Business case: Zarafa vs. Microsoft Exchange

22-02-2011 14:56 | Door Jan van der Torn | Lees meer artikelen over: Certificering, Groupware, Licenties, TCO | Er zijn 40 reacties op dit artikel | Permalink
Computable Expert
Jan van der Torn
Jan van der Torn

Senior Open Source Software Consultant

Expert van Computable voor het topic Open Source

Meer

In de ict is het gebruikelijk om voor productkeuzes een business case op te stellen. Dit belicht de bedrijfsmatige en vaak financiële kant van de verschillende alternatieven. Zo kan een afgewogen en verstandige keuze gemaakt worden voor bijvoorbeeld een nieuwe applicatie.

In een business case worden zo veel mogelijk aspecten meegenomen die de kosten beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan kosten voor hardware, stroom, rackspace en licentiekosten. Ook minder voor de hand liggende aspecten zoals kosten voor implementatie, migratie en beheer moeten in de berekening worden meegenomen. Deze berekening wordt total cost of ownership (tco) genoemd. In de tco zitten alle kosten die het gebruik van een toepassing met zich meebrengt.

Veel organisaties willen financieel profiteren van de mogelijkheden die open source software hen biedt. Een van de mogelijkheden is Microsoft Exchange te vervangen door Zarafa Collaboration Platform. Beiden betreffen mail/groupware-software en kunnen naadloos met Microsoft Outlook werken. De vraag die velen bezighoudt is natuurlijk: hoeveel kan er bespaard worden? Dit artikel beschrijft de business case van Zarafa versus Microsoft Exchange. Voor beide producten is een tco-berekening gemaakt waarbij (nagenoeg) alle denkbare kosten zijn meegenomen.

Soms is het erg lastig om een goede tco-berekening te maken. Op verschillende punten zijn applicaties niet vergelijkbaar, bijvoorbeeld omdat de licentiestructuur verschillend is. Bovendien zijn er altijd aspecten die je niet kan kwantificeren. Een voorbeeld hiervan zijn de kosten van incidenten. De eerste vraag die daarvoor beantwoord moet worden, is het gemiddeld aantal incidenten van een applicatie. Hoe is dat objectief vast te stellen? Hoe kan bovendien de schade die een organisatie oploopt door downtime vastgesteld worden? Dit wordt sterk beïnvloed door het belang van de applicatie voor de betreffende organisatie.

Voor de lastig te bepalen aspecten worden aannames gedaan. Alle aannames in deze tco-berekeningen zijn aangegeven. Hierdoor kan de lezer zelf bepalen wat de invloed is als deze aannames gewijzigd worden of komen te vervallen.

De business case

 In deze case wordt een fictief bedrijf met vijfhonderd medewerkers gebruikt. Deze organisatie heeft noch kennis en ervaring met Exchange, noch met Zarafa. Men wil het zelf hosten op een enkele fysieke server. De overige aannames zijn:

- De tco-berekeningen zijn gemaakt over een periode van drie jaar en zes jaar.
- Voor de licentiekosten van Exchange is met opzet niet gekozen voor de Software Assurance, dit zou de licentiekosten voor Exchange substantieel hoger maken (50 tot 75 procent hoger). In de berekening van zes jaar worden in jaar vier de licenties nogmaals gekocht omdat er dan net als bij Zarafa niet alleen updates, maar ook upgrades beschikbaar zijn. Zo zijn de alternatieven beter vergelijkbaar.
- Vijfhonderd gebruikers kunnen op een enkele server draaien.
- Voor alle softwareproducten is een versie met support genomen.
- De kosten van incidenten en schade door downtime zijn buiten de tco-berekening gehouden omdat deze niet op voorhand zijn vast te stellen.
- De implementatiekosten voor Zarafa zijn inclusief een testmigratie en fixed price.
- In de tco-berekening is ervoor gekozen de licentiekosten en subscriptiekosten in een keer te voldoen (in plaat van over drie jaar af te schrijven). Dit zal de meest voorkomende situatie zijn.
- Speciale (branche)kortingen en surfcontracten zijn buiten beschouwing gelaten.
- De prijzen voor het Microsoft Exchange-alternatief zijn door een Microsoft-patner aangeleverd.
- Er is geen sprake van een voorkeur voor één van de alternatieven, functioneel acht ik beide producten gelijk.

In de tco-berekening zijn meegenomen:

- Hardware (stelpost voor beiden gelijk gehouden).
- Spare parts (stelpost voor beiden gelijk gehouden).
- Hardware support (stelpost voor beiden gelijk gehouden).
- Stroom (stelpost voor beiden gelijk gehouden).
- Rackspace (stelpost voor beiden gelijk gehouden).
- Licenties en/of subscripties.
- Implementatiekosten (installatie en inrichting).
- Ten behoeve van de berekening van migratiekosten wordt uitgegaan van een migratie van Exchange naar een nieuwe versie van Exchange of van Exchange naar Zarafa).
- Beheerkosten (in beide gevallen kan beheer in vier uur per maand uitgevoerd worden, echter vanwege een lager beheertarief in het Microsoft Exchange-alternatief, vallen de beheerkosten daar lager uit).
- Opleidingskosten (in beide gevallen is gekozen voor certificering van zowel operating systeem als de groupware software).

Natuurlijk kunnen in een specifieke situatie of organisatie de uitgangspunten verschillen. Deze business case is zo generiek mogelijk gehouden om de significante verschillen aan het licht te brengen.

Resultaten

Zarafa vs. Microsoft Exchange
Het eerste vergelijk is over een periode van drie jaar. In dit kostenoverzicht is te zien dat het Zarafa-alternatief goedkoper is over een periode van drie jaar. Ook is te zien dat in beide gevallen de meeste investeringen in het eerste jaar vallen. Dit heeft te maken met de aanschaf van hardware, licenties/subscripties, implementatie en migratiekosten. De subscripties van Zarafa geven recht op updates en upgrades. De licenties van Microsoft geven alleen recht op updates. In deze berekening zien we een besparing van ruim 28 procent in het voordeel van Zarafa.
Zarafa vs. Microsoft Exchange

 

 

In een grafiek is een en ander als volgt voor te stellen.

