Boels Zanders Advocaten neemt de e-mailmanagementoplossing van Mimecast in gebruik, die door partner I.R.I.S. wordt geleverd. Deze cloudoplossing maakt voor het advocatenkantoor automatisch een archief aan met alle inkomende en uitgaande berichten, is onafhankelijk van de eigen ict-omgeving te benaderen en biedt extra opties om de workflow te versnellen.
Boels Zanders heeft momenteel 61 advocaten in dienst, verspreid over vier vestigingen. Het advocatenkantoor maakt een sterke groei door. Jos Meuwissen, ict-manager bij Boels Zanders: ‘Door die groei neemt ook het e-mailverkeer enorm toe. Dat was voor ons de aanleiding om naar een andere oplossing voor het beheer van de berichtenstroom te kijken.'
Snel te benaderen
De implementatie van Mimecast is nog in volle gang, maar Meuwissen ziet nu al de voordelen voor het team van advocaten. ‘Voorheen werden e-mails al opgeslagen in ons documentmanagementsysteem en nu gebeurt dat volledig automatisch. Dat geldt voor alle inkomende, uitgaande en interne berichten. Het e-mailarchief blijft tien jaar bestaan en dat is voor ons als advocatenkantoor een veilig idee. Dit archief is bovendien snel te benaderen. Verder biedt de oplossing veel opties die de workflow vereenvoudigen en versnellen, zoals automatische conversie naar pdf en automatische toevoeging van een handtekening. Dat deden we eerder allemaal handmatig.'
De overstap naar Mimicast biedt volgens Meuwissen naast voordelen voor advocaten ook voordelen aan de ict-beheerder. ‘Een voordeel voor mijzelf is dat de applicatie onafhankelijk van onze eigen ict-omgeving functioneert. Dat betekent dat het e-mailarchief wereldwijd te benaderen is, ook vanaf mobiele apparaten zoals iPhones en BlackBerry's. Zo ontzorgt Mimecast niet alleen de advocaten binnen ons kantoor, maar ook de ict-manager.'
Dichtbij opgeslagen
‘Naast Mimecast hebben we nog een alternatief bekeken', vertelt Meuwissen. ‘Maar deze oplossing bood minder opties. Het voordeel van Mimecast ten opzichte van andere aanbieders vind ik ook dat je er zeker van bent dat je data relatief dichtbij opgeslagen is en niet in een datacenter aan de andere kant van de wereld.'
Apart, dat voor een Advocaten Kantoor.
Ik ben benieuwd hoe de clienten hierop gaan reageren? Alle vertrouwelijke stukken opslaan in een cloud die onder de Amerikaanse Patriot Act valt?
Ik weet niet of de IT afdeling van Boels Zanders Advocaten wel goed intern overleg heeft gehad over de juridische consequenties? Wellicht zijn ze niet gespecialiseerd in ICT of privacy recht?
Hoe bedoel je: “alle vertrouwelijke stukken opslaan in een cloud die onder de Amerikaanse Patriot Act valt”. Volgens mij lees ik dat het datacenter relatief dicht bij staat. Ik neem aan dan ergens in Europa.
Beste Dennis Dutchd,
Het komt op mij over dat je de klok hebt horen luiden, maar niet weet waar de klepel hangt.
E-mail van Europese bedrijven die via Mimecast gaat valt helemaal niet onder de Patriot act….waarom ga je daar zo maar vanuit?
Email die bij Mimecast wordt gearchiveerd blijft voor 100% in Europa en valt dus onder Europese wet en regelgeving.
Je zou je dus moeten afvragen of je je zeker voelt bij bijvoorbeeld de ‘European Union Data Protection Directive 95/46/FC’ en de ‘UK Data Protection Act 1988’.
Boels Zanders is het derde Nederlandse advocatenkantoor dat e-mail archiveerd bij Mimecast. Overigens archiveren 66 van de Engelse top 100 advocatenkantoren hun e-mail ook bij Mimecast.
Het is een beetje arrogant om er gemakshalve van uit te gaan dat al deze kantoren vast geen goed intern overleg hebben gehad, of geen kennis in huis hebben van ICT en privacy recht.
Volgens mij zitten ze er namelijk op. Ik werk nu 6+ jaar voor advocatenkantoren door heel Europa en als er iets is wat men bloed serieus neemt, dan is het de data van hun cliënten.
Mocht je je nou afvragen waarom banken, accountantskantoren, advocatenkantoren, nou juist wel overstappen op Mimecast, stuur me dan gerust een mailtje.
Met vriendelijke groet,
Dries
Beste Dennis,
Apart dat jij naar aanleiding van het bovenstaande bericht direct “Patriot act” roept?
Los nog van de vraag hoe je hiermee om zou gaan als advocatenkantoor met vestigingen in Europa en de US (en je vertrouwelijke data van EU clienten dus ook in de US staat, of beschikaar is voor counsil uit de US):
Mimecast is een Europese dienst en alle data van de Europese klanten blijft dus in Europa. De Patriot act en de Homeland Security act zijn dus helemaal niet van toepassing. Je zou de European Union Data Protection Directive 95/46/FC en de UK Data Protection Act 1988 voor de lol eens kunnen lezen.
Er zijn nu 3 kantoren in Nederland, 1 België en 1 in Noorwegen die van Mimecast gebruik maken. Verder stallen 66 van de 100 grootste advocatenkantoren in de UK hun e-mail ook al bij Mimecast.
Zou geen van deze kantoren goed intern overleg hebben gehad??
Zou geen van deze kantoren een advocaat kennen die zich specialiseert in ICT of data privacy wet- en regelgeving??
Volgens mij zitten ze er zelfs op.
Mocht je nou willen weten waarom bijvoorbeeld en o.a. banken, accountantskantoren en advocatenkantoren het beveiligen en archiveren van e-mail nou juist wel toevertrouwen aan deze dienst, stuur dan even een mailtje. Ik vertel je er graag meer over.