HvA en UvA betalen zich blauw aan SIS

De kosten van het Studenten Informatiesysteem (SIS) van de Hogeschool en Universiteit van Amsterdam lopen nog hoger op dan in 2010 werd gedacht. Toen viel het systeem, dat eind 2008 operationeel moest zijn, al vier miljoen euro duurder uit. Inmiddels blijkt dat voor de hogeschool de projectkosten tussen 2004 en 2012 zijn opgelopen van de geraamde 5,5 miljoen euro tot 14,6 miljoen euro. Bij de UvA bedragen de projectkosten inmiddels 25 miljoen euro; de universiteit wil de oorspronkelijke raming niet prijsgeven.

De forse budgetoverschrijding blijkt uit een reconstructie die het universiteitsblad Folia Magazine maakte over de aanschaf en implementatie van het systeem. De belangrijkste oorzaak hiervoor is dat de Hogeschool en Universiteit van Amsterdam de leverancier nooit duidelijk hebben verteld aan welke eisen het systeem precies moest voldoen. Die kon daardoor zijn gang gaan en dat is in de papieren gaan lopen. Het SIS is gebaseerd op Oracle met Atos als implementatiepartner.

Verder bleek uit een reportage op het Radio 1 Journaal dat SIS matig functioneert. Studenten klagen dat het systeem regelmatig uit de lucht is en dat informatie over hun studentenvoortgang onvolledig of op een onoverzichtelijke manier wordt gepresenteerd. Een woordvoerder van het College van Bestuur van HvA-UvA benadrukt in het Folia-artikel dat het systeem nu zonder echte problemen functioneert.

Samenwerking

De HvA-UvA besloten in 2004, een jaar na de bestuurlijke fusie, mee te doen aan het erp-project Sans (Samenwerking Nieuw Studenteninformatiesysteem). Kostenoverschrijdingen, vertragingen en technische complicaties zijn debet aan dit besluit. Dit in 2005 gestarte initiatief was een gezamenlijk project met de universiteiten van Amsterdam, Leiden en Tilburg en de Hogeschool van Amsterdam voor een nieuw inschrijf- en volgsysteem voor studenten op basis van Peoplesoft Campus Solutions. Partners waren Oracle, Atos Origin en, in de beginfase, Berenschot en Stichting Surf. Het project kostte oorspronkelijk 21 miljoen euro.

Fiasco

Het project Sans moet leiden tot een nieuw online studenteninformatiesysteem. Tot de administratieve taken behoren onder andere het inschrijven van studenten, het opstellen van studieplannen, en planning en begeleiding van studenten bij de voortgang van hun studie. Ook moet het nieuwe systeem aansluiten op wetgeving en nieuwe ontwikkelingen, zoals flexibele onderwijsmodellen en de elektronische leeromgeving. In 2006 koos het samenwerkingsverband voor de campussoftware van Peoplesoft, dat onderdeel is van Oracle.

Het project werd gekenmerkt door kostenoverschrijdingen, vertragingen en technische complicaties - onder andere omdat het aanpassen van het van origine Amerikaans systeem op de Nederlandse onderwijssituatie tegenviel. Computable meldde eind 2009 dat de Radboud Universiteit had besloten zich terug te trekken. In 2010  meldde de UvA dat de implementatie was vertraagd en de kosten waren opgelopen. De universiteit verwachtte toen dat de kosten voor het systeem op achttien miljoen euro zouden uitkomen, exclusief implementatiekosten.

Leiden en Tilburg

Ook bij de Universiteit Leiden loopt de invoering van het nieuwe systeem niet van een leien dakje. Eind 2011 lagen de kosten al op elf miljoen euro, terwijl er 4,6 miljoen euro was begroot. Invoering ervan zorgde ook voor grote gebruikersproblemen onder studenten.

Bij de Universiteit van Tilburg was er minder gekrakeel. In 2011 werd er besloten om een lichte variant van het systeem in gebruik te nemen nadat de plannen nog eens kritisch waren bekeken.