Geen modewoord in de IT-wereld doet het zo goed als cost of ownership van PC-netwerken. Onderzoeksbureaus overstromen de markt met nieuw cijfermateriaal. Met de komst van de netwerkcomputer en de Net PC lijkt dat alleen maar erger te worden.
Om een keus tussen die twee nieuwe platforms te ontlopen komen geluiden op om desnoods ‘gemengde’ omgevingen te bouwen. NC’s, Net PC’s en PC’s door elkaar heen, elke afdeling zijn eigen type werkstation.Directeur Guus Budel van Syntegra wijst op het grote gevaar dat zo’n heterogene omgeving in zich draagt: dat de kosten toch weer de pan uit rijzen.
Veranderingen in de IT gaan snel. Dat geldt eveneens voor de verhouding tussen prijs en prestatie. Voor steeds minder geld wordt meer en meer rekenkracht verkregen. Dat was ook wel nodig om te voldoen aan de eisen van de groeiende informatiesystemen en niet in het minst om de standaard kantoorautomatiseringspakketten (KA) naar tevredenheid te kunnen draaien. Het is veelal de vraag in welk soort platformen geïnvesteerd dient te worden en op welk moment. Of met andere woorden: op welke producent dient te worden gegokt. De introductie van de netwerkcomputer (NC) en de Net PC maakt die keuze niet eenvoudiger.
Met het goedkoper, maar tevens – mede als gevolg van de implementatie van PC’s – complexer worden van infrastructuren, zijn de kosten steeds meer verschoven naar het beheer en de ondersteuning ervan. Die kosten zijn lastiger te overzien. Onderzoekers wijzen er op dat vooral de verborgen kosten veel hoger zijn dan de direct aanwijsbare kosten. Knap overigens dat zij die verborgen kosten wel hebben gevonden en IT-managers en hun adviseurs kennelijk niet.
PC krijgt schuld
De komst van de PC heeft daarvan ‘de schuld’ gekregen. Volgens de onderzoekers leverden die te veel vrijheden op gebruikersniveau. Dat werd verder ongewenst gestimuleerd door ‘afdelings-servers’ en laaggeprijsde standaardpakketten met veel te veel mogelijkheden. En voor de zoveelste keer in de historie heeft de centraal coördinerende (van oorsprong faciliterende) eenheid het verloren van het gevoel voor autonomie van de – in automatiseringstermen – gebruiker.
Infrastructuren begonnen onder de druk van autonome organisatiebelangen te verzuilen. Operationele behoeften liepen en lopen daar dwars door heen, terwijl vaak alleen op het laagste technologische niveau standaardisatie plaatsvond. Een infrastructuur met centrale gegevensverwerking, afdelingsservers, een variatie aan terminals, en in uitrusting verschillende PC’s was geboren. Een berekening van de kosten van beheer en ondersteuning is aardig, maar kan niet meer zijn dan de onderbouwing van wat moet veranderen.
De introductie van nieuwe hulpmiddelen, zoals de NC, wordt gebruikt om de discussie verder inhoud te geven, maar is slechts relevant indien deze wordt geplaatst in een begrijpelijk perspectief. Helaas bieden belanghebbende producenten en onderzoekers daar tot nu toe een weinig bruikbare bijdrage aan.
Uitgangspunten bij het kiezen
Goed beschouwd dient een IT-manager keuzen te maken en zich voor te bereiden op een IT-infrastructuur die alle gewenste toepassingen en functionaliteiten voor nu en in de naaste toekomst ondersteunt tegen de laagst mogelijke kosten en de hoogst mogelijke betrouwbaarheid (inclusief beveiliging). Infrastructuur en functionaliteiten zijn weergegeven in figuur 1.
Hier kan geen verhandeling worden gegeven over inhoudelijke keuzen, wel over de daarbij te hanteren uitgangspunten. Het belangrijkste uitgangspunt is dat een homogene infrastructuur nog steeds de mogelijkheden biedt om de kosten voor beheer en ondersteuning zo laag mogelijk te houden. Aanbieders van ‘facilities-contracten’ zullen dat snel beamen. Hoe meer soorten platformen, hoe hoger de kosten.
