S&L zorg zweert bij open source

40 procent kostenbesparing en meer tijd voor de cliënt

Neem een algemeen directeur. Zorg dat die zeer geboeid is door ict en laat hem met zijn manager informatievoorziening zoeken naar echt slimme oplossingen. Houd dat zeker tien jaar vol. Dan krijg je een omgeving als die van Stichting S&L zorg: een strak gesneden it-gebouw dat stoelt op innovaties.

Lex van Buchem draait de sleutel van de serverruimte om in het slot. Hij komt hier vrijwel nooit, vertelt hij. Niet nodig. Alles wordt op afstand beheerd. S&L zorg heeft zelfs helemaal geen it-afdeling of systeembeheerder. Nooit gehad ook. Toch staan er 750 medewerkers op de loonlijst, die samen zorg bieden aan 350 verstandelijk gehandicapten. Naast de vestigingen in Roosendaal en Bergen op Zoom zijn er tal van kleinere woon- en leefeenheden. Verspreid over deze locaties heeft de stichting 180 werkplekken.

Van Buchem koos in 2000 voor software as a service (saas) als de strategische basis voor zijn it-beleid. ‘Ict als water uit de kraan’ is sindsdien zijn motto. Maar zo makkelijk als een kraan opendraaien was het zeker niet om alle vitale applicaties op asp-basis af te nemen. Daar was behoorlijk wat eigen initiatief voor nodig.

Ondernemerschap

Samen met it-dienstverlener Phobos ontwikkelde S&L zorg in 2002 een branche-template van SAP, toegesneden op zorginstellingen. Van Buchem: “SAP op eigen houtje implementeren is voor een instelling als de onze niet betaalbaar. Samen met anderen kan het wel. Daarom hebben we besloten een platform te ontwikkelen, dat ook door andere zorginstellingen kan worden benut.”

Dat platform draait niet bij de instelling zelf, maar wordt door Phobos gehost. En S&L zorg gebruikt het, zoals het is. “Maatwerk is hier verboden”, zegt van Buchem met grote stelligheid.

Een andere applicatie, die S&L zorg mee ontwikkelde, is het Elektronisch Zorg Dossier (EZD). Van Buchem wilde een ‘strak gesneden webapplicatie’ en liet die ontwikkelen door MarviQ. Toen deze it-dienstverlener failliet ging kocht hij CareView - zoals de applicatie inmiddels was gedoopt - op uit de boedel en verkocht hem door aan Phobos, dat hem weer verwerkte in een herziene versie van de SAP zorg-template. “Er komt flink wat ondernemerschap aan te pas als je de automatisering precies wilt krijgen als je hem voor ogen hebt.”

Het einde van dit liedje was wel dat S&L zorg over vitale applicaties beschikte, die het niet in eigendom en eigen beheer had, maar die op asp-basis werden afgenomen.

Intern maakte S&L zorg gebruik van een client-server-omgeving op basis van Windows 2000.

In 2005 gaf van Buchem bureau Footmark opdracht te onderzoeken of een volledige vervanging door open source software haalbaar was. De uitkomst was positief.

Van Buchem: “Dat onze vitale applicaties buiten de deur waren gezet bleek een enorm voordeel te zijn. Daardoor hoefden we ons nu niet het hoofd te breken hoe we die naar een Linux-omgeving moesten overzetten. Voor de applicaties die we nog intern draaiden had je niet meer zo’n zware omgeving nodig.”

S&L zorg schreef zelf een bestek op basis van de gegevens van Footmark en het overheidsprogramma OSOSS (Open Standaarden en Open Source Software) adviseerde bij de aanbestedingsprocedure, die uiteindelijk door LogicaCMG werd gewonnen.

In 2006 werd de nieuwe interne omgeving gerealiseerd op basis van CentOS, een gestripte, gratis serverversie van Red Hat Linux. Daarop draaien onder meer OpenOffice.org en Firefox. In het serverpark is ook Covide Groupware (draait onder Debian) opgenomen met geïntegreerde open source VoIP-telefooncentrale. Tegelijkertijd werd op server based computing overgeschakeld en werden de bestaande desktops vervangen door thin clients. “We gebruiken hiervoor het NX-protocol. Dat comprimeert de gegevens en vraagt minder bandbreedte dan Citrix of Tarantella. Het technische beheer is ondergebracht bij onze afdeling Facility. Die heeft een paar extra thin clients op voorraad. Als zo’n apparaatje uitvalt, vervangen we het gewoon, en dan kan er direct verder gewerkt worden. Het defecte exemplaar sturen we op naar Logica-CMG. Zij doen op afstand het beheer van onze servers.”

Van Buchem ergert zich een beetje aan de vele discussies over of een Windows- dan wel een Linux-omgeving goedkoper is. “In ons geval is er helemaal geen discussie mogelijk. We werken met een gratis besturingssysteem op onze servers. En met een gratis Office-suite op 180 werkplekken. Of neem onze virus-scanner. Nu gebruiken we Avast, een van open source afgeleid product. Het kost ons 600 euro in drie jaar. Een vergelijkbaar commercieel product kost ons in drie jaar 18.000 euro.”

Uitgedrukt in een percentage van het beschikbare jaarbudget van omstreeks 24 miljoen is de besparing bij S&L inderdaad imposant te noemen. In 2005 gaf S&L zorg 1,5 procent van het budget uit aan ict, ofwel een kleine vier ton. Dat was al laag vergeleken met andere zorginstellingen, zeker als in aanmerking wordt genomen dat de automatiseringsgraad bij S&L relatief hoog is.

In 2006 bleek het percentage gedaald naar 0,9 procent, een reductie met 40 procent. In die 0,9 procent zitten ook de kosten van de overgang naar de nieuwe open source omgeving.

In 2007 zal het percentage weer wat stijgen naar 1 procent als gevolg van de implementatie van nieuwe workflow-software. “Dat we uitkomen rond de 1 procent betekent dat we een zeer efficiënt it-gebouw hebben. Je moet trouwens niet alleen kijken naar de financiële kant van het verhaal. Het gaat even goed om kwaliteitsimpulsen. We hebben het niet exact gemeten, maar we zijn ervan overtuigd dat ons Elektronische Zorg Dossier de administratieve druk op onze mensen met de helft heeft verlaagd. Dat zijn allemaal uren. Die kan je niet in geld verzilveren, maar wel in zorg. Het betekent simpelweg dat er meer tijd komt voor de cliënt.”