Aangeleverde case study

Gemeente Zwolle verbetert beheer

De gemeente Zwolle kwam al in 2004 in contact met BRAIN FORCE, dat destijds nog VAI heette. De gemeente maakte toen gebruik van een verouderd Windows NTsysteem en wilde migreren naar Windows XP. Waar de gemeente voorheen probeerde zoveel mogelijk expertise in huis te halen en alles zelf te doen, werd nu gezocht naar een partner. BRAIN FORCE kreeg de opdracht.

Het volledige aanbod van Microsoft-technologie en de doorgewinterde aanpak van BRAIN FORCE gaven de doorslag bij de beslissing van de gemeente. Patrick van der Weerd, IT-beheerder bij de gemeente Zwolle: ‘We wilden per se gebruikmaken van SMS 2003 in plaats van bijvoorbeeld een Altiris. Het product van Microsoft was in opkomst en we hadden hier veel vertrouwen in.'

Niet opnieuw het wiel uitvinden

De gemeente implementeerde de uniforme werkplek van het Infrastructure Framework, Logon Processor voor centraal beheer van de gebruikersprofielen, een distributieomgeving met Microsoft SMS en een Windows Terminal-omgeving. Ook werden 250 applicaties gepackaged in de Packaging Factory van BRAIN FORCE in Veenendaal. Een omvangrijk project dat bij elkaar een jaar heeft geduurd. Van der Weerd: ‘Starten met een best-practice omgeving maakte het beeld dat we hadden over hoe we de zaken wilden regelen snel concreet. We hoefden als gemeente niet opnieuw het wiel uit te vinden en konden wijzigingen eenvoudig en vooral efficiënt doorvoeren.'

De uitrol van de nieuwe werkplekken met Windows XP verliep soepel. De implementatie van de nieuwe uniforme werkplek startte in juli 2005 en in januari 2006 was 99% van de werkplekken uitgerold. Op beheergebied leverde dit een aanzienlijke verbetering op ten opzichte van de oude situatie. Van der Weerd: ‘Onze doelstelling was om het werkplekbeheer dat ter plekke uitgevoerd moest worden, met 80% te reduceren. En dat is ons gelukt. Waar we voorheen vijf werkplekbeheerders op onze afdeling hadden, hebben we er nu nog maar één nodig.'

100% uptime

De nieuwe werkplek zorgde voor een daling van het aantal incidenten. ‘Omdat we precies weten hoe de werkplek eruit ziet, is het beheer voorspelbaar en komen we niet voor onverklaarbare zaken te staan.' Van der Weerd: ‘Maar er zijn nog meer voordelen te noemen. Zo zijn we een stuk veiliger geworden en is de uptime (tijdens kantooruren) 100%. Ook is het nu veel eenduidiger hoe een applicatie wordt aangeboden. Alle applicaties worden gepackaged en vervolgens met SMS gedistribueerd. Verder is de log-in tijd aanzienlijk verkleind. Waar sommige werkplekken vroeger soms tien minuten nodig hadden om op te starten, is dit nu maximaal twee minuten.'

Stabiele omgeving

De gemeente Zwolle is verspreid over verschillende locaties. In totaal heeft de gemeente twintig gebouwen, waarvan drie grote locaties. In het verleden ondervonden de kleinere locaties wel eens problemen. Nu alle locaties zijn aangesloten op de Windows Terminal, behoort dit tot de verleden tijd. Van der Weerd: ‘We zijn een stuk stabieler geworden en de kleine locaties genieten nu van dezelfde uptime als wij.'

Structuur door packaging

De gemeente Zwolle heeft ongeveer 300 applicaties in gebruik waarvan er zo'n 250 zijn gepackaged. Dit biedt hen veel structuur. Van der Weerd: ‘We hebben nu installatiebeschrijvingen van al onze applicaties. Je hoeft niet meer na te denken hoe je het de vorige keer hebt gedaan. Alle applicaties hebben dezelfde instellingen, waardoor we uiteindelijk stabieler zijn. De gestructureerde aanpak was in het begin wel even wennen voor onze beheerders. Waar ze voorheen handmatig een kleine applicatie in een paar minuten hadden geïnstalleerd, volgen ze nu een vast stappenplan en worden alle applicaties gepackaged. Als op een PC tien applicaties draaien waarvan er negen via een package zijn geïnstalleerd, is de kans groot dat die ene de hele boel in de war schopt. Nu de beheerders met minder incidenten geconfronteerd worden en ze nauwelijks nog naar de werkplekken toe hoeven, zijn ze enthousiast over de tijdsinvestering vóór distributie.'

De gemeente is ook flexibeler geworden en kan meer mogelijkheden bieden aan klanten. Van der Weerd: ‘Zo kunnen we bijvoorbeeld de screensaver regelen per werkplek. Bij een PC die wordt ingezet voor presentaties zal de screensaver niet snel aanspringen. Ook kunnen we nu aangeven dat bijvoorbeeld brandersoftware niet geïnstalleerd hoeft te worden wanneer een PC geen brander heeft. Dat zou alleen maar vertragend werken en geeft meer kans op fouten.'

Werkplekken distribueren met SMS

In 2006 introduceerde Microsoft een nieuwe functionaliteit voor SMS, de operating system deployment feature pack (SMS OSD). Dit biedt de mogelijkheid een besturingssysteem over het netwerk te distribueren. Het product vergde echter veel handelingen voorafgaand aan de uitrol. De gemeente schreef voor de oplossing een script en pakte samen met BRAIN FORCE nog een aantal andere kleine problemen aan. Hierdoor is de gemeente nu in staat werkplekken uit te rollen van een centrale plek.

Over de samenwerking met BRAIN FORCE is Van der Weerd positief: ‘Ik vind het belangrijk dat je elkaar kunt vertrouwen. En dat vertrouwen is er bij BRAIN FORCE. Er werken mensen met veel kennis en ze hebben goede contacten met leveranciers, waaronder Microsoft. We zullen bij aanbestedingen voor nieuwe projecten, zeker weer een beroep doen op BRAIN FORCE.'