Dit is overigens geen impliciet pleidooi voor een louter centraal geleide IT-organisatie, maar meer een suggestie om ten behoeve van gewenste functionaliteiten het aantal platformen tot een minimum te beperken. Dat kan heel goed in een gedeconcentreerde of gedecentraliseerde organisatie. Voorts vormen openheid en schaalbaarheid uitgangspunten. Nagenoeg alle producenten doen steeds meer geslaagde pogingen om hun producten aan deze eisen te laten voldoen. Dat geschiedt weliswaar vanuit het belang van de producent om naast andere producenten te kunnen opereren binnen organisaties. De vraag is nu net of dat vanuit kostenoogpunt wel zo handig is; de voordelen zijn evident.
Referentiemodel
In de verzuilde praktijk wordt veelal onderscheid gemaakt tussen een infrastructuur die enerzijds de standaard intern gerichte kantoorautomatiseringspakketten ondersteunt en anderzijds extern gerichte procesinformatiesystemen (processystemen) faciliteert. Dat onderscheid is nogal gestimuleerd door de technologie.
Traditionele besturingsprogrammatuur bood te weinig betaalbare voorzieningen om kantoorautomatiseringsprogrammatuur te ondersteunen. Omgekeerd bood de eerste besturingsprogrammatuur ter ondersteuning van die functies te weinig zekerheden voor ondersteuning van de primaire processystemen. Systemen voor personele, financiële, logistieke (erp) en documentaire informatievoorziening (dis) werden afhankelijk van de omstandigheden verspreid over beide soorten van infrastructuur.
De opkomst van Windows NT (server) is in dit perspectief eenvoudig te verklaren. Met name voor middelgrote ondernemingen is dit het enige platform dat alle functies integraal tegen de laagste kosten kan ondersteunen. Met het toenemen van de schaalbaarheid en de robuustheid in de komende jaren zal het de traditionele besturingsprogrammatuur verder verdringen, tenzij toepassing van aan ‘Internet’ geassocieerde technologie dit zal verhinderen.
Hier wordt overigens geen oordeel geveld over de kwaliteit van verschillende besturingsprogrammatuur. Er wordt slechts benadrukt, dat die hulpmiddelen, die het mogelijk maken om op zo hoog mogelijk technologisch niveau te kunnen standaardiseren, de kosten van beheer en ondersteuning gunstig kunnen beïnvloeden.
Om dat verder te verduidelijken heeft Syntegra aan een referentiemodel gewerkt waarin de kosten voor eenduidige infrastructuren ter ondersteuning van alle ondersteunende functies per medewerker per maand zijn uitgedrukt. Tot die categorie behoren tevens de erp-systemen. De kosten van aanschaf en implementatie daarvan zijn echter zo verschillend en onvoorspelbaar, dat deze buiten het model zijn gelaten. Dat neemt niet weg, dat de infrastructuurvoorzieningen die ervoor nodig zijn uit het model kunnen worden gehaald.
Rekenvoorbeeld
De voorzieningen voor kantoorautomatisering- en dis-systemen blijken nauwelijks te worden beïnvloed door de te maken keuzen. Natuurlijk treedt enige variatie op bij verschillende merken, maar in geval van organisaties met meer dan honderd werkplekken blijken kosten voor gebruik (hardware, software en netwerkproducten), beheer en ondersteuning steeds weer uit te komen tussen de 280 gulden en 300 gulden per maand per werkplek.
Echte afwijkingen treden op in geval van: 24-uurs ondersteuning, extreem hoge eisen aan beschikbaarheid, en heterogene infrastructuur.
De eerste twee punten komen relatief weinig voor en kunnen niet of nauwelijks door keuzen worden beïnvloed. Heterogeniteit daarentegen komt veelvuldig voor en is wel degelijk uit te sluiten. Er dient gewoonweg een moment te worden gekozen waarin infrastructuur radicaal wordt gestandaardiseerd op het gewenste niveau. Geleidelijke migratietrajecten lijken slechts tot spreiding van investeringen te leiden, maar blijken in de praktijk oneigenlijk duur te zijn als gevolg van extra beheer- en ondersteuningskosten, en omdat ze dure middleware- of connectivity-oplossingen vereisen. Spreiding van kosten kan worden bereikt door leasing, zoals bijvoorbeeld bij bedrijfsauto’s al sinds lange tijd wordt toegepast. Ook hier geldt dat er niet geleidelijk aan een eenduidig en adequaat wagenpark kan worden gewerkt.
