De Isala klinieken verwerken ongeveer zeventigduizend inkomende facturen per jaar in SAP. Deze facturen worden in samenwerking met ISProjects in één administratie verwerkt voor zes verschillende locaties. In totaal zijn ongeveer 240 medewerkers binnen de gehele organisatie betrokken bij het vastleggen, boeken, goedkeuren en verder verwerken van de inkomende facturenstroom.
Mark Logchies, Teamleider Crediteurenbeheer bij Isala Klinieken verteld: ‘Wij wilden graag met minder fte hetzelfde werk kunnen verzetten, zodat de berg inkomende facturen efficiënter verwerkt werd. Daarnaast wilden wij graag een kwaliteitsverbetering in de interne informatievoorziening bereiken. Wij wilden zelf meer inzicht hebben in de inkomende factuurstroom en daarnaast de goedkeurders ook inzicht geven in hun facturen.’
‘Wij hebben ongeveer 25 procent efficiencyverbetering in fte behaald dankzij digitalisering van de inkomende factuurverwerking. Dit komt onder andere doordat wij nu geen fysieke postverzending en archivering meer hebben. Daarnaast kunnen de goedkeurders nu zelf hun facturen terugzoeken in het digitaal archief. Daardoor zijn wij ook geen tijd meer kwijt aan het terugzoeken…..’
Afstemming met ict-afdeling
‘Tijdens het project hebben wij gemerkt dat het ook belangrijk is de ict-afdeling te betrekken in de aanloop naar dit project. Het merendeel van het werk wordt door ISProjects gedaan, medewerking van de ict-afdeling vereenvoudigd het implementatieproces. Verder wil ik het advies geven om te kiezen voor een oplossing die grondig is getest en in de praktijk goed werkt. Bij Isala Klinieken werkt alles nu naar wens!’
‘Doordat we geen tijd meer kwijt zijn aan het terugzoeken van facturen heeft iedereen meer inzicht in de facturen! Bovendien worden de ingekomen facturen ongeveer één maand na het inscannen weggegooid omdat ze veilig in het digitale archief staan. Dat levert een mooi extra voordeel op in besparing in archiefruimte’, sluit Logchies af.
