De kijk van Van Eijk: E-mail, kop noch staart
Mijn grootvader was in 1918 als soldaat ingekwartierd bij de burgemeester van Roosteren. Op een dag liet de burgemeester aan mijn opa zien hoe hij bespaarde op de tijd die postafhandeling kost. De net binnengekomen post legde hij helemaal rechts op een plank neer. Daarna begon hij het stapeltje dat helemaal links lag te bekijken, en zei: "Kijk, dat is twee weken oud, en je gelooft niet hoeveel dingen er al zijn afgehandeld. Allemaal overbodig werk. Daarom doe ik dat op deze manier".
Deze methode werkt ook erg goed voor de afhandeling van e-mail. Er zijn namelijk twee soorten e-maillezers, de koplezers en de staartlezers. De koplezers reageren eerst op de mail die het laatst is binnengekomen. Ze zitten boven op het nieuws en reageren meteen. Koplezers zijn voortdurend bezig met urgente zaken, ook al zijn ze niet belangrijk. De staartlezers doen het als de burgemeester van Roosteren. De oudste mail wordt het eerste afgehandeld.
Omdat vrijwel elk antwoord weer leidt tot een nieuwe vraag hebben staartlezers als voordeel dat ze hun werkvoorraad reguleren. Als een staartlezer het druk heeft, schuift alles gewoon een beetje op. Als twee koplezers met elkaar gaan mailen krijgen ze het daarentegen steeds drukker. Als dan de emoties een beetje oplopen, krijg je een zogeheten flame war. Om de een of andere reden gebeurt dat trouwens vooral als er een groot publiek in de hele uitwisseling is ingekopieerd.
Koplezers hebben vrijwel altijd een inbox vol met mailtjes die ze nog eens willen afhandelen. Na verloop van tijd gaat die inbox er uit zien als het rommelhoekje achter in de schuur, waar de spullen liggen die we nog eens gaan opruimen. Ooit.
Staartlezers lopen het risico dat ze problemen oplossen die er niet meer zijn, of dat ze vergaderverzoeken over het hoofd zien.
Kop- noch staartlezers hebben de hele oplossing. Iets daartussen in vinden, dat is de opgave.
Peter van Eijk is onafhankelijk adviseur (http://www.digitalinfrastructures.nl/).
Ouwe tijd, 19-08-2008 22:43
Email is nieuw, net als het lege bureau is de mailbox leeg (er heerst clean desk policy en ook clean mail policy).
Tip die ik heb (gecertificeert Email engineer), gewoon iedere dag je inbox leeglezen en in een PST of ander archief deponeren. Niet stapelen als je opa, dat is fout en oud. Ook niet bewaren in de delted items (mogelijk de schuur van opa). Leer omgaan met disipline en groei boven Opa uit. Durf te mailen en te groeien.
10-02 Van Vliet: Zonder internet geen welvaart
06-02 De kijk van Van Eijk: Sleutels weg
01-02 Spoelstra spreekt: Het is helemaal geen crisis
27-01 Van Vliet: Geen e-bank, geen bonus!
23-01 De kijk van Van Eijk: Technologie is een risico
18-01 Spoelstra spreekt: Flut hackers
15-01 Van Vliet: Uit het web
02-01 De kijk van Van Eijk: Onvermijdelijke vooruitgang
28-12 Spoelstra spreekt: Het verschil
23-12 Van Vliet: Politie.nl kent geen cybercrime
03-02 SLTN en ICTroom openen Datacenter Brabant
01-02 Spoelstra spreekt: Het is helemaal geen crisis
31-01 Viafrica levert diensten voor Nice ICT-centra...
30-01 Wennen aan cybercrime kost tijd
26-01 Be Informed komt met oplossingen voor overheden
23-01 Boek belicht tien effecten van opkomst apps
23-01 Sogeti publiceert boek over app-effecten
20-01 EU zoekt Nederlandse vrijwilligers voor...
19-01 Van oude IT, de dingen, die voorbijgaan…
13-01 Brein heeft last van Brein
|
|
| Aantal reacties met 3+ sterren | Gemiddelde waardering | |||
 | 1 | 154 | 6.4 | |
 | 2 | 120 | 6.7 | |
 | 3 | 109 | 6.4 | |
 | 4 | 79 | 6.6 | |
| 5 | 53 | 6.1 | |
| 6 | 49 | 6.3 | |
 | 7 | 47 | 6.5 | |
| 8 | 43 | 6.1 | |
| 9 | 43 | 6.0 | |
| 10 | 40 | 6.3 | |
Computable.nl is onderdeel van VNU Media, uitgever van o.a.: NationaleVacaturebank.nl | Intermediair | IntermediairPW | Carrièregids.nl | CompanyRating | NationaleStagebank.nl | Banen.nl | HRbase.nl | HRdirectory.nl | Financebase.nl | InIct.nl | InInterim.nl | InOverheid.nl | Overheidscircuit.nl | Computable | CRN | IT Knowledge Base | Tweakers.net | Recruitmentbloggers
Sitemap | Abonneren | Adverteren | Algemene voorwaarden | Disclaimer | Privacy | Alle rechten voorbehouden © 1995-2012 VNU Media
De vergelijking met de schuur lijkt me treffend en gaat terug tot het moment dat mensen zichzelf schuren aanschaften. Heden ten dage is zowel de kop als de staartlezer direct herkenbaar aan zijn buro..... Juist. De koplezer weet dat hij het moet hebben en het ergens op zijn buro ligt. Hij had het gisteren nog. De staartlezer weet exact te vertellen in welke stapel het ligt of bij wie het op de stapel ligt.
To mail or not to mail that's the question.