De kijk van Van Eijk: E-mail, kop noch staart

Door
Peter van Eijk

Mijn grootvader was in 1918 als soldaat ingekwartierd bij de burgemeester van Roosteren. Op een dag liet de burgemeester aan mijn opa zien hoe hij bespaarde op de tijd die postafhandeling kost. De net binnengekomen post legde hij helemaal rechts op een plank neer. Daarna begon hij het stapeltje dat helemaal links lag te bekijken, en zei: "Kijk, dat is twee weken oud, en je gelooft niet hoeveel dingen er al zijn afgehandeld. Allemaal overbodig werk. Daarom doe ik dat op deze manier".

Deze methode werkt ook erg goed voor de afhandeling van e-mail. Er zijn namelijk twee soorten email lezers, de koplezers en de staartlezers. De koplezers reageren eerst op de mail die het laatst is binnengekomen. Ze zitten boven op het nieuws en reageren meteen. Koplezers zijn voortdurend bezig met urgente zaken, ook al zijn ze niet belangrijk. De staartlezers doen het als de burgemeester van Roosteren. De oudste mail wordt het eerste afgehandeld.

Omdat vrijwel elk antwoord weer leidt tot een nieuwe vraag hebben staartlezers als voordeel dat ze hun werkvoorraad reguleren. Als een staartlezer het druk heeft, schuift alles gewoon een beetje op. Als twee koplezers met elkaar gaan mailen krijgen ze het daarentegen steeds drukker. Als dan de emoties een beetje oplopen, krijg je een zogenaamde flame-war. Om de een of andere reden gebeurt dat trouwens vooral als er een hoop publiek op de hele uitwisseling is ingekopieerd.

Koplezers hebben vrijwel altijd een inbox vol met mailtjes die ze nog eens willen afhandelen. Na verloop van tijd gaat die inbox er uit zien als het rommelhoekje achter in de schuur, waar de spullen liggen die we nog eens gaan opruimen. Ooit.

Staartlezers lopen het risico dat ze problemen oplossen die er niet meer zijn, of dat ze agendaverzoeken over het hoofd zien.

Kop- noch staartlezers hebben de hele oplossing. Iets daartussen in vinden, dat is de opgave.

Peter van Eijk is onafhankelijk adviseur (http://www.digitalinfrastructures.nl/).

DeMol, 18-08-2008 13:22

Aan de meeste e-mails zit overigens kop nog staart. Ook worden e-mails nogal eens doorgekopt met "Zie onder". Ik begrijp nu waarom. De verzender moet snel door naar zijn nieuwste mail.

De vergelijking met de schuur lijkt me treffend en gaat terug tot het moment dat mensen zichzelf schuren aanschaften. Heden ten dage is zowel de kop als de staartlezer direct herkenbaar aan zijn buro..... Juist. De koplezer weet dat hij het moet hebben en het ergens op zijn buro ligt. Hij had het gisteren nog. De staartlezer weet exact te vertellen in welke stapel het ligt of bij wie het op de stapel ligt.

To mail or not to mail that's the question.

Ouwe tijd, 19-08-2008 22:43

Het is een leuk verhaal, maar echt uit de oude doos.
Email is nieuw, net als het lege bureau is de mailbox leeg (er heerst clean desk policy en ook clean mail policy).

Tip die ik heb (gecertificeert Email engineer), gewoon iedere dag je inbox leeglezen en in een PST of ander archief deponeren. Niet stapelen als je opa, dat is fout en oud. Ook niet bewaren in de delted items (mogelijk de schuur van opa). Leer omgaan met disipline en groei boven Opa uit. Durf te mailen en te groeien.

Maatschappij / Column

De kijk van Van Eijk: E-mail, kop noch staart

'ICT in VS verkiest Obama'

Groene ICT en virtualisatie: feit of fictie?

Groene ICT en virtualisatie: feit of fictie?

ICT-projecten gaan steevast ergens fout

Seminar 'Serverruimte van de toekomst'