Bring your own device (BYOD) is actueel geworden in de slipstream van de megatrend rond het nieuwe werken en generatie X, Y, Einstein, etc. Ook binnen ict-management is het een meer dan substantiële discussie. Dit artikel gaat in op de gespannen relatie tussen BYOD en de werkkostenregeling. Een thema dat voor vele organisaties vóór 2014 actueel zal worden. Dit artikel kan dienen als eerste oriëntatie.
Waar het bij BYOD op neer komt is dat mensen die werken voor een organisatie gebruik kunnen blijven maken van hun eigen hard- en software. Ict-toepassingen en -data van de onderneming worden beschikbaar gemaakt op de platformen van eindgebruikers. Dus je zakelijke e-mailtjes op je iPhone, de crm-toepassing op je Xoom en het reviewen van een offerte op een oude desktop in een internetcafé in Thailand.
Übersaaie hardware
Het stelt de ict-afdeling voor stevige uitdagingen om minder afhankelijk te worden van onderliggende platformen en tegelijkertijd functionaliteit, beveiliging, continuiteit en performance te waarborgen. Toch lijkt het de weg voor de toekomst. Ondermeer omdat werkers binnen de organisaties steeds meer verknocht zijn aan de apparaten waarmee zij productief zijn.
Zzp'ers hebben de trend gezet en de jongste generatie werknemers zet de trend kracht bij. Die hebben geen zin meer in die weliswaar heel bedrijfszekere maar übersaaie hardware die door de werkgever is bedacht. Het werktuig is 'personal gear' geworden en je kunt mensen toch beter laten werken met gereedschap waar ze goed mee uit de voeten kunnen?
Relatie met WKR
Wat is nu de relatie met de werkkostenregeling (WKR)? De WKR is een goed idee van (en vooral ook voor) de Belastingdienst om fiscale kaders te stellen voor vergoedingen en verstrekkingen van werkgevers aan werknemers in loondienst.
Het fiscale regime regelt welke vergoedingen en verstrekkingen de werkgevers mag doen en in hoeverre deze leiden tot belastbaar loon. Denk aan de leaseauto of fiets van de zaak, het alombekende kerstpakket of de vergoeding voor verhuizing, woonwerkverkeer of onkosten.
Incosistentie
Binnen de WKR worden ook de vergoedingen en verstrekkingen behandeld ten aanzien van telefoon, internet en computers. De WKR, die overigens is ingegaan per 1 januari 2011 en door werkgevers uiterlijk op 1 januari 2014 dient te zijn ingevoerd, maakt ten aanzien van ict-middelen een onlogisch onderscheid tussen verstrekkingen en vergoedingen. Computers en telefoons mogen namelijk, onder een aantal strikte voorwaarden, wel vrij van loonheffing worden verstrekt aan medewerkers maar niet belastingvrij vergoed. En dat is natuurlijk raar want dat zou natuurlijk niets uit moeten maken!
Als je over dit onderwerp spreekt met belastinginspecteurs spreekt, erkennen ze de inconsistentie. Ze geven dan aan dat het onderscheid alleen maar kan worden verklaard als je meeweegt dat de WKR voor de fiscus budgetneutraal moest blijven ten opzichte van het oude fiscale regime. Een eerlijk antwoord, maar voorlopig wel erg spijtig.
Choose your own device
Vooralsnog lijkt de BYOD-trend niet echt te kunnen rekenen op een evenwichtige fiscale faciliteit. Wel kan de netto BYOD-vergoeding natuurlijk worden opgenomen binnen de fiscale ruimte van 1,4 procent, maar vermoedelijk zal die ruimte al grotendeels door andere vergoedingen en verstrekkingen worden ingenomen.
Als alternatief zou je ook kunnen kiezen voor CYOD in plaats van BYOD, choose your own device, waarbij de werkgever alsnog de hardware verstrekt. De vraag is echter of de werkgever dit wel wil, omdat de werkgever ook de voordelen ziet van het aan de medewerker volledig uitbesteden van zijn ict-uitrusting.
Politieke wil
Helaas ontbrak het in 2009 en 2010 aan politieke wil, gevoel voor de praktische uitvoering en budget om de WKR ook gebruiksvriendelijk in te richten voor de belastingbetalers. Hopelijk komt het ministerie van Financiën nog tot het inzicht dat een onderscheid tussen vergoeden en verstrekken eigenlijk niet te rechtvaardigen is. En dat zij ontwikkelingen binnen de kaders van het nieuwe werken, ambtenaar 2.0 en slim werken, slim reizen in de weg zit met het huidige fiscale regime.
Graag wil ik reageren op dit artikel. Allereerst: wat goed dat je hier over hebt geschreven! Ten tweede; Ik snap eigenlijk helemaal niet waarom de nieuwe werkkosten regeling geen rekening heeft gehouden met BYOD.
Ik heb hierover gegoogled en uiteindelijk gebeld met de belastingdienst, maar die geeft aan dat ik bij ” de politiek” moet zijn. Dat is voor mij wat vaag en reden genoeg om vooral rustig doch gestaag door te zoeken.
In mijn werk als projectleider gebruik ik graag goede ondersteuning op ICT gebied en vind ik het praktisch en duurzaam om deze middelen dan ook privé te gebruiken. Gelukkig stimuleert mijn werkgever dit 100%. Bij ons staat het thema Relink life and work centraal. Maar zij, mijn collega’s en ik worden daar nu nog niet bij geholpen door de huidige wetgeving.
Ik snap niet waarom er bij een ” Nieuwe” regeling geen aandacht is besteed aan deze toch wel heel logische ontwikkeling.
Weet / ken jij de ontwikkelingen en slimme manieren om hiermee om te gaan? En hoe kunnen we ons pleidooi voortzetten?
Wanneer de ICT-organisatie de gebruiker de keuze geeft uit een paar varianten is BYOD in het geheel geen discussie meer. Daarnaast, ook in de smartphone-scene is dual sim mogelijk en met VoIP is dual-dialnumber mogelijk voor scheiden van zakelijk en privé. Hiermee wordt BYOD het volgende ‘industrie-push issue’.