Overheden herpakken grip door aanpasbaar subsidiesysteem

Software roert in subsidiebrij

Gemeenten en provincies hebben nauwelijks overzicht over de meer dan 1500 subsidieaanvragen per jaar die ze gemiddeld verwerken. Adviesbureau H&P en TU Delft bouwen aan een softwarepakket dat orde aanbrengt in de chaos. De modulaire opzet en het gebruik van webservices zorgt voor een beter beheer.

Om het beheer van de subsidieaanvragen in de hand te houden en te voorkomen dat het budget wordt overschreden, ontwikkelt H&P Management Consultancy het softwarepakket SubsidieSoft. Frits Herkemij, directeur van H&P, vertelt dat het systeem het gemakkelijk maakt inzicht te krijgen in de besteding van het geld. Zo wordt bijgehouden hoeveel subsidies al zijn verleend en hoeveel verzoeken zijn ingediend maar nog niet gehonoreerd.

Daarnaast ondersteunt het softwarepakket het behandelen van de subsidieaanvragen. Herkemij: "Het is de bedoeling dat wanneer een onderdeel in het proces is afgerond het systeem signalen geeft om de volgende stap in gang te zetten." Hierdoor is het volgens hem ook eenvoudig om op te sporen waar de knelpunten zitten: "Het systeem signaleert waar in het proces een aanvraag blijft steken."

Modulaire opzet

H&P kiest daarom voor een ontwerp waarbij het proces is opgedeeld in bouwblokken die onderdeel uitmaken van bijna elk subsidieverleningsproces. "De subsidieaanvraag wordt onderverdeeld in containers met algemene diensten. Op deze manier is het mogelijk om op uniforme wijze subsidieprocessen in te richten," aldus Herkemij.

De modulaire architectuur is ontwikkeld in samenwerking met de Technische Universiteit Delft. De universiteit doet onderzoek op het gebied van procesinrichting in modules. Marijn Janssen, universitair hoofddocent aan de TU Delft, beschrijft wat de voordelen zijn van een dergelijk ontwerp: "Als je een subsidieproces modulair bouwt, kan je de bouwblokken hergebruiken. Nu wordt keer op keer het wiel opnieuw uitgevonden en complexe software geschreven, met alle risico's vandien."

Janssen vertelt dat de architectuur is opgesteld op basis van een onderzoek bij vier overheidsorganisaties: twee gemeenten en twee provincies: "Uit de vier casussen blijkt dat 75 procent van het proces om een subsidie te verwerken overeenkomt." Herkemij legt uit hoe dit komt: "Alle subsidieprocessen hebben bepaalde bouwblokken, zoals aanvraag-, verlening- en betalingsmodules, nodig." Voor de software zijn dan ook vijf modules ontwikkeld die in alle subsidieprocessen terugkomen (zie kader).

Kern van het systeem is een bibliotheek van webdiensten op basis van Oracle Business Process Execution Language (BPEL, zie kader). Bij elke nieuwe subsidieaanvraag worden de webservices aangeroepen die nodig zijn binnen het specifieke proces. Volgens Herkemij is het grote voordeel van de keuze voor deze opzet dat de software gemakkelijk aan te passen is wanneer het proces wijzigt of wanneer regels veranderen. "Overheden zijn in beweging. Onderdelen worden geclusterd of uit elkaar getrokken. Het systeem moet zodanig flexibel zijn dat het opsplitsen en concentreren van bedrijfsonderdelen wordt ondersteund."

Toch programmeren

Herkemij verwacht dat de ontwikkeling enkele tonnen zal kosten. Van SenterNovem is subsidie ontvangen voor 50.000 euro voor de ontwikkeling van een prototype. Dit prototype zal worden getest in een pilot waar drie gemeenten van verschillende grootte aan deelnemen. De eerste resultaten worden over drie maanden verwacht. Hoewel de software in eerste instantie bedoeld is voor gemeenten en provincies, meent Herkemij dat het systeem ook geschikt is voor andere overheidsinstanties: "In principe kunnen alle subsidieaanvragen worden beheerd met de software."

Janssen verwacht nog steeds problemen bij het invoeren van de software. "Van veel organisaties en afdelingen is het proces van subsidieaanvraag deels uniek. Dit betekent dat de processen gestandaardiseerd moeten worden, of dat de software aangepast moet worden." Hierdoor vreest hij dat programmeren nooit helemaal uitgesloten kan worden, ondanks dat de modulaire opbouw als doel heeft dat te voorkomen. Herkemij meent dat in werkelijkheid de verschillen helemaal niet zo groot zijn: "In de basis zijn al die processen hetzelfde."