kan echter nog heel andere behoeften hebben. Zo kan het de wens zijn reclame voor het bedrijf of de diensten of producten aan e-mails toe te voegen, of allerlei waarschuwingen of mededelingen die afhankelijk zijn van wie de e-mail schrijft of vanuit welke bedrijfsafdeling dit gebeurt.

Structuur

Policy Patrol is in een aantal varianten verkrijgbaar. Policy Patrol Zip is de meest eenvoudige vorm met alleen ondersteuning voor het uitpakken en weer inpakken van zip-archiefbijlagen.
Policy Patrol Disclaimers biedt ondersteuning voor disclaimers (voorbehoudsverklaringen) en 'signatures' (ondertekeningen).
Policy Patrol Spam Filter verwijdert spam. Policy Patrol Enterprise ten slotte doet heel algemeen aan 'inhoudsfiltering' en omvat dus al het voorgaande.
Policy Patrol bestaat uit een serverdienst die op de mailserver draait en een beheerprogramma om een en ander vanaf het werkstation te beheren. Dat laatste heet trouwens Policy Patrol Administration of kortweg PPA.
Als men Exchange 2000 of 2003 draait kan Policy Patrol Server of kortweg PPS op dezelfde computer worden geïnstalleerd, maar als het veel gebruikers moet ondersteunen of als er andere versies van de mailserver draaien, moet PPS zijn eigen computer krijgen. Voor Exchange vereist PPS trouwens het gebruik van Active Directory. PP kan namelijk de Active-Directorystructuur voor groepen en gebruikers gebruiken voor de configuratie van de disclaimers, signaturen en inhoudsfiltering.

Disclaimers

In essentie is een disclaimer een stukje tekst dat een voorbehoud formuleert op de inhoud van de e-mail waaraan het toegevoegd wordt. Zoals gezegd kunt u met PP verschillende soorten disclaimers definiëren. De inhoud van een dergelijke disclaimer bestaat natuurlijk uit tekst, maar PP heeft ook macrovelden ('merge fields') voorzien. Met macrovelden kan men specifieke waarden automatisch laten invullen in een disclaimertekst, zoals datum en tijd, naam of e-mailadres van zender of ontvanger, en nog meer informatie vanuit de AD-structuur.

Productinfo Product: Policy Patrol 3.5 Producent: Red Earth Software, http://www.policypatrol.com Leverancier: Red Earth Software Afdeling Benelux, tel. +44 20 86 05 90 74 ext 14, e-mail: benelux@redearthsoftware.com Adviesprijs (excl. BTW): 355 euro (10 gebruikers Enterprise-editie; onderhoud 71 euro/jaar), probeerversie downloadbaar Systeemvereisten: Microft Exchange Server versie 5.5/2000/2003 met Active Directory; Lotus Notes of Domino server onder Windows 2000

De opmaak van de disclaimer kan in platte tekst, maar PP ondersteunt ook html en rtf. Hierbij kunnen specifieke fonts en kleuren worden gekozen voor teksten. Het gebruik van afbeeldingen is hierbij ook voorzien. Men krijgt bij PP trouwens een vrij groot aantal voorbeelddisclaimers.
Als er meerdere disclaimers van toepassing zijn op een e-mailbericht, kan men PP instellen om er maar één of meerdere onder te zetten. Een zijfunctie is het automatisch ondertekenen van e-mails: hierbij wordt een disclaimer gebruikt die alleen maar signatuurinformatie voor een e-mail bevat (zoals naam en e-mailadres plus de contactinformatie voor het bedrijf).

Spamfiltering

De spamfilter in Policy Patrol werkt met Bayesiaanse filtrering en dat is vooralsnog de beste manier. Dit filter kan door training effectief leren wat spam is en wat niet.. Daarnaast ondersteunt PP standaardvoorzieningen van e-mailspamfilters die niet Bayesiaans zijn: analyse van de berichtkop, zoektermen met sleutelwoorden en patroonvergelijking, het in real time toepassen van zwarte lijsten, controles op niet aan de standaard tegemoetkomende html, beelden in e-mails die op andere servers staan en nog veel meer.
Spam kan in quarantaine gezet worden, gewist of voorzien worden van een kop of merkteken, zodat een gebruiker meteen kan zien dat het om spam gaat. Dat laatste zal men in de trainingsfase van het filter moeten toepassen. De gebruiker kan via een krachtige wizard regels opgeven waarmee PP spam kan herkennen, zoals voorwaarden, uitzonderingen en acties.
Vanaf versie 3.5 ondersteunt PP trouwens surbl (spam url realtime block lists, zie http://www.surbl.org). Gewone blokkeerlijsten of rbl's laten een spamfilter alleen maar toe om te controleren op ip-adressen en domeinen, maar surbl's controleren op de url's (-verwijzingen) die genoemd worden in de eigenlijke e-mailberichten. Dit is een erg interessante toevoeging en zou het filter nog meer spam moeten laten identificeren.

Antivirus

Policy Patrol Enterprise heeft een antivirusmodule aan boord, maar u moet zelf zorgen voor een licentie voor het door u gekozen antiviruspakket. Policy Patrol ondersteunt de meeste bekende antivirussuites, maar Red Earth schijnt net zoals wij een voorkeur te hebben voor Kaspersky Antivirus.

Conclusie

Er zijn wel meer pakketten die een e-mailreglement enforceren, disclaimers toevoegen en aan inhouds- en spamfiltering doen. Policy Patrol gaat daarin echter veel verder en heeft ook heel wat meer mogelijkheden. Voor grote bedrijven lijkt het dus zeker een nuttig product. Van de website kan een 30-dagen-probeerversie worden gedownload.< BR>
 
Johan Zwiekhorst, copyright 2004 by DTL BVBA, Belgium