 

 

 

Zarafa vs. Microsoft Exchange

Het tweede vergelijk betreft een periode van zes jaar. In dit tweede vergelijk is het verschil tussen Microsoft Exchange en Zarafa groter geworden, zowel absoluut als procentueel. Ook hier geeft de Zarafa-subscriptie recht op zowel updates als upgrades. De gekozen licenties van Microsoft geven alleen recht op updates. Om toch een eerlijk vergelijk te maken worden daarom in jaar vier de Microsoft-licenties opnieuw gekocht zodat ook een upgrade kan worden uitgevoerd. Dit verklaart de extra kosten bij Exchange in jaar vier. Indien deze strategie niet wordt gevolgd, zou na zes of zeven jaar een break even-punt bereikt kunnen worden. De consequentie is dan dat dezelfde versie zes of zeven jaar te gebruiken is en zonder te (kunnen) upgraden. In deze berekening is de besparing van het Zarafa-alternatief ruim 36 procent.

Zarafa vs. Microsoft Exchange

 

 

In een grafiek is een en ander weer als volgt af te beelden.

 

 

 

Conclusies

De tco-berekening laat zien dat deze business case aantoont dat met Zarafa kosten kunnen worden bespaard in vergelijk met Microsoft Exchange (25 procent over drie jaar en 36 procent over zes jaar). Hoewel deze verschillen procentueel klein lijken, gaat het om ruim 24.000 euro over drie jaar en ruim 53.000 euro over zes jaar. Dit zijn bedragen waarmee zinvolle dingen te doen zijn, zoals betere apparatuur aanschaffen, extra support inkopen of opleidingen volgen.

Naast de bovenstaande conclusie zijn er enkele relevante kanttekeningen te maken:

- Los van de kosten van licenties en subscripties zijn er veel open source softwaretools te vinden die het operationeel houden van Zarafa kunnen vereenvoudigen en verbeteren. Bijvoorbeeld monitoring tools (zoals Nagios of OpenNMS), deployment tools (Cobbler, Coan) of ten aanzien van configuratiemanagement (Puppet).
- Als een organisatie per se gebruik wenst te maken van een van de alternatieven, dan is een financieel vergelijk zinloos. Een duidelijke voorkeur zal bepalend zijn voor de keuze.
- In de tco-berekening is uitgegaan van gelijke (fysieke) hardware. Microsoft Exchange-experts houden als 'vuistregel' een maximum van vijfhonderd gebruikers per fysieke server aan. Zarafa doet met IBM samen op dit moment onderzoek naar duizend gebruikers per fysieke server.
- Verwacht wordt dat de verschillen bij een multi-servers set-up (bijvoorbeeld wanneer er meer dan vijfhonderd gebruikers zijn of wanneer er maatregelen getroffen worden voor een hoge beschikbaarheid) groter worden in het voordeel van Zarafa.
- De Zarafa-subscripties geven recht op support van Zarafa zelf. Het aantal supportverzoeken is gekoppeld aan het aantal subscripties dat wordt afgenomen. Een dergelijke support is niet standaard bij Microsoft Exchange inbegrepen.
- De kwaliteit van de alternatieven (als in het aantal incidenten, gemiddelde incidentduur en bedrijfsschade als gevolg van downtime) zijn in deze tco-berekening, zoals gezegd, buiten beschouwing gelaten. Van deze gegevens was geen data beschikbaar. Uit mijn ervaringen van weet ik dat Zarafa ook op dat punt zeker niet achterblijft.

Een goed vergelijk op basis van een tco-berekening blijft erg moeilijk. Er zijn altijd wel verschillen te benoemen die aanleiding kunnen zijn tot een discussie. In deze business case is geprobeerd een zo zuiver mogelijk vergelijk te maken en de aannames te verwoorden. In antwoord op de vraag uit de inleiding kan gesteld worden dat er aanzienlijk bespaard kan worden door over te stappen van Microsoft Exchange naar Zarafa.

Reacties op dit artikel
De redactie vindt deze reactie: OKMichel de Rooij, 22-02-2011 15:47
Wat kort door de bocht dit appels en peren verhaal. Ja, OSS is vast goedkoper in aanschaf en renewal maar kijk ook naar wat je daarvoor niet krijgt. Verder is "functionaliteit gelijk stellen" wat simplistisch om zo'n pakketselectie aan te vliegen. Eindgebruikers?
De redactie vindt deze reactie: OKJan, 22-02-2011 16:00
@Michel de Rooij,
 
Wat mij betreft is dit zeker niet kort door de bocht. De TCO berekening en het artikel hebben me (tussen de bedrijven door) 2 maanden werk gekost. Er hebben meerdere mensen aan mee gewerkt (o.a. een van onze Microsoft partners). In combinatie met MS Outlook (uitgangspunt in deze business case) is de functionaliteit (zeker voor eindgebruikers) vergelijkbaar. Ik heb gepoogd juist een redelijk vergelijk te maken. Ik heb (zoals je kan lezen) allerlei "kansen" laten liggen om de verschillen nog groter te maken. Voorkeur voor een alternatief bij eindgebruikers is moeilijk te kwantificeren en daarom buiten beschouwing gelaten (gelijk geteld).
De redactie vindt deze reactie: OKCristiaan Brans, 22-02-2011 16:51
Leuk artikel maar ik denk dat een belangerijk alternatief hier niet bekeken wordt, dat is namelijk Kerio Connect.
 
Werkt crossplatfrom (linux, mac en windows), is krachtig (doet alles wat je wil), makkelijk te beheren (ideaal voor een systeembeheerder) en goedkoper (we blijven toch Nederlanders!
De redactie vindt deze reactie: OKJan van der Torn, 22-02-2011 17:25
@Cristiaan,
 
