Systeem en strategie achter back-upplan bedrijf

Plannen, testen en evalueren zoals het moet.

Een goede back-up-strategie omvat meer dan het bewaren van de opgeslagen informatie op verwisselbare media, zoals harde schijven, tapecassettes of optische disks. Een goede back-upstrategie is een goed back-upsysteem dat regelmatig wordt geëvalueerd en getest. Pas dan kunnen ict-managers, opslagbeheerders in het bijzonder, garanderen dat de back-up werkt zoals het moet en dat alle opgeslagen gegevens altijd kunnen worden teruggehaald.

Het is een goede back-up-test om regelmatig steeksproefgewijs bepaalde mappen en documenten van de server terug te zoeken op de back-upmedia en terug te installeren op de server om vast te stellen of het back-upproces goed functioneert.

Minstens ieder kwartaal

Een in 2007 uitgevoerd onderzoek onder meer dan tweehonderd ict- en opslagbeheerders binnen middelgrote en kleine bedrijven toonde aan dat slechts 32 procent van de bedrijven elke drie maanden hun back-upopslagsystemen testen, 35 procent test en evalueert maar één keer per jaar of minder.

Het testen en evalueren van een back-upsysteem hoeft maar een half uur in beslag te nemen. Wanneer een bedrijf zich niet kan permitteren dat de opgeslagen en geback-upte gegevens verloren gaan, en welk bedrijf kan dat nou en waarom zouden dergelijke misbare gegevens überhaupt opslaan, dan is het raadzaam wekelijks of maandelijks, afhankelijk van de behoefte, de opslaggegevens te herinstalleren. Elk kwartaal is toch wel het minimum.

Hoe testen?

Het op de juiste manier testen van een tape- of verwisselbare harde schijf-back-upsysteem vereist de volgende stappen:

1. Sla een representatieve set testdocumenten op een cd, dvd, blu-ray of harde schijf op. Deze stap wordt allereerst en uit voorzorg uitgevoerd zodat er bij mislukken van de tapeback-up, of de backup naar de verwisselbare harde schijf, nog een set onbeschadigde en virusvrije documenten is om opnieuw op te slaan op het systeem. Wees er zeker van dat de testset correct is gekopieerd. Dit is van belang omdat de documenten straks worden verwijderd van hun eigenlijke locatie en we de backup juist testen omdat die kan mislukken. Dan hebben we de testset weer hard nodig.
2. Maak een back-up van de documenten middels de standaard back-upprocedure voor tape of verwisselbare harde schijven.
3. Verwijder de bestanden van hun eigenlijke locatie op de harde schijf.
4. Herstel de documenten waarmee de standaardback-up in stap 2 is uitgevoerd. Als er mappen of documenten missen of zijn beschadigd, werkt het back-upproces niet goed. Herstel in dit geval de documenten op de server vanaf de cd, dvd, blu-ray of harde schijf (uit stap 1) en herhaal de stappen met een andere tape of schijf. Nog problemen? Controleer het drive-systeem en de back-upsoftwareinstellingen op problemen of fouten. Bel desnoods een deskundige indien het wederom mislukt.

Controleer dus regelmatig de kopie van de back-up om er zeker van te zijn dat de gegevens goed zijn opgeslagen, liefst wekelijks en minstens eens per kwartaal.

Basis van de backup

De drie onderstaande basisprincipes zijn de basis voor ieder verantwoord back-upplan:

• Maak dagelijks een incrementele back-up (dit is van alle die dag gewijzigde bestanden en mappen) en maak wekelijks een volledige back-up.
• Controleer regelmatig de kopie van de back-up om er zeker van te zijn dat de gegevens goed zijn opgeslagen, liefst wekelijks en minstens eens per kwartaal.
• Bewaar een kopie van de volledige back-up veiligheidshalve op een andere locatie. Door verwisselbare opslagmedia als draagbare harde schijven of tape te gebruiken, is het mogelijk de back-up te bewaren waar men wilt.

Welk mediatype?

Sommige mensen denken dat ze moeten kiezen tussen verschillende typen opslagmedia. Afhankelijk van de hoeveelheid en het type gegevens dat moet worden opgeslagen kan echter gekozen worden voor verschillende media naast elkaar. Zowel optische als verwisselbare harde schijven en tapemedia kunnen eenvoudig worden vervoerd vanaf de werkplek en dito worden opgeslagen. Bij het gebruik van tape of harde schijf voor volledige back-ups, kan tegen lage kosten op bijvoorbeeld een dvd'tje een extra back-up worden gemaakt.

Bepaal back-upplan

Voordat het back-upplan voor het bedrijf bepaald wordt, moet eerst bekeken worden welk risiconiveau verantwoord is voor de gegevens van het bedrijf. Bepaal welke gegevens het belangrijkst zijn en wat voor welke gegevens acceptabel is. Hoe vaker media worden gewisseld, des te veiliger de gegevens zijn. Indien dezelfde media twee dagen achter elkaar gebruikt, loopt men het risico dat de documenten van de eerste dag verloren gaan.

• 1. Bedenk welke gevaren voor het bedrijf realistisch zijn of welke niet uitgesloten mogen worden omdat ze rampzalig zouden zijn. Dit kan variëren van rampen als overstromingen, brand of storm, tot terrorisme, hackers of vandalistische (ex-) werknemers.
• 2. Bepaal een plan op basis van de mate van herstel die vereist voor het bedrijf. Overdrijven is ook een kunst, maar misschien geneert het bedrijf dagelijks gegevens die werkelijk essentieel zijn en die dagelijkse bescherming. Is de back-up zodanig op orde dat het bedrijf op een andere locatie verder kan gaan wanneer het onverhoopt wordt vernietigd door brand of overstroming?
• 3. Stel ook dat rampenplan op, waarmee er doorgewerkt kan worden als het kantoor onbruikbaar wordt. Stel de werknemers op de hoogte van dit plan en zorg ervoor dat het regelmatig wordt bijwerkt.

Voor ieder back-upplan zijn zowel tape als verwisselbare harde schijven en optische technologieën geschikt. Wanneer een bedrijf beschikt over een hoeveelheid gegevens die niet op een enkele cartridge of disk passen, kunnen meer media worden gebruikt die het best binnen de begroting passen en de voorkeur hebben voor bepaalde media.