De aan- en verkooporganisatie voor de land en tuinbouw, Cebeco heeft een intranet in gebruik genomen. Dit Cebeco-Net dient als opstap voor een kennismanagementsysteem dat een einde moet maken aan de communicatieproblemen waar de organisatie, bekend van onder meer Aviko en Friki, mee kampt sinds de enorme groei die het heeft doorgemaakt.
Vroeger zaten alle werkmaatschappijen in één groot pand. Na de expansie wisten niet alle werkmaatschappijen dat ze in dezelfde holding thuishoorden", typeert stafmedewerker Ton Cartel de kink in de communicatiekabel. De holding is door acquisities en internationalisatie uitgegroeid tot een organisatie met zesduizend medewerkers en een jaaromzet van bijna zes miljoen gulden. Samen met de Rotterdamse systeemintegrator Orion Telematica bouwde Cebeco op basis van de objectgeoriënteerde database Object Store van Object Design een intranettoepassing. Cebeco-Net vormt het fundament voor het kennismanagementsysteem dat zich de komende jaren moet ontwikkelen. "Het belangrijkste is dat medewerkers nu toegang hebben tot informatie waar ze voorheen niet bij konden en dat ze de plaats van hun werkmaatschappij in het geheel kunnen plaatsen."
Basisvoorziening
Cebeco-Net biedt basisvoorzieningen die door de werkmaatschappijen kunnen worden uitgebreid of aangevuld. Momenteel verspreidt het intranet nieuws, dient het als archief (het collectief geheugen) en bevat het een zogenoemd ‘smoelenboek’, waarin alle medewerkers zijn opgenomen en hun expertisegebieden beschreven staan (bijvoorbeeld het antwoord op de vraag: ‘wat doet een medewerker en welke ervaring heeft hij?’). Het geheel vormt volgens Cebeco de basis voor kennismanagement.
Medewerkers kunnen in het systeem zoeken naar kennis. Het resultaat van een zoekopdracht kan bestaan uit personen, discussiegroepen en artikelen. "Doel van het systeem is het vastleggen, of het niet verloren laten gaan, van kennis. Kennis moet voorhanden zijn onafhankelijk van de aanwezigheid van personen", meent Cartel. In de praktijk kan iemand die in Polen een distributienet wil gaan opzetten, opzoeken wie daar binnen de organisatie ervaring mee heeft.
Kantoorbenodigdheden
De holding-organisatie biedt via Cebeco-Net een aantal diensten aan de gehele organisatie. Zo bevat het systeem een aantal standaardcontracten. Ook kunnen kantoorbenodigdheden besteld worden. Tot slot is er een faciliteit voor de interne arbeidsmarkt. "We proberen intern de vraag en aanbod van personeel op elkaar af te stemmen. Cebeco heeft 750 vacatures per jaar, verspreid over bijna vierhonderd vestigingen. Als een werktuigbouwkundige een bepaalde werkmaatschappij verlaat, zou die in plaats van de organisatie te verlaten wellicht bij een andere werkmaatschappij aan de bak kunnen. Medewerkers kunnen sollicitatieformulieren invullen op Cebeco-Net", verduidelijkt Cartel.
De mate van succes van Cebeco-Net staat of valt volgens de stafmedewerker met het gebruik ervan. "Als het systeem niet gebruikt wordt, is er geen sprake van kennis, maar blijft het informatie." Cebeco heeft dan ook veel energie gestoken in de introductie van het intranet. Via posters en nieuwsbrieven zijn gebruikers op de hoogte gehouden van de komst en de ontwikkelingen rond het systeem. "Betrokkenheid en gebruik stimuleren elkaar. Als het niet meer is dan een elektronisch prikbord, is het snel afgelopen", aldus Cartel. Cebeco heeft op centraal niveau het systeem gevuld om het toegankelijk te maken. Door gebruik en toevoeging van informatie en aanleunende systemen, moet het intranet zich ontwikkelen tot een volwaardig kennismanagementsysteem.
Makkelijk toevoegen
Bij de implementatie van Cebeco-Net nam de organisatie als uitgangspunt dat functionaliteit makkelijk moest zijn toe te voegen. "Als een werkmaatschappij als Aviko bijvoorbeeld een eigen intranet ontwikkelt, maakt deze in onze visie gebruik van de centrale infrastructuur en basiscomponenten en is op die manier eenvoudig te integreren met het intranet op holding-niveau."
Naast flexibiliteit stelden Cebeco en systeemintegrator Orion ook hoge eisen aan het prestatieniveau en de beveiliging. Daarom besloten ze naar eigen zeggen om objectgeoriënteerde technieken toe te passen. Orion had al projecten met Object Design achter de rug en was daar zelf positief over. "Bovendien is Object Store een pure objectgeoriënteerde database en Object Design heeft veel referenties voor dit type applicaties", verduidelijken Bas de Graaf en Arjen Michels van Orion. In het ontwikkelproject heeft Orion een database ingericht en een softwarelaag gebouwd die de toegang en autorisatie van gebruikers afhandelt. "De applicatiesoftware draait op de server en genereert Html-pagina’s voor de clients. De informatie die in een pagina staat is afhankelijk van het autorisatieniveau van de gebruiker."
‘Kennis kun je niet beheren’
David Weinberger, doctor in de filosofie en mede-oprichter van Open Text, stelt dat het beheren van kennis onzin is. Hoewel Open Text met het product LiveLink een kennismanagementsysteem zegt te leveren, meent Weinberger, die één van de mede-oprichters van het bedrijf is, dat het beheren van kennis niet nuttig is, en dat het zelfs niet bestaat. Hij voert daar twee redenen voor op.
Enerzijds geloven marktanalisten als Gartner dat je de impliciete kennis van de werknemer moet trachten te ‘bevriezen’ en die vervolgens expliciet moet maken. "Kan niet", zegt Weinberger. "Als je daar al in zou slagen, heb je geen kennisbeheer maar een expert systeem, dat per definitie veel te strak is om bedrijfsprocessen te kunnen optimaliseren."
Anderzijds kun je kennis ook niet beheren in de zin van er controle op uit te oefenen. "Je kunt dat wel doen, maar dan gaat de creativiteit verloren. Creativiteit – wat leidt tot nieuwe ideeën – behoeft losse structuren en communicatie. Als je creativiteit toelaat, verlies je de controle."
Toch zal je Weinberger niet horen zeggen dat systemen als LiveLink – en steeds meer ook Lotus Notes – nutteloze toepassingen zijn. "Het zijn systemen die meer kennis mogelijk maken. Ze maken daarmee ook betere ideeën en betere oplossingen mogelijk, kortom wat we in vakjargon ‘best practices’ noemen."
Livelink voldoet aan de voorwaarden die Weinberger meent te moeten stellen aan een systeem dat creativiteit toelaat en daarmee een vergroting van de kennis. "Het is gebaseerd op web-technologie, het ondersteunt ‘broadcasting’ van ideeën door een soort news-server, het laat toe om samen te werken op het niveau van de projectgroep. Daarmee is het vandaag het beste wat de markt op dit vlak kan bieden."