Ja een business case open source versus open source (bijvoorbeeld Zarafa versus Kerio, Zimbra of OpenXchange) zou pas echt interessant zijn. Maar dan zal je ook features moeten vergelijken - dat is lastig - omdat je dan al snel appels met peren vergelijkt. Maar wel interessant ;-)
De redactie vindt deze reactie: OKWillem Zwart, 23-02-2011 12:52
In het wat grotere MKB is de IT afdeling voornamelijk bemand door mensen met Windows kennis. Linux kennis, laat staan kennis van Apache, MySQL en dergelijken, is daar ver te zoeken. Deze bedrijven zijn dan afhankelijk van externe partijen, waardoor de kosten weer omhoog gaan. Of men moet extra personeel inhuren. Daarnaast zal, indien wel Linux kennis aanwezig is maar al jaren Exchange gebruikt wordt, geïnvesteerd moeten worden in kennis van en ervaring met Zarafa. In dat geval is Exchange wellicht toch een beter en goedkoper alternatief.
De redactie vindt deze reactie: OKJan van Leeuwen, 23-02-2011 13:24
@ Willem Zwart
Het argument m.b.t. het kennisnivo van de beheerders hoor ik telkens weer. Mijns inziens zijn de verschilen niet zo groot (meer) en iedere zichzelf respekterende beheerder moet toch in staat geacht worden te leren omgaan met Linux, Apache en Mysql. Met een boek en de vele forums is dat nauwelijks een probleem.
Het uitgangspunt was in dit geval een situatie waarbij geen ervaring met Exchange of Zarafa voorhanden is.
Zo gezien is dit een eerlijk vergelijk.
De redactie vindt deze reactie: GoedReinier Lecram, 23-02-2011 14:20
Met de vervanging door Zarafa ben je er helaas nog niet.
Het gebruik van andere Microsoft producten in combinatie met Zarafa kan onverwachte knelpunten aan het licht brengen. Deze zijn technisch weliswaar op te lossen, maar deze oplossingen kunnen in de toekomst lastig en tegen nog onbekende kosten zijn te beheren.
Intern onderzoek naar gebruik van Zarafa in combinatie met Microsoft Dynamics CRM 4.0 is in mijn organisatie om deze reden even vastgelopen.
 
De redactie vindt deze reactie: OKMichel de Rooij, 23-02-2011 14:47
@Jan: Verschillen niet zo groot? Voorbeeld, administratie van autorisaties, communicatie, interface, DB en add-ons beslaan 2 hooguit 3 produkten als we het over Exchange hebben. Bij Zarafa komt daar OpenLDAP+SASL, MTA (Postfix etc), Apache+PHP , MySQL en ClamAV+SpamAssassin+New-Amavisd bij kijken. Nogal een verschil me dunkt.
Overigens, verondersteld wordt dat in de regel een Exchange beheerder AD kennis heeft; in ieder geval voldoende voor de doelgroep van Zarafa (SMB, kleiner dan 100 users).
 
Overigens vind ik de opmerking multi-server en voordeel Zarafa interessant. Hoe zit het met de schaalbaarheid en uitwijk van het produkt; de klant heeft ten aanzien hiervan ook vast wensen.
 
Tenslotte, Zarafa of Exchange is meer een vraag OSS of Microsoft platform en dus een strategische keuze. Het mail-platform staat zelden op zichzelf, zoals Reinier terecht opmerkt.
De redactie vindt deze reactie: OKJan van Leeuwen, 23-02-2011 22:15
@ Michel
Kijk eens op howtoforge.
Als vroegere beheerder van o.a. VMS zie ik dat probleem niet zo, als je met windows in de diepte wilt moet je net zo zoeken en kom je met 2 of 3 programma's echt niet uit.
De redactie vindt deze reactie: OKFrank, 24-02-2011 2:50
Het zou mooi geweest zijn als je ook Exchange Online (BPOS) had meegenomen in je vergelijk. Prijstechnisch zit dat er zo'n beetje tussenin, maar dan heb je geen beslommeringen meer omtrent beheer en onderhoud van servers.
 
Hier kun de kosten berekenen voor 500 gebruikers:
http://www.microsoft.com/online/estimator/default.aspx?lang=nl-nl
 
En dan kom je uit op 24.600 Euro per jaar (2050 Euro per maand voor 500 gebruikers).
 
Dat zit er dus precies tussen in.
De redactie vindt deze reactie: OKPieter, 24-02-2011 9:57
@Frank: als jij Microsoft BPOS erbij haalt dan gooi ik Google Apps in de pot. Google Apps is weer goedkoper dan BPOS en doet het tenminste in tegenstelling to BPOS met zijn genante aaneenschakeling van ongeplande downtijd.
 
@Michel de Rooij: ja je hebt wat kennis nodig van OpenLDAP (of port 389), SASL/TLS, Postfix, Apache, MySQL etc. De documentatie van Zarafa is prima en Red Hat Enterprise Linux (of CentOS) 6 en zelfs 5 hebben standaard alles aan boord om Zarafa in de lucht te krijgen zonder noemenswaardige inspanning. Een beetje engineer heeft in no time een volledig geconfigureerd cluster Zarafa servers draaien die geintegreerd is in AD. Het importeren van de data van Exchange naar Zarafa duurt meestal wat langer. De oude Exchange servers kan je vervolgens weer gebruiken voor een RHEL/CentOS & Alfresco cluster zodat Sharepoint ook uitgefaseerd kan worden.
De redactie vindt deze reactie: OKPieter 2, 24-02-2011 10:25
Citaat:
 
"Beiden betreffen mail/groupware-software en kunnen naadloos met Microsoft Outlook werken."
 
Vraagje: en - in die omgeving - een alternatief voor Microsoft Outlook?
 
De redactie vindt deze reactie: OKMichel de Rooij, 24-02-2011 13:05
Zoals wel vaker eindigt dit soort discussies in semi-religieuze flamewars. Waarvan akte. Jammer.
 
@Pieter Er zijn legio criteria om juist geen Google Apps te gebruiken.
De redactie vindt deze reactie: OKTechnicus, 24-02-2011 13:45
@Michel: Is op zich nog niet echt op een flamewar niveau. Ik vind dat mensen met valide argumenten aankomen.
 
Zafara biedt natuurlijk een alternatief als Outlook op de clients een 'must-have' is.
 
Bepaalde aspecten zijn in de vergelijking van Jan al niet meegenomen, zoals performance, het gaat allemaal puur over de financiele kant en hij heeft bepaalde aspecten niet meegenomen.
 
Toen ik zelf licentiebeheer deed bij een baan, vond ik het altijd lastig dat je gedwongen werd om Exchange server te gebruiken, terwijl de file server gewoon onder Samba kon draaien.
De redactie vindt deze reactie: OKFrank, 24-02-2011 16:15
@Michel: het ging me niet om BPOS als Microsoft; had ook inderdaad Google Apps kunnen zijn als je daar je voorkeur voor hebt.
 
