Microsoft op het hostingpad

COMPUTABLE EXPERT

Theo van Bokkem

Consultant

Expert van Computable voor het topic ECM

Meer

Sinds enige tijd beschikt Microsoft over een hostinginitiatief waarmee organisaties in staat zijn om hun basisbehoeften op ict-gebied bij Microsoft onder te brengen. Het gaat hier om de Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS). Het idee hierbij is dat basisfuncties als gebruikersbeheer, e-mailfunctionaliteit en documentopslag voor een laag bedrag afgenomen worden (ca. twaalf euro per werkplek per maand). Ook Office Communications Server is in het aanbod opgesloten. In de nabije toekomst zal ook crm ondergebracht worden in deze suite en daarmee duidelijk waarde toevoegen. Maar wat is nu precies de doelgroep voor deze hostingfunctionaliteit?

Voor kleine ondernemingen die automatisering niet als core business hebben blijkt het opzetten van een basale informatievoorzieningsomgeving vaak een crime. Het brengt voor hen veel werk met zich mee om een e-mail en gestructureerde opslag van documenten te regelen. Men krijgt te maken met hostingproviders, POP3-mailboxen, fileservers, etc. Ook de beschikbaarheid van alle data binnen en buiten het kantoor veroorzaakt al menigeen hoofdbrekens. Voor dit soort mensen biedt BPOS een goede oplossing. De interface is eenvoudig. De clientapplicaties als Outlook , Word en Excel integreren prima met de gehoste Active Directory-, Exchange- en SharePoint-omgeving, zowel binnen als buiten de kantooromgeving. De documentatie is goed en volledig. Als er een internetverbinding is kan men werken, ook vanaf mobiele apparatuur als PDA's. Back-up en ondersteuning is allemaal geregeld.

Maar natuurlijk zijn ook hier naast de rozen wat dorens te vinden. Zodra er meer applicaties nodig zijn in een onderneming kan single sign-on  een probleem vormen. De lokale configuratie heeft namelijk geen trustrelatie met de gehoste Active Directory. Verder is het niet mogelijk om de remote gedefinieerde groepen lokaal te refereren om te gebruiken voor rechtentoewijzing. Dat betekent dat men met centraal én lokaal groepenbeheer te maken krijgt.

Wellicht komt er een tijd dat BPOS voor een bedrijf niet meer voldoet en men behoefte krijgt aan een eigen server (Small Business Server of Windows Essential Business Server eventueel aangevuld met SharePoint) dan zal men accounts, Exchange-omgeving en SharePoint-omgeving moeten migreren naar de lokale omgeving. Dit zal niet zonder slag of stoot gaan en externe expertise om dit voor elkaar te krijgen is dan zeker nodig.

Een ander belangrijke groep potentiële gebruikers van BPOS zijn werknemers die hoofdzakelijk vanuit huis of via PDA's communiceren met het hoofdkantoor. Er zijn genoeg beroepsgroepen waarbij de communicatie met het kantoor beperkt blijft tot het eens per dag raadplegen van de e-mail. Zeker wanneer deze personen voor hun LOB-applicaties ondersteund worden door 'software as a service'- applicaties, wordt de behoefte aan een ingericht werkstation minimaal. Een eenvoudige PDA in combinatie met de thuis-pc volstaat dan. Thuiszorgmedewerkers, chauffeurs en vertegenwoordigers zijn voorbeelden van deze beroepen. Beheer- en licentietechnisch kan BPOS een aantrekkelijke oplossing zijn. Zeker omdat het opschalen van het aantal licenties zeer eenvoudig via internet is uit te voeren is en zonder tussenkomst van derden geregeld kan worden.

Al met al heeft Microsoft voor de niet veeleisende onderneming een mooi product uitgewerkt. Wanneer er rekening wordt gehouden met bovengenoemde beperkingen krijgt menig startende onderneming veel waar voor zijn geld met een transparant plaatje ten aanzien van de ict-kosten gedurende de eerste jaren. Na verloop van tijd zal men wellicht behoefte krijgen aan een meer aangepaste invulling die lokaal beheerd moet gaan worden en die zeker duurder zal uitvallen.