Het Loodswezen gaat de interne samenwerking verbeteren en interne processen optimaliseren door Microsoft Sharepoint in te zetten als enterprise document management systeem (edms) voor SAP. Medewerkers kunnen straks eenvoudiger kennis en documenten met elkaar delen. Na een selectieprocedure koos het Loodswezen voor het ERP-Link-platform van Gimmal om beide omgevingen aan elkaar te knopen. De organisatie sluit voorlopig een driejarig contract met The Next View voor het gebruik van ERP-Link.
‘Wij zochten naar manieren om de samenwerking in onze organisatie te verbeteren’, zegt Richard Donselaar, ict-hoofd bij het Loodswezen. ‘Een edms is dan heel praktisch. Enerzijds om documenten met elkaar te delen, anderzijds om bijvoorbeeld snel een offerte te kunnen accorderen, zonder eerst op zoek te hoeven gaan naar het juiste document.’
Behoud SAP-metadata
Het Loodswezen koos voor Sharepoint als edms. Integratie met de bestaande SAP-omgeving van het Loodswezen was een belangrijke vereiste. The Next View stelde een oplossing voor waarbij het ERP-Link-platform van Gimmal een brug slaat tussen SAP en Sharepoint. Met behulp van ERP-Link verandert Sharepoint in een edms voor SAP. Documenten die in SAP zitten, worden opgeslagen in Sharepoint en zijn vervolgens te bekijken en te bewerken. De documenten behouden wel al hun SAP-metadata.
Aan de keuze van het Loodswezen ging een proof of concept vooraf die twee weken in beslag nam. The Next View gebruikte een scrum-aanpak om snel de gewenste functionaliteit in te kunnen richten. ‘Deze manier van werken sprak ons enorm aan’, zegt Donselaar. ‘Al na twee weken was duidelijk dat al onze wensen gerealiseerd konden worden.’