Waar het mij om ging is het feit dat diensten die je uit de cloud kunt afnemen voor bedrijven van deze omvang (500 medewerkers) een niet te vergeten alternatief moeten zijn en zeker niet als het gaat om vrij standaard diensten zoals e-mail, waarvoor er meerdere grote dienstleveranciers zijn waaronder Microsoft, Google maar ook IBM.
De redactie vindt deze reactie: OKJan van der Torn, 25-02-2011 12:09
@Technicus,
 
Er kunnen allerlei type vergelijkingen worden gemaakt, tussen verschillende alternatieven. Ik heb me hier beperkt tot 2 producten en ze alleen financieel vergeleken. Al met al was dit al veel werk. Ik zou het leuk vinden om andere vergelijkingen te lezen. Overigens vind ik de financiële kant van open source software de minst interessante kant. Daarnaast vind ik het ook leerzaam om de stelling dat je er mee kan besparen hard te maken. Juist dat was het doel van deze business case.
 
Mijn rekensheet (OO Calc) kan opgevraagd worden en dan zijn ook de details inzichtelijk - als het je interesseert....
De redactie vindt deze reactie: OKDave Stork, 25-02-2011 13:56
Ik zou wel de rekensheet graag willen inzien, aangezien ik zelf al een licentie vergelijking heb gemaakt. Zeker met dit soort vergelijkingen zijn details in mijn ogen belangrijk. Zonder die informatie krijg ik in ieder geval geen zuiver beeld.
 
In mijn berekening heb ik bijvoorbeeld wel SA genomen op Microsoft Server licenties en CALs, juist ook omdat je dat bij Zarafa volgens mij er standaard bij krijgt. De beredenatie die hier aangevoerd word, snap ik even niet.
 
Daarnaast zou ik graag de beredenatie willen horen waarom een niet-Microsoft beheerder goedkoper is dan een wel Microsoft beheerder. Mijn bedrijf is een ICT-detacheerder en uit eigen ervaring kan ik zeggen dat Microsoft beheerders makkelijker te vinden zijn. Uit het vraag en aanbod principe zou je dan kunnen beredeneren dat de tarieven juist andersom zouden liggen.
 
Ik heb nog wel meer vragen, maar ik hoop dat de meeste beantwoord kunnen worden met de rekensheet.
De redactie vindt deze reactie: OKMichel de Rooij, 25-02-2011 14:17
@Frank: Jan stelt in z'n "case" dat klant een on-premise oplossing wil; dat sluit varianten als GApps en BPOS/365 uit.
 
Als aanvulling op het financiele/niet finaniciele aspect; ken helaas genoeg voorbeelden in de categorie operatie geslaagd, patient overleden. Ergo, project succesvol, besparingen gehaald (in eerste aanleg, goed voor de bonus van de CFO) maar wel ontevreden, muitende gebruikers.
 
@Dave: Goede punten. Overigens, ook hier geldt, pay peanuts, get monkeys :)
De redactie vindt deze reactie: OKJoris Dirks, 25-02-2011 14:32
@Jan zou je mij die rekensheet kunnen sturen?
 
NOiV heeft een "Roadmap Open Werken" waarmee (publieke) organisaties geholpen worden hun KA 'open' te maken. Voor mail (/agenda/adressenboek) deze pagina:
https://wiki.noiv.nl/xwiki/bin/view/OpenWerken/OpenMail/
 
Heb daar direct verwezen naar dit onderzoek, maar de berekening zelf past daar ook prima op!
De redactie vindt deze reactie: OKFrank, 25-02-2011 14:54
@Dave Stork: Voor beheer van Exchange is ook een lager tarief gerekend, zie deze opmerking:
"echter vanwege een lager beheertarief in het Microsoft Exchange-alternatief, vallen de beheerkosten daar lager uit"
 
Dit vind je ook terug in de overzichten en grafieken, lagere beheerkosten voor Exchange. De licentiekosten liggen echter zoveel hoger, dat Exchange onderaan de streep nog steeds duurder is.
De redactie vindt deze reactie: OKDave Stork, 25-02-2011 15:43
@Michiel: Inderdaad. En in de praktijk zijn kosten natuurlijk belangrijk, maar de eisen van de klant/gebruikers moeten daar natuurlijk in meegenomen worden. Exchange klonen lopen op functionaliteit in mijn ogen per definitie achter de feiten aan.
 
Verder in de praktijk: je moet je hele fauna meenemen, bijvoorbeeld met Microsoft kan je kosten besparen als je meerdere producten gebruikt. Bijvoorbeeld een (Enterprise) Core CAL heeft dan direct invloed op de licentie kosten.
 
En verder een voorbeeld: Exchange klonen die Outlook koppelingen aanbieden hebben één heel belangrijk achilleshiel: de connector plugin. Bij Zarafa heb ik de ervaring de plugin wel centraal uitgerold kan worden, maar dat de eindgebruiker nog wel zijn credentials moet invoeren. Dat zijn dan wel extra implementatie kosten (gebruiker ondersteuning). Bij Exchange + Outlook heb je dit niet (bijv. Autodiscover).
 
@Frank: Ik lees in de tekst toch echt dat de beheers kosten voor een Exchange _alternatief_ lager zijn. Er wordt vervolgens verder niets vermeld over de Microsoft beheer kosten. Dat de licentie kosten voor Microsoft hoger zijn en daardoor het totaal plaatje Zarafa dan nog steeds goedkoper is, prima. Maar dat is niet mijn punt.
 
Ik heb onlangs een blogpost gemaakt over de nieuwe Zarafa Web interface in vergelijking met Exchange 2010. Wellicht interessant in het kader van gebruikerservaring. http://bit.ly/gwY2Yy
De redactie vindt deze reactie: OKFrank, 25-02-2011 15:56
@Dave Stork: Je moet het verhaal lezen als "er zijn twee alternatieven om het probleem op te lossen: het MS Exchange-alternatief en het Zarafa-alternatief.". Jan kan hier duidelijkheid over geven.
 
