De drie Brabantse vestigingen van de Kamer van Koophandel (KvK) Den Bosch, Tilburg en Eindhoven hebben de Afspraken Online-module in gebruik genomen. Deze module is gekoppeld met het klantvolg-systeem van Lamson-Q dat de KvK al in gebruik had. Leverancier van webtoepassingen Communited ontwikkelde de module KenTIC Afspraken Online en koppelde het met het systeem.
Afspraken Online stelt KvK-klanten in staat om digitaal afspraken te maken met de organisatie. De KvK start met drie locaties in Brabant, met als uiteindelijk doel het aansluiten van alle vestigingen. Het beheer van dit systeem wordt centraal geregeld, om zo efficiënt mogelijk te werken. Het systeem sluit daarom aan bij de landelijke ontwikkeling om een aantal activiteiten te centraliseren.
Beschikbaarheid
Communited heeft de module KenTIC Afspraak Online ook al bij de gemeenten Schiedam en Krimpen aan den IJssel geïmplementeerd. Deze projecten werden eveneens met Lamson-Q uitgevoerd. In het klantvolgsysteem van Lamson-Q zijn alle producten en diensten van de vestigingen gedefinieerd. De beschikbaarheid wordt direct gecontroleerd wanneer de bezoeker een locatie, gewenst tijdstip, product of dienst selecteert. Deze beschikbaarheid wordt vertaald naar een online weekkalender, waarin de beschikbare tijden getoond worden.
Voor het genereren van het juiste tijdslot is een schedulingmechanisme ontwikkeld, zodat afspraken alleen op basis van daadwerkelijke beschikbaarheid ingeboekt kunnen worden. De bezoeker van KenTIC Afspraken Online kan zo een tijd selecteren die het beste uitkomt, terwijl de weekkalender rekening houdt met openingstijden, openingsdagen en tijdsduur per product of dienst.
Landelijk
Standaardmodules die in KenTIC Afspraak Online worden meegenomen zijn uitgebreide rapportagemogelijkheden, een functionaliteit waarmee niet alleen een bevestiging, maar ook geautomatiseerd een reminder naar de klant wordt gestuurd en het baliemanagement. De oplossing voor de Kamer van Koophandel is schaalbaar om in de toekomst het aantal locaties uit te breiden. Het kan eventueel zelfs landelijk worden toegepast.
Het beheer en de configuratie van KenTIC Afspraak Online verloopt via één omgeving, waarvoor meerdere personen zijn geautoriseerd. Veel beheerwerkzaamheden voert de KvK zelf uit. Het gaat hierbij om het aanpassen van openings- en sluitingstijden, het aanmaken van balies, producten, locaties en de koppeling daartussen.
