PARIJS – "Aan het mislukken van een IT-project liggen zelden technologische, soms economische en altijd politieke redenen ten grondslag. Het draait allemaal om macht. Een succesvolle projectmanager is iemand die zich in die machtsstrijd staande weet te houden. Een aantal elementaire lessen, die al in de vijftiende eeuw door Machiavelli zijn beschreven, kan hem daarbij helpen", aldus Paul Strassmann op de Internationale Project Leadership Conference die vorige week door ABT Corporation in Parijs werd georganiseerd.
Strassmann is cio bij Xerox geweest en IT-directeur bij het Amerikaanse ministerie van Defensie. Hij beweert IT-projecten te hebben geleid met een gezamenlijke waarde van meer dan twintig miljard dollar. De kennis en ervaring die hij heeft opgedaan, maakt hij nu als adviseur te gelde. In Parijs gaf Strassmann een aantal voorbeelden van machtsspelletjes, die voor zijn toehoorders, voornamelijk door de wol geverfde projectmanagers, zeer herkenbaar waren. Projectmanagement is de voortzetting van de organisatiepolitiek met andere middelen, zo parafraseerde Strassmann de Duitse militaire strateeg Von Clausewitz.
Geen compromissen
"Op het moment dat er partijen in een organisatie gaan tornen aan doelstellingen, strategieën en commitments ten aanzien van een IT-project, is het duidelijk dat er een politiek machtsspel in gang wordt gezet. Wil je als projectmanager je werk succesvol afronden, dan moet je op die terreinen nooit compromissen sluiten, want je project gaat dan ten onder", aldus Strassmann die in zijn loopbaan heel wat subtiele en sluwe uitingen van politiek machtsspel heeft meegemaakt.
Om zeep helpen
"Het kan voorkomen dat gebruikers op het gemoed van een projectmanager gaan werken en op die manier wijzigingen in het project proberen te bewerkstelligen. Die wijzigingen hebben weliswaar geen direct effect op de te behalen resultaten, maar wel invloed op het tijdschema en het budget. Ga daar nooit op in. Het kan een manier zijn om een project om zeep te helpen. Laat veranderingsvoorstellen altijd via de formele kanalen lopen", aldus Strassmann die er anderzijds ook op wijst dat de totale desinteresse van gebruikerszijde een uiting van een machtsspel kan betekenen. Een dergelijke houding is desastreus, vooral als het gaat om fixed-price contracten voor grote en langdurige projecten.
De roep om consultants en auditors kan eveneens een indicatie zijn dat er onderhuids iets speelt. Volgens Strassmann komt de roep van partijen die het project om zeep willen helpen of het ten eigen voordele willen wijzigen. "Bovendien ben je als projectmanager al snel meer tijd kwijt met consultants en auditors dan met je eigenlijke werk. Accepteer dergelijke mensen alleen binnen een project, als ze bij hele specifieke taken kunnen helpen."
Vastleggen
Het is bijzonder onverstandig om een project te willen leiden waarvan bij voorbaat vaststaat dat de doelstelling niet gehaald kan worden. Strassmann noemde als voorbeeld een computerleverancier die een informatiesysteem wilde bouwen om de bedrijfskosten omlaag te brengen. De directie was zich er niet van bewust dat de financiële organisatie niet klopte en zag de noodzaak niet in om een reorganisatie uit te voeren. "Wil je als projectmanager in zo’n situatie toch succesvol opereren dan zul je het ontwerpen van de werkstromen nadrukkelijk in de projectspecificaties moeten opnemen", meent Strassmann, die er ook voor waarschuwt geen projecten te gaan leiden waarin verantwoordelijkheden voor kritische onderdelen van het project ergens anders zijn gelegd. De kans dat fouten die mogelijk elders worden gemaakt, op het bord van de verkeerde projectmanager terechtkomen, is levensgroot aanwezig. Als het echt niet anders kan, dan zullen verantwoordelijkheden, doelstellingen en taken van de managers goed moeten worden vastgelegd."
Noodlot
"Cassandra was een Griekse waarzegster, die het volgens overlevering altijd bij het rechte eind had. Haar noodlot was dat niemand haar ooit geloofde. Deze vloek van Cassandra rust ook op projectmanagers, wanneer ze niet alle risico’s die een project met zich meebrengt, in hun begroting meenemen. Anders zullen ze steeds slecht nieuws moeten brengen, dat de leiding niet wil accepteren", aldus Strassmann die met een schuin oog kijkt naar de ‘jaar-2000’-projecten die wereldwijd zijn gestart of binnenkort beginnen en waarmee 350 tot 500 miljard dollar is gemoeid. Een geluk bij een ongeluk is, dat bij deze projecten de strijdbijl begraven moet worden. Wanneer ze mislukken, dan functioneren tal van organisaties domweg niet meer. CZ
