Delta Wines is gespecialiseerd in de distributie van wijnen. Zij verwachten de komende jaren nog flink te groeien. Serge Nederpel, Financial Controller, Delta Wines, vertelt:'”Het merendeel van onze inkomende facturen is inkooporder gerelateerd en afkomstig van buitenlandse leveranciers. Het matchen van deze facturen verliep soepel maar nam zeer veel tijd in beslag. Omdat wij ook nog een ontwikkelingsgroei verwachten, zochten wij een oplossing.' Deze werd gevonden bij ISProjects.
Delta Wines, de holding van DGS WIJN, Coenecoop Wine Traders en Pallas Wines, is gespecialiseerd in de distributie van wijnen. Delta Wines is een connector in de wijnwereld, door het brengen van wijn met een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding van de producenten naar de markt tegen de laagst mogelijke kosten. Delta Wines heeft als doelstelling een leidende rol te spelen in de Europese wijnhandel.
Twaalfduizend facturen in zes administraties
Delta Wines verwerkt nu ongeveer twaalfduizend inkomende facturen per jaar in Microsoft Dynamics NAV. Deze facturen worden op één centrale plaats verwerkt in zes verschillende administraties. In totaal zijn ongeveer zestien medewerkers binnen de gehele Delta Wines Groep betrokken bij het vastleggen, boeken, goedkeuren en verder verwerken van de facturenstroom.
‘Voor ons was het geen doel om te gaan besparen op personeelskosten maar wel om het bestaande personeel efficiënter in te kunnen zetten’, zegt Financial Controller Serge Nederpel. ‘Daarnaast ontvangen de verschillende bv’s grote hoeveelheden kostenfacturen. Met behulp van ISP-Invoice kunnen de medewerkers van de administratie opzoeken wat de status van de kostenfactuur en de fase in het goedkeuringsproces nu is. Tevens is een kopie van de factuur beschikbaar in ISP-Invoice. Het goedkeuringsproces van de inkomende facturen verbeterd hierdoor aanzienlijk en werkt veel efficiënter.’
‘Wij hebben seminars van een aantal leveranciers bezocht en zijn bij een referent van één van de potentiële leveranciers op bezoek gegaan. Vooraf hebben wij al beseft dat de leveranciers van Delta Wines uitstekende wijn leveren, maar dat de kwaliteit van de facturen nog wat te wensen overlaat. Ik adviseer daarom enkele facturen van de grootste leveranciers mee te nemen om te testen op scannen en vooral herkennen van de velden. Je kunt aan de hand daarvan, indien nodig, al direct contact opnemen met je leverancier met het verzoek bepaalde gegevens toe te voegen of aan te passen. Daardoor realiseer je al direct een zo optimaal mogelijk matching. Verder raad ik aan goed te luisteren naar de ervaringen van de referent en te controleren of de gewenste functionaliteit ook in de praktijk werkt’, vervolgt Nederpel.
‘ISProjects kan ons alle gewenste functionaliteit bieden, zoals weergave van de betaaldatum in het digitale archief, verwerken van pdf-facturen, regelherkenning en detailmatching, voor een aantrekkelijke prijs. Wij gaan nu eerst bekijken wat matching op kopniveau ons oplevert. Het is echter prettig te weten dat wij altijd over kunnen stappen naar regelherkenning en detailmatching van inkomende facturen in NAV, omdat ISProjects daar bewezen ervaring mee heeft. Daarnaast is het voor Delta Wines een pré dat ISProjects al samenwerkt met onze erp-partner DIN Solutions’, besluit Nederpel.