Specifieke eisen
Hoe meer de standaard infrastructuur kan worden benut voor erp- en proces-systemen, des te lager zullen de exploitatiekosten hiervan zijn. Specifieke voorzieningen behoeven immers slechts te worden ‘ingeklikt’ en de kosten ervan te worden doorberekend aan de betreffende ‘proceseigenaar’. Slechts als specifieke eisen ‘afwijkende’ voorzieningen vereisen, worden die aangebracht. Specifieke eisen zijn dus niet toevallige of op historie gebaseerde voorkeuren. Hoe beter de IT-manager de standaard voorzieningen implementeert en onderhoudt, des te groter is de kans dat oneigenlijke voorkeuren worden gepropageerd. Dat betekent dus dat deze hulpmiddelen de productiviteit van een medewerker met minimaal dit bedrag (of gerelateerd in een percentage aan de arbeidskosten) moet verhogen.
PC, NC of Net PC
In bovenstaand perspectief krijgt de discussie PC, NC of Net PC een aardige dimensie. De meeste organisaties zullen dus een integrale keuze moeten maken. Die stelling is thans nog eenvoudig te onderbouwen. Er bestaan nog geen oplossingen (KA, dis, erp en hulpmiddelen voor processystemen) voor gebruik op alle platformen. Dat betekent dus dat indien wordt gedifferentieerd op de werkplek, ook differentiatie van gemeenschappelijke voorzieningen moet plaatsvinden. Dat maakt exploitatie nu juist duur. Slechts als alle voorzieningen voldoende hebben aan implementatie van een NC, dan zijn besparingen ten opzichte van een PC of Net PC mogelijk. De eerder genoemde verborgen kosten worden buiten beschouwing gelaten omdat die verborgen zijn en blijven.
Lease-auto en mobiele telefoon
Het is voor een organisatie ongewenst als een medewerker oneigenlijk veel tijd besteedt aan de PC. Anderzijds is het de vraag wat hij gaat doen als dat onmogelijk wordt gemaakt door hem minder functionaliteiten dan wel faciliteiten aan te bieden.
Dit is nu juist de belangrijkste reden voor de opkomst van de PC en de afdelingsservers geweest. Daar liggen bovendien gevoelens aan ten grondslag van autonomie en onafhankelijkheid, of het gewoon ‘willen hebben’.
Hier gaat de vergelijking met de lease-auto en de mobiele telefoon op. De kleinste en veiligste auto is voor iedereen voldoende om naar werk en klant te reizen. Toch rijden er betrekkelijk weinig van dit soort auto’s rond. De gemiddelde ‘uithuizige’ medewerker heeft voldoende aan eenvoudige voorzieningen voor bereikbaarheid tegen lage kosten. Toch is dure mobiele telefonie geweldig in opkomst. De meest uiteenlopende argumenten spelen daarbij een rol.
Eenvoudiger hulpmiddelen geven dus wellicht garantie voor minder kosten voor beheer en ondersteuning, maar geen enkele voor verhoging van de productiviteit. Sterker nog, het verleden heeft bewezen dat vervolgens veel tijd wordt besteed aan het vinden van argumenten om toch over uitgebreidere mogelijkheden te beschikken. Een herhaling van de discussie die ongeveer in 1985 op gang kwam toen de PC zijn intrede deed. Uitzonderingen worden gemaakt onder druk van belangrijke proceseigenaren, en de diversiteit (verzuiling) in de infrastructuur is opnieuw een feit of blijft gehandhaafd.
Zoeken naar verborgen kosten
Het zoeken naar verborgen kosten is vergelijkbaar met het zoeken naar een voorwerp onder een enkele lantaarn in een zeer lange donkere straat. Medewerkers motiveren om optimaal bij te dragen aan bedrijfsprocessen is meer een teken van goed management dan proberen te voorkomen dat zij ‘verkeerde’ dingen doen met te ruim bemeten hulpmiddelen.
Het advies is dus om standaard voorzieningen voor een periode van drie jaar met de huidige werkende hulpmiddelen te implementeren. Als na die tijd ‘het werkstation’ en alle gewenste functionaliteiten op een goedkopere wijze integraal zijn in te voeren, is dat het geschikte moment. Nu differentiëren in de infrastructuur zal de kosten van beheer en ondersteuning alleen verder opjagen, de uitwisselbaarheid van gegevens bemoeilijken en vele medewerkers stimuleren te bewijzen dat maximaal beschikbare hulpmiddelen ‘absoluut’ nodig zijn.
Guus Budel is algemeen directeur Syntegra
