De Jiffy Group is een internationale groep van bedrijven gespecialiseerd in de ontwikkeling, productie en verkoop van substraten en systemen voor plantvermeerdering. De substraten (potgronden), Jiffy-7 tabletten, Preforma plantpluggen en de Jiffy-Potten zijn bekende producten uit het uitgebreide assortiment geschikt voor de professionele tuinbouwsector. Sinds kort worden vijftienduizend inkomende facturen verwerkt in MS Dynamics AX.
Rick Veltman, manager Financials Shared Service Center Jiffy Group: ‘De locaties van Jiffy zijn wereldwijd verspreid. Wij willen daarom de autorisatie voor de goedkeuring van de inkomende facturen vastleggen. Daardoor hebben wij zekerheid dat de juiste persoon, de juiste facturen accordeert. In eerste instantie gaan wij dit vastleggen voor de locaties van dit Shared Service Center en daarna voor alle locaties wereldwijd.”
Per jaar verwerkt Jiffy ongeveer vijftienduizend inkomende facturen in MS Dynamics AX. Deze facturen worden in het Shared Service Center in Nederland verwerkt voor onder andere Nederland, Zweden en Frankrijk. Het project heeft in eerste instantie betrekking op acht ‘clients'(administraties) in AX. Na afloop van de pilot in Nederland zal het project wereldwijd uitgerold worden naar alle locaties.
‘De uitwisseling van de inkoopfacturen gaat nu nog per post of via vrachtwagens die op en neer rijden tussen de locaties. De facturen zijn daardoor lang onderweg en raken helaas ook weleens zoek. Doordat we met deze oplossing de facturen op locatie kunnen scannen, ondervangen we deze problemen. Daarnaast staan op onze facturen vaak transportkosten. De software van ISProjects herkent deze en boekt de additionele kosten direct in AX. Daardoor kunnen deze facturen automatisch gematcht worden met de inkooporders’, gaat Veltman verder.
‘Het is belangrijk dat de factuurverwerkingsleverancier ervaring heeft met het erp-systeem. ISProjects heeft een groot aantal AX-klanten en daardoor de door ons gewenste ervaring met de integratie. Dit was één van de redenen van onze keuze voor deze oplossing voor digitale factuurverwerking in MS Dynamics AX. Daarnaast is de herkenningssoftware die ISProjects biedt zeer flexibel. De tekst wordt herkend op zowel leveranciersgegevens als inkoopordernummer en bijvoorbeeld transportkosten. Dit maakte voor ons de keuze voor ISProjects helder. Momenteel wordt het project opgestart en ik vertel graag een andere keer meer over onze ervaring in de praktijk’, sluit Veltman af.