Het zou mij overigens verbazen wanneer MS-beheerders duurder zouden zijn, maar dat terzijde.
De redactie vindt deze reactie: OKDave Stork, 25-02-2011 16:02
@Frank Volgens mij praten we langs elkaar heen :-)
 
Ik doel hierop:
"Beheerkosten (in beide gevallen kan beheer in vier uur per maand uitgevoerd worden, echter vanwege een lager beheertarief in het Microsoft Exchange-alternatief, vallen de beheerkosten daar lager uit).
 
Hier concludeer ik uit, dat het beheertarief voor de Zarafa oplossing lager is. Ik vind deze stelling (net als jij) vreemd.
De redactie vindt deze reactie: OKJan van der Torn, 27-02-2011 21:03
@ all,
 
Mogelijk heb ik e.e.a. niet duidelijk geformuleerd, het beheertarief van het Exchange alternatief is lager en omdat het een gelijk aantal uren vergt, valt het beheer van het Exchange alternatief lager uit.
 
De gekozen uitgangspunten zijn zoals ze zijn, ik moest ergens een lijn trekken. Ik heb wel geprobeerd een reëel en eerlijk vergelijk te maken, is dat niet zichtbaar?
 
De rekensheet kan ik een ieder toesturen, drop even een mail naar jvdtorn@stone-it.com
De redactie vindt deze reactie: OKMarc Vloemans, 28-02-2011 13:26
@ Jan van der Torn: een goed initiatief! Begrippen als TCO en ROI maken vergelijkingen open/gesloten tot een zakelijke discussie. Hoe ongewenst ook voor deze of gene.
De redactie vindt deze reactie: OKDave Stork, 28-02-2011 16:32
Ik snap de verwarring nu, ik las "Exchange alternatief" als het Zarafa scenario. Voor een Exchange specialist is het even wennen wanneer Exchange als alternatief wordt bestempeld ;-)
 
Ik heb de sheet gekregen van Jan (waarvoor dank!) en op basis daarvan heb ik wel belangrijke kritiek:
 
De Zarafa oplossing gebruikt in dit voorbeeld Red Hat Directory Services, terwijl dit ook AD had kunnen zijn. Exchange verplicht je uiteraard tot AD. Maar doordat bij Zarafa niet voor AD is gekozen, worden ook de kosten van een directory service solution en niet alleen de groupware oplossing met elkaar vergeleken. Deze keuze is niet vermeld in het artikel, dat had mijn inziens wel gemoeten. Het heeft een negatief effect op het Exchange scenario.
 
Tevens worden bij de Zarafa oplossing gratis antivirus/spam oplossingen gebruikt en bij Exchange niet. Dit is bij Exchange geen verplichte keus en ook deze keuze had vermeld moeten worden. Ook dit heeft een negatief effect op het Exchange scenario. Ik zelf heb regelmatig hybride omgevingen neergezet (OSS + Microsoft), het is niet een ondenkbaar scenario.
 
Al met al is dit, naar mijn mening, niet een business case Zarafa vs Exchange, maar meer een business case OSS Groupware + toebehoren vs Microsoft + toebehoren. Dat is
fundamenteel anders. Corrigeer ik de door Jan gemaakte sheet met zijn eigen vermelde kosten daarvoor op de volgende manier (waarmee je weldegelijk voornamelijk Zarafa en Exchange vergelijkt);
 
*(Zarafa Subscription + Windows Server licentie kosten) - Red Hat support
*Exchange licentie kosten -Antivirus kosten
 
dan kom ik op de verrassende conclusie dat het Zarafa scenario (3 jaar) iets _duurder_ is; Zarafa totaal € 73.055,76 tegen Exchange totaal € 67.125,76. Een verschil van € 5.930,00.
 
Ik moet wel moet toegeven dat ik de implementatie/migratie/beheer/opleiding kosten niet heb gewijzigd. Daar zit het verschil namelijk ook in (ca. €2000,- pj). Laten we dan voor de eerlijkheid aanhouden dat de kosten gelijk zijn. Dan wordt functionaliteit een uitermate belangrijk vergelijkingsmiddel, zeker in combinatie met plan van eisen. Functionaliteit kan een belangrijke bijdrage hebben op de productiviteit. is uiteraard zeer moeilijk te kwantificeren, dat geef ik toe.
 
De vergelijking voor 6 jaar geeft een vergelijkend beeld: Zarafa totaal € 119.061,52 tegen Exchange totaal € 121.731,52. Een verschil van € 2.670,00. Het beheer geeft echter een groter namelijk bijna €10.000,-.
 
Ik heb daarbij gewoon de al bestaande gegevens van Jan gebruikt, ik heb niets opnieuw aangevraagd en ben ervan uit gegaan dat de kosten per onderdeel onafhankelijk zijn. Alleen de keuzes heb ik aangepast om de vergelijking meer zuiver Zarafa vs Exchange te maken.
De redactie vindt deze reactie: OKRalph, 28-02-2011 16:42
Hallo Jan,
 
ik heb vorig jaar aan een pilot Zarafa gewerkt bij een gemeente in het oosten van het land.
Ben zeer nieuwsgierig naar je rekensheet.
Zou ik die mogen zien?
De redactie vindt deze reactie: OKJan van der Torn, 28-02-2011 17:14
@Dave Stork,
 
In mijn business case ben ik uitgegaan van de MS AD server voor beide oplossingen, het Zarafa alternatief maakt geen gebruik van de RedHat directory server, daarvoor zijn ook geen kosten opgenomen. Wel zijn de kosten (in dit geval support kosten = subscriptie) voor het RedHat operating systeem te vinden evenals opleidingskosten daarvoor. In het Exchange alternatief zijn er dan licentiekosten voor MS Windows en de daarbij behorende opleiding opgenomen. Ik realiseer me dat ik misschien expliciet had moeten noemen bij de uitgangspunten. Beide producten werken goed samen met de MS AD server - en dus maakt het geen verschil in kosten lijkt me.
 
In het Zarafa alternatief is gekozen voor een anti virus en spam oplossing die volledig open source zijn - dus geen licentiekosten opgenomen, wel implementatiekosten. Deze software wordt veelal ook gebruikt in commerciële anti virus / spam oplossingen.
 
De Zarafa implementatie is overigens fixed price, dit is mij van het Exchange alternatief niet bekend.
 
