Ontsluiting archieven geen standaardklus

Hoe ontsluit je op een doordachte digitale manier historische bronnen? Dat is een actueel vraagstuk voor gemeenten en hun archiefinstellingen. Het Brabants Historisch Informatie Centrum (Bhic) is alvast begonnen met de digitalisering van de archieven, maar houdt ontwikkelingen in de sector scherp in de gaten.

Het Brabants Historisch Informatie Centrum (www.bhic.nl) beheert de rijks- en provinciale archieven van Noord-Brabant alsmede de archieven en collecties van zo’n tachtig (voormalige) gemeenten en waterschappen gelegen in het noordoostelijk deel van de provincie. Het archief beschikt over onder meer de complete Burgerlijke Stand van Noord-Brabant en de doop-, trouw- en begraafregisters van kerkelijke gemeentes in Noordoost-Brabant. Omdat er veel vraag is naar dit soort historische informatie wil het Bhic de archieven toegankelijk maken via de website. Het heeft M&R micro-imaging uit Kampen aangetrokken voor digitalisering van de historische archieven.

Naast het digitaliseren worden de bestanden geïndexeerd. Het Bhic gebruikt twee databasesystemen: een voor de verwerking van de gegevens uit de rechterlijke archieven en het historisch beeldmateriaal (via het Atlantis-platform van Devent it Multimedia) en een voor het opslaan van de data uit de doop-, trouw- en begraafregisters alsmede de registers van de Burgerlijke Stand (met behulp van de database Mais-Flexis van De Ree Archiefsystemen). Via een zoekfunctie – bijvoorbeeld op persoonsnaam, straatnaam of datum – worden de ‘hits’ gepresenteerd op een stand-alone computer, intranet of internet.

“We moeten nog wel een adequaat opslagmedium kiezen”, vertelt Jan Sanders, hoofd backoffice van het Bhic. “M&R levert de scans op externe harddisks aan. De scans zijn gemiddeld 24 MB per pagina groot. We zullen dus een zwaar digitaal depot moeten opzetten.” Bovendien zijn de tiff-bestanden te zwaar om ze via internet opvraagbaar te maken. Sanders: “Voor het web worden de tiff’s omgezet naar jpg-bestanden. We zoeken nog een provider die het mogelijk maakt lichtere bestanden op de website te plaatsen, waarbij een bezoeker wél ver kan inzoomen op de tekst.”

Sanders erkent dat het probleem van jpg’s het verlies aan kwaliteit en het gebrek aan duurzaamheid is. Archieven zoeken daarom naarstig naar digitale opslagoplossingen die over tien of twintig jaar nog leesbaar zijn. Binnen de kring van archivarissen wordt nagedacht over een standaardaanpak van digitalisering en beschikbaarheid. Ook wordt er overlegd over het opdoemende vraagstuk van het archiveren van originele digitale bronnen. “Wij volgen bijvoorbeeld met grote interesse het initiatief van het gemeentearchief in Rotterdam. Dat is in samenwerking met het Nederlands instituut voor archiefonderwijs en -onderzoek bezig met het inrichten van een e-depot.”

Het Bhic verwacht over ongeveer een jaar zijn digitale archief te hebben ingericht. Een belangrijk aandachtspunt betreft nog een uniforme naamgeving. “Ons papieren archief bestaat uit archiefeenheden en inventarisnummers. Praktisch uitgangspunt is dan ook dat het digitale materiaal zijn papieren ‘voorganger’ zal volgen.”