Vijf tips voor ICT-projecten bij de overheid

Deze zomer berichtte Computable over projecten bij de overheid die voortijdig werden stopgezet. Vijf tips voor de overheid om ict-projecten beter te laten verlopen.

1. Maak realistische planningen met een einddatum niet te ver in de tijd

De politiek wil zichzelf  graag profileren. Er wordt een einddatum gepland, maar er wordt onvoldoende gekeken of deze datum wel past in de bestaande projectplanning. "Er wordt niet overlegd bij de overheid. Ik heb meegemaakt dat ik in een project zat en via Radio1 wijzigingen te horen kreeg", zegt Gerard Meijer van het projectmanagementbureau KWD dat veel projecten bij de overheid doet. Hij merkt dat einddata vaak over twee, drie jaar zijn. Maar dat is te ver vooruit. Dat betekent dat het project te groot is.

2. Zorg voor kleine, kort cyclische projecten

Ict-projecten bij de overheid zijn vaak te groot. Zorg voor kleine afgebakende projecten met een duidelijke einddatum.

3. Maak een stuurgroep en maak de voorzitter verantwoordelijk voor het project

Projecten bij de overheid lopen vaak via het estafettemodel. De Tweede Kamer maakt een wet. Daarna maakt het ministerie de invulling. De betreffende organisatie maakt de specificaties en vervolgens voert de automatiseerder het uit. Dit zijn heel veel schakels, aldus Meijer, en daardoor is er niemand verantwoordelijk. "Er wordt geen nee gezegd, dus is het een ja, en dus gaat het door naar de volgende schakel. Er is niemand verantwoordelijk voor het hele project", zegt hij. Hij vindt dat de voorzitter van de stuurgroep de opdrachtnemer moet zijn. Dit moet een man zijn met mandaat.

4. Pas de beginselen van projectmanagement toe

Zorg voor heldere specificaties, pas risicomanagement en changemanagement toe. "Bij veel overheidsprojecten ontbreken controlepunten. Er wordt tussendoor nooit echt gecontroleerd of het project goed loopt. Bij goed projectmanagement wordt nooit naar de volgende fase gegaan mits de voorgaande fase goed is afgerond. Bij de overheid wordt altijd naar de volgende fase gegaan, tenzij er iemand aan de bel trekt", aldus Meijer.

5. Pas scopecontrol toe

"Ik heb meegemaakt dat er bij een project op het laatste moment voor de oplevering nog fundamentele wijzigingen werden doorgevoerd", zegt Meijer. Dat zorgt voor problemen. Pas daarom scopecontrol toe en sta na een bepaald moment geen wijzigingen meer toe.