Overigens noem ik beiden "alternatief" omdat ik ze zo clean mogelijk wil vergelijken.
De redactie vindt deze reactie: OKDave Stork, 28-02-2011 17:53
@Jan
Is de Windows Server licentie die bij Exchange staat de prijs van een enkele Windows server licentie zonder Windows CALs? Dat bedrag (€13.150,-) is hoger dan een Windows Datacenter Editie (~€2500 per socket), terwijl in dit scenario Standard voldoende is (~€777 zonder SA en zonder CALs).
Mijn aanname (foei!) was dat het de prijs van een Windows Server OS met Windows CALs is. Even snel rekenen (777 + 500 CALs * €35= 18.277) levert een bedrag op dat in ieder geval in de buurt komt met het bedrag in de sheet. Mijn vraag: hoe kom je aan dat bedrag (Licenties Windows server") in de sheet?
 
Voor wat betreft antispam/antivirus; waarom is de open source oplossing ook niet voor Exchange gebruikt? Het enige wat wellicht extra erbij komt is een server, aangezien het niet op de Exchange server geïnstalleerd kan worden. Maar dat maakt een pure Exchange vs Zarafa vergelijking wel eerlijker. Het is ook een keuze die grotendeels los kan staan van het gekozen groupware pakket.
De redactie vindt deze reactie: OKTom Louwrier, 17-03-2011 14:05
@Dave (als je nog meeleest...)
Ja, MS beheerders zijn vaak makkelijker en goedkoper te krijgen. Punt is echter dat hun kennis -en dus inzetbaarheid- tegenwoordig beperkt zijn. Het onderwijs en met name MBO levert vrijwel alleen nog maar jongens af die als Windows-werkplekbeheerder aan de bak kunnen of, als ze goed zijn, een SBS met de wizard kunnen opbrengen. Echt goede Windows-beheerders hebben bijna altijd een achtergrond in Unix of VMS en daarna de overstap gemaakt.
 
In mijn ervaring zijn er twee andere effecten die dit prijsvoordeel (een paar euro per uur) teniet doen:
- in een beetje grotere omgeving (>1000 users) heb je meer servers nodig als je op MS draait. Neem in dit voorbeeld de 500 users op Exchange versus 1000 op Zafara. Web- en applicatieservers idem.
- die servers hebben meer beheer nodig per stuk. Uiteraard zijn er zeer geslaagde MS implementaties en erg brakke Unix/Linux systemen, maar grosso modo zit de effort in MS producten.
 
Het uiteindelijke gevolg is dus dat je per eindgebruiker toch meer kosten maakt aan materiaal en arbeidsloon. En dat is nou net de sleutel voor TCO. Stuksprijzen en uurtarieven spelen hier een ondergeschikte rol.
 
@Jan
Ja, ik wil heel graag jouw rekenmodel inzien als dat kan. En wellicht kunnen we een keer contact hebben om wat verder op deze materie in te gaan?
De redactie vindt deze reactie: OKMarien van den Hoorn, 17-03-2011 22:09
Dit artikel kan ik met een praktijkvoorbeeld bevestigen.
 
Met 1000 users zijn we, een aantal jaren geleden, bij mijn toenmalige werkgever overgegaan naar Zarafa.
Alleen al op de initiële kosten werd een enorme besparing behaald. Verhalen van mensen die beweren dat de TCO met Linux en Zarafa juist hoger uitvallen zijn vaak verhalen die nergens op gebaseerd zijn of op de verkeerde feiten, het is gewoon niet zo en komt vaak voort uit angst voor het onbekende.
 
Als het al zo is, zal het hooguit in de aanloopfase zijn van een migratieproject en de eerste fase daarna. Vervolgens verdient zich dit enorm snel terug en zet de besparing t.o.v. MS Exch al in bij de eerstvolgende factuur betreffende de licentiekosten.
 
Als je een Linux-server goed inricht (ook meerdere) heb je er minder omkijken naar qua beheer dan een vergelijkbaar aantal Windows-servers. Dit is geen aanname, maar realiteit.
 
Mensen zijn over het algemeen gewoon bang om te veranderen. MS Exch is niet per definitie slechter, of Zarafa beter. Zarafa is wat apache is t.o.v. iis of wat Firefox is t.o.v. IE. Gewoon een verdraaid goede concurrent!
De redactie vindt deze reactie: OKJan van der Torn, 18-03-2011 11:31
@Marien,
 
Jouw praktijk voorbeeld maakt de business case naar mijn idee kompleet. Het aardige van mijn rekensheet is dat je kan spelen met de verschillende waarden. Bijvoorbeeld wat gebeurt er als stroom 2X duurder wordt, of wanneer ik 40% op mijn hardware bespaar of als ik 50% korting kan krijgen op de licentiekosten.
 
Zoals je terecht opmerkt gaat de business case in op kosten, en niet op opbrengsten of vergelijk van features of kwaliteit.
 
Dank je voor de reactie.
De redactie vindt deze reactie: OKDave Stork, 18-03-2011 14:37
@Tom. Ja ik lees nog mee :-)
Bij mijn bedrijf (OGD) heb ik een andere ervaring, HBO/WO'ers die vaak direct naar Microsoft Beheer door groeien. En die kunnen ook goed zijn (met of zonder Linux kennis).
 
Verder zie ik bij de (MKB) klanten van ons echter dat men een vastgesteld budget heeft in uren of euro's. Onafhankelijk van de hoeveelheid werk en of dat wel of niet verstandig is. Dat is ook een gegeven wat invloed heeft op de TCO.
 
Met andere woorden; je kan bijna niet generaliseren. Iedere business case is een custom berekening voor die klant en die klant alleen. (Waarbij ik ervan uit ga dat er nauwelijks klanten zijn die 100% dezelfde waarden hebben die bij de variabelen die invloed hebben op TCO).
 
@Jan
Zou je nog een antwoord kunnen/willen geven op mijn gestelde vragen? Want dat heeft namelijk direct invloed op de conclusie van jouw business case.
 
Algemeen:
Ik vind het een leuke en leerzame discussie en zeker het werk van Jan is completer dan wat ik vaak zie. Wat dat betreft mijn complimenten aan Jan. Ook al heb ik kritiek op bepaalde waarden en keuzen.
 
Waar ik het niet mee eens ben is dat de functionaliteit gelijk wordt gesteld, zonder consequenties voor TCO. Ja, het effect zal in de meeste gevallen lastig of niet meetbaar zijn. Dat het voor het gemak of in dit voorbeeld eruit gelaten word, snap ik. Maar er wordt in deze discussie er te makkelijk overheen gestapt.
 
