Staatsbosbeheer heeft een nieuw contract gesloten met printerleverancier Xerox voor managed print services (MPS). Dit is inclusief mobile print, de optimalisatie van het printerpark en de documentmanagement workflow. In totaal worden er 79 nieuwe multifunctionals (mfp’s) geleverd die verspreid worden over 67 locaties. Door het terugdringen van het aantal machines bespaart Staatsbosbeheer jaarlijks 325.000 euro.
Staatsbosbeheer startte in 2012 met de Europese aanbesteding van het printerpark. Belangrijke uitgangspunten waren een goede prijs/kwaliteit-verhouding, het in één keer goed willen bedienen van de hele organisatie en het terugdringen van het aantal apparaten en modellen. Staatsbosbeheer zette een bijzondere vraag in de markt die afwijkt van het gangbare verdienmodel van printerleveranciers. Er is één prijs gevraagd voor achttien miljoen afdrukken, zonder garanties over kleur- en zwart-witratio’s. Daarnaast moesten leveranciers voldoen aan 97 eisen om te mogen inschrijven.
Koppeling met documentmanagementsysteem
‘Het bezit van veel apparaten en verschillende modellen betekende hoge kosten voor onze organisatie, zoals afschrijving van de apparaten en het aanhouden van een tonervoorraad’, zegt Lies Zegwaard, projectleider bij Staatsbosbeheer. ‘Door de inzet van slechts twee verschillende type printers worden deze kosten snel en slim teruggebracht. De door Xerox voorgestelde inrichting met managed print services en een koppeling met ons documentmanagementsysteem zorgt voor een aanzienlijke ontlasting van onze beheerorganisatie. Door de gebruiksvriendelijke machines met touch screens wordt zo niet alleen het werk van de printbeheerders makkelijker gemaakt, maar van al onze medewerkers.’
Xerox installeerde in totaal 79 nieuwe multifunctionals (mfp’s) die kunnen printen, kopiëren en scannen op A4 en A3, in zwart/wit en kleur. De nieuwe apparaten en verbruiksartikelen worden afvalvrij hergebruikt en zijn energiezuinig. De uitstoot van schadelijke stoffen is daarmee tot een minimum beperkt. Xerox verzamelt op alle locaties alle verbruiksartikelen in door middel van eco-boxen en zet deze in voor hergebruik of recycling.
