Vergroot je X-factor als ICT-manager

De talentenjacht Idols is weer afgelopen. Naast zangtalent en het uiterlijk van de ‘Idol' heeft vooral de zogenaamde X-factor de doorslag gegeven. Ook voor de hedendaagse ict-manager wordt het beschikken over deze X-factor een steeds belangrijkere voorwaarde voor succes. Wat is nu de X-factor van een ict-manager? Hoe komt het dat de ene ict-manager door zijn organisatie op handen wordt gedragen terwijl een ander constant aan de zijlijn staat? Ard-Jan Cieremans en Jaap Nagtegaal proberen deze vragen te beantwoorden.

De rol van de ict-manager verschuift steeds meer van oppertechneut naar people manager. Voor een goede people manager is zelfkennis onontbeerlijk. Alleen vanuit een juist zelfbeeld kun je de factoren ontwikkelen die betrekking hebben op het functioneren van je eigen afdeling en het positioneren van jouw afdeling binnen de organisatie. Hier een overzicht van de volgens ons tien belangrijkste aandachtspunten in dit kader.

1. Ken jezelf
Een juist zelfbeeld staat aan de basis van elke succesvolle ict-manager. Ken je beperkingen en mogelijkheden en weet hoe je door anderen binnen de organisatie wordt ervaren. Houd jezelf een spiegel voor of, als je dat niet kunt, zoek een interne of externe coach om jou die spiegel voor te houden. Belangrijk is dat je echt open staat voor verbeterpunten en indien mogelijk hier actief mee aan de slag gaat. Uiteraard zonder je eigen ‘ik' uit het oog te verliezen.

2. Ken je medewerkers
Ict-specialisten zijn vaak een speciaal volkje. Meer dan gemiddeld eigenwijs, minder dan gemiddeld sociaal vaardig. Realiseer je dat inspirerend leiderschap vaak buitengewone competenties vraagt. Weet in elk geval wat er speelt op de werkvloer en anticipeer hierop. Ken de sterke en zwakke punten van elke werknemer. Stimuleer sterke punten te behouden en zwakke punten te verbeteren. Complimenteer waar het kan, stuur bij waar nodig. Vergeet niet dat elke manager net zo goed is als zijn of haar team!

3. Delegeer
Probeer niet alles zelf te doen. Leg de verantwoordelijkheid neer waar deze hoort. Ga vraagstukken niet zelf uitwerken maar beleg ze, waar mogelijk, bij je medewerkers. Het is jouw taak om het overzicht te bewaren, deadlines te halen en vastgelopen activiteiten weer op gang te helpen.

4. Ken je klant
Kennis van de ontwikkelingen en de doelstellingen van je klant zijn van groot belang. Signaleer tijdig welke ontwikkelingen er spelen en welke impact dat kan hebben op de dienstverlening. Maak een ict-plan mét de klant, niet voor de klant.

5. Manage je resourceplanning
Ict wordt vaak te laat bij vernieuwingstrajecten betrokken. Dit veroorzaakt ‘last minute'- crises, waardoor verkeerde beslissingen genomen kunnen worden. Voorkom dit door voldoende tijd vrij te maken om een oplossing te definiëren en te communiceren. Zorg er daarom voor dat je tijdig de planning van resources opstelt en deze inzichtelijk maakt naar je klant. Op deze manier kun je te optimistische verwachtingen temperen en tijdig inspelen op de veranderende behoefte aan inzet van medewerkers.

6. Maak de afdeling transparant
Tegenwoordig is iedereen ict-specialist met thuis een eigen ‘infrastrastructuur'. Medewerkers begrijpen niet waarom verzoeken altijd zo lang moeten duren. Thuis gaat het allemaal veel makkelijker en sneller. Maak inzichtelijk dat verzoeken impact (kunnen) hebben op de rest van de infrastructuur en dat ‘eventjes een cd erin en installeren' niet altijd zo maar kan. Zorg voor goede spelregels en maak deze toegankelijk en beschikbaar binnen de organisatie.

7. ‘Verkoop' ict binnen je organisatie.
Zorg bij nieuwe projecten voor één of twee ‘quick-wins'. Hiermee zorg je voor vertrouwen en sta je gelijk op de kaart. Een nieuwsbrief of regelmatige verslaggeving op het intranet over behaalde resultaten en actuele projecten zijn daarbij goede middelen om de ict-afdeling te profileren binnen de organisatie.

8. Stuur je processen
Management is de kunst om dingen gedaan te krijgen. Alleen inrichting van de serviceprocessen volgens theorieën als ITIL en BISL is niet voldoende. De processen dienen ook gemanaged worden. Stuur niet alleen op uitvoerend niveau, maar ook op managementniveau, zodat de ict-doelstellingen breed door de organisatie worden gedragen.

9. Word betrokken
Zorg ervoor dat je door de rest van het management als volwaardig gesprekspartner gezien wordt. Stel je pro-actief op en denk mee bij strategische ontwikkelingen en veranderprocessen, zowel vanuit een ict als een algemeen perspectief.

10. Communiceer
Als ict-manager ben je de communicatiespil tussen het management, je eigen medewerkers en de gebruikers. Sla de juiste ‘tone of voice' aan richting elk van deze drie groepen. Zorg ervoor dat je medewerkers op de hoogte zijn van bedrijfsdoelstellingen en geef richting het management aan wat de (on)mogelijkheden zijn. Presenteer indien nodig alternatieven.

Ard-Jan Cieremans en Jaap Nagtegaal, Ab Ovo Nederland

De X-factoren van de ICT Manager

De weg naar succesvol ict-management begint bij jezelf. Zonder kennis van je eigen sterkten en zwakten kun je nooit de overige X-factoren ontwikkelen en uitbouwen. De ict-manager die het model met de aandachtspunten goed binnen zijn of haar organisatie weet toe te passen heeft de X-factor te pakken en kan met recht de ‘Idol' van het bedrijf worden genoemd.