Bijvoorbeeld Autodiscover van Exchange. Hiermee hoeft een externe Outlook 2007 gebruiker alleen zijn SMTP adres en wachtwoord in te voeren en zijn Outlook (of smartphone) krijgt alle instellingen toegewezen. Dat kan de helpdesk bijvoorbeeld hier al weer 500 telefoontjes besparen.
Dat kan je in de echte wereld niet negeren.
De redactie vindt deze reactie: OKJan van der Torn, 21-03-2011 10:55
@Dave
 
Deze case is zorgvuldig voorbereid en beschreven. Er zijn verschillende co-readers geweest die me hebben geholpen en er hebben twee bedrijven aan meegewerkt. Bovendien krijg je alle gegevens (de calc sheet) die er aan ten grondslag hebben gelegen. Neem daarom s.v.p. de tijd om kritiek voor te bereiden en te formuleren.
 
Dit is een business case waarin de KOSTEN worden vergeleken, daarom wordt de functionaliteit gelijk gesteld - dat is een uitgangspunt. Je mag gerust een andere business case schrijven met andere uitgangspunten. Ik vermeld alle uitgangspunten die ik heb gebruikt zodat je het verhaal op waarde kan schatten.
 
Verder, de prijzen voor het Exchange alternatief zijn aangeleverd door een Windows partner van ons. Deze beschouw ik daarom als gegeven, ik kan ze kwalijk ter discussie stellen.
 
Over het toepassen van een open source virus en spam filter kan ik het volgende zeggen. Onze Microsoft partner adviseert een closed source filter / scanner en met reden. Open source virus scanner kan niet op Exchange worden toegepast, de database is niet benaderbaar voor de scanner. Bovendien "why not go all the way"? - en dat is nu precies het Zarafa alternatief.
 
Verder weet ik dat OGD partner is van Zarafa, schijnbaar zijn jullie daar niet erg gelukkig mee, of zie ik dat verkeerd?
De redactie vindt deze reactie: OKMichel de Rooij, 21-03-2011 12:54
@Jan: Ik kan niet voor OGD spreken, maar als een OGD partner zich kritisch opstelt tav onderdelen van haar portfolio, waarom zou ze dan ongelukkig moeten zijn? Volgens mij is dat juist gezond. Ongezond is je te beperken tot (initiele) kosten, maar dat is vaker het manco van die closed/open source discussies die gevoerd worden met oog- en oorkleppen op. Dat je, zoals Dave opmerkt - gebruikers negeert, inclusief het effect op kosten van ondersteuning e.d., is hier ook een voorbeeld van.
De redactie vindt deze reactie: OKDave Stork, 22-03-2011 17:42
@Jan
 
Op welke punten vind je dat mijn kritiek niet voorbereid en goed geformuleerd is? Ik heb ook bepaalde punten en de sheet laten nalezen door mijn collega's en die hadden dezelfde vragen. Gisteren had ik een ook Microsoft Licentie workshop waarbij elementen van deze case besproken zijn. Ik heb in ieder geval bevestiging gekregen dat mijn beeld van Microsoft licenties klopt en mijn vragen valide zijn.
 
Dat deze case met alle mogelijk zorg is gemaakt, bestrijd ik zeker niet. Ik hoopte dat dat duidelijk was. Echter, alle zorg van de wereld betekent niet automatisch dat de case of welke case dan ook foutloos is of beter kan. Ik bied dan ook mijn kennis, ervaring en inzichten aan met als doel dat Business Cases beter worden gemaakt. In het belang van (potentiele) klanten en IT'ers.
 
Wellicht heb ik het gedeelte over functionaliteit niet geheel duidelijk verwoord. Dat je voor deze Business Case de functionaliteit gelijkstelt, daar heb ik an sich niet zoveel problemen mee. In feite stel je dat de functionaliteit van Zarafa voor gebruikers in deze case voldoende is (waarbij ik stel dat Exchange meer gebruikersfunctionaliteiten bezit). Prima.
Maar deze stelling zal in de praktijk niet voor elke klant gelden, dat hangt onder andere af van de eisen die zij stellen aan het te kiezen pakket. Daarbij kan functionaliteit invloed hebben op de kosten, kosten die je juist berekend in een BC.
Dus: mijn stelling (en in feite ook van Michel) is dat functionaliteit wel degelijk invloed heeft op de kosten (operation, niet ownership) en dat dat per case kan verschillen. Is dit iets waar we het eens over kunnen zijn?
 
Dat je de kosten voor de Microsoft licenties niet ter discussie wilt (kunt?) stellen, vind ik jammer en onverstandig. Ik heb al aangegeven dat ik het onderdeel Windows Server licenties een veel te hoog bedrag vind. Ik heb daarbij ook een berekening van laten zien. In beide scenario's ga je uit van een bestaande MS Active Directory omgeving. Je hebt dus al een Windows server (Domain Controller) én Windows CAL's. Die Windows CAL's hoef je in dit geval niet nog een keer aan te schaffen, waarbij de enige kosten die ik kan bedenken voor het Exchange scenario een Windows Server Standard zijn (naast die van Exchange zelf). Die kosten zijn significant lager dan de in jouw sheet vermelde kosten (~€800 vs €13.500,-, volgens onze prijslijsten). Om te voorkomen dat ik wellicht de case niet goed had begrepen, hoopte ik op een toelichting. Dat is iets wat een klant met verstand van zaken ook zou vragen. Vooralsnog blijf ik nu echter bij mijn opvatting dat deze waarde fout is en ik hoop nog steeds op toelichting of een correctie.
 
Over de Anti-malware scanner. Een Microsoft of third party Exchange applicatie sluit inderdaad beter aan en heeft specifieke mogelijkheden, zoals Database (DB) scanning en de mogelijkheid om dit te installeren op de Exchange server zelf. Maar als de klant SMTP scanning voldoende vindt (en die klanten en situaties zijn er), kan een open-source en eventueel gratis scanner ook gebruikt worden. Als DB scanning een vereiste is, dan zou dat dan ook in het Zarafa scenario moeten (of de eis vervalt of Zarafa valt af).
Ik heb net nagevraagd bij onze Linux mensen of DB scanning bij Zarafa mogelijk is en voorzover bekend is dat niet het geval. Dus, bij Zarafa is er geen mogelijkheid tot DB scanning en wordt er voor een gratis oplossing gekozen, bij Exchange is er wel DB scanning mogelijk maar niet verplicht en wordt er niet voor dezelfde gratis oplossing gekozen terwijl dat wél kan (met een aparte server). Maar het doel van de case is (dacht ik) om een product keuze te maken op basis van kosten, niet de kosten van product familie. Ik zou deze variabele, waarbij er dus een keuze is in functionaliteit, aan de klant voorleggen. Met andere woorden, twee prijzen op de eindstreep voor beide anti-malware oplossingen binnen het Exchange scenario.
 
Ik snap jouw laatste zin niet. Ik heb hier, zover ik kan overzien, nergens kritiek gegeven op de producten zelf. Ik heb alleen kritiek op de insteek, de keuzes en bepaalde waarden van deze business case. Dat staat los van de partnerships die OGD heeft. Wij willen graag onafhankelijk zijn van producten en het beste voor de klant. Als blijkt dat Zarafa voor een klant een betere fit is dan Exchange, dan doet we dat met alle liefde. Hetzelfde met Exchange, Groupwise, MDaemon etc. etc.. Dat staat los van mijn eigen persoonlijke mening over een product (en ja, ik heb een persoonlijke voorkeur voor Exchange).
 
Een theoretische business case zoals jij dat hier hebt gemaakt is machtig interessant en leerzaam voor iedere IT'er. Echter haal ik er iets anders uit dan wat jij volgens mij beoogd. Ik leer hieruit wat je moet meenemen in een vergelijking en welke keuzen er zijn en gemaakt moeten worden, niet zozeer of product x of y het goedkoopst is. De uiteindelijke kosten kan bij iedere klant anders zijn, vanwege andere eisen en wensen. Daarbij heeft het bij Microsoft zeker een grote invloed op welke andere licenties nodig zijn en hoe de omgeving verder gebruikt wordt,wat voor een licentieovereenkomst mogelijk is en dus ook eventuele kortingen of bundels (Core CAL's waren al eerder genoemd). Ik zeg daarmee niet dat Exchange per definitie goedkoper is, maar wel dat het verschil een stuk kleiner kan zijn wanneer de hele omgeving word meegenomen.
 
Samenvattend: Een real life case in mijn mening, moet correct en volledig zijn en zich niet alleen beperken op kosten. Daarbij moeten de scenario's wel goed vergelijkbaar zijn, want anders krijg je een antwoord op de verkeerde vraag.
 
Mocht je interesse hebben dan wil ik dit best verder bespreken/doornemen, bijvoorbeeld tijdens een pizza sessie op OGD, Stone-IT of zelfs Zarafa. Hoeft niet, mag wel :-)
De redactie vindt deze reactie: OKMarc Verkade, 30-03-2011 16:26
Interessante discussie!
 
DB scanning is idd niet mogelijk bij Zarafa, wel kunnen de attachements uiteraard gescanned worden als ze buiten de DB worden opgeslagen.
 
Jullie zijn van harte welkom, wij betalen de pizza!
De redactie vindt deze reactie: OKStephan Lampe, 14-06-2011 15:41
Interessant verhaal en discussie.
 
Zou hier wel de opmerking aan toe willen voegen dat kosten alleen niet zaligmakend is. Je ziet bedrijven ook steeds vaker sociale(re) keuze's maken. De (bewuste) keuze voor Open Source en open standaarden kan onderdeel van de bedrijfsfilosofie zijn of worden. (Of van het image wat het bedrijf wil communiceren).
 
Voor klanten/consumenten zou dit een steeds zwaarder argument kunnen gaan zijn.
 
Hosted Zarafa is ook beschikbaar. ;)
De redactie vindt deze reactie: OKBart, 05-07-2011 22:24
Mijn (tevreden) praktijkervaring met Zarafa:
- een stuk goedkoper, ook door minder ijzer-eisen
- lekker snel
- perspectief is steeds meer functionaliteit
- open van orgine; koppelbaar met allerlei
- mooie webinterface (geen opleidingskosten users)
- volkomen browseronafhankelijk
- aanspreekbare leverancier die meedenkt
De redactie vindt deze reactie: OKPieter, 09-08-2011 0:49
Hoe verloopt de businescase nu met het nieuwe Zarafa-licentiemodel per 31/12/2011? Zie discussie op: http://forums.zarafa.com/viewtopic.php?f=9&t=7006
 
@Bart. Er is ook een minder positive gebruikersquote uit het forum "We (I) have invested a lot of time in supporting Zarafa, testing, reporting bugs, etc...that cost of support has not been (and could not be) completely shifted to our customer(s) or Zarafa would be, in whole, a lot more expensive. Supporting our Exchange installations is pretty much "fire-and-forget" - once it works, it works...patches install automatically, new Outlook versions are supported without any problems, much less problems with strange emails. With Zarafa it is always, plan upgrade, check bug reports for outstading bugs and fixes, patch & compile the server, test database upgrades, plan client updates...customers are forced to use old Outlook versions and sometimes emails are completely broken and it takes a lot of effort to figure out why (capturing raw eml, contacting support, waiting for a fix...this is all time that cannot be billed to customer if supporting a product they have bought and payed for). "
60 vacatures
Developer

Matthat Sofware B.V. , Gouda

Pielen in PHP, of on Rails in Ruby?

ForecastXL (via Quoratio BV) , Groningen

Senior SAP BW Specialist - Tilburg

Achmea , Tilburg

Java Developer

Allshare B.V. , Hoofddorp

Talend Developer

Allshare B.V. , Hoofddorp

Top 10 Reagerende members
  Aantal reacties
met 3+ sterren
Gemiddelde
waardering
Klik voor meer info1 1575 6.2
Klik voor meer info2 1305 6.0
Klik voor meer info3 1272 6.2
Klik voor meer info4 1072 6.2
Klik voor meer info5 1000 6.1
Klik voor meer info6 901 6.1
Klik voor meer info7 755 6.2
Klik voor meer info8 528 6.1
Klik voor meer info9 405 6.2
Klik voor meer info10 399